71 % der Kitas stellen inzwischen Unterqualifizierte ein - so gelingt Einarbeitung trotzdem

Stell dir vor: Du sitzt montags um 7:30 Uhr im Büro, die Gruppe ist unterbesetzt, und in einer Stunde kommt deine neue Mitarbeiterin - Quereinsteigerin, motiviert, aber ohne pädagogische Ausbildung. Was jetzt passiert, entscheidet darüber, ob sie in drei Monaten eine echte Stütze für dein Team ist oder frustriert wieder geht.

Die Realität in deutschen Kitas hat sich grundlegend verändert. Was vor wenigen Jahren undenkbar war, ist heute Alltag: Einrichtungen stellen Personal ein, das die klassischen Qualifikationsanforderungen nicht erfüllt - weil sie schlicht keine andere Wahl haben.

Die Zahlen sind eindeutig: Der Fachkräftemangel zwingt zum Umdenken

Die DKLK-Studie 2024 (Deutscher Kitaleitungskongress) zeichnet ein klares Bild der aktuellen Lage. An der Umfrage haben 3.055 Kitaleitungen aus ganz Deutschland teilgenommen - die Ergebnisse sollten jede Leitung aufhorchen lassen:

• 71 % der Kitas stellen mittlerweile Personal ein, das vor wenigen Jahren mangels Qualifikation nicht eingestellt worden wäre.
• Über 84 % berichten, dass sich der Personalmangel in den letzten zwölf Monaten weiter verschärft hat.
• Laut DKLK-Studie 2023 haben 94 % der Kitaleitungen zeitweise mit Personalunterdeckung gearbeitet - also mit weniger Personal als gesetzlich vorgeschrieben.

Die Bertelsmann Stiftung beziffert die Fachkräftelücke bundesweit auf rund 98.600 fehlende Erzieher:innen (Fachkräfte-Radar 2023) - Tendenz steigend. Die AG Frühe Bildung beim Bundesfamilienministerium empfiehlt langfristig eine Fachkraftquote von 85 % pro Kita-Team. In der Realität erreicht diesen Wert nur noch rund jedes dritte Team.

Was bedeutet das konkret? Es bedeutet, dass in deiner Kita heute Menschen arbeiten - oder bald arbeiten werden -, die keine klassische Erzieher:innen-Ausbildung mitbringen. Quereinsteiger:innen, Ergänzungskräfte, Personen in praxisintegrierter Ausbildung (PiA), Sozialassistent:innen, Kinderpfleger:innen oder fachfremde Kräfte mit Nachqualifizierung.

Und das ist kein Makel. Es ist eine Chance - wenn du die Einarbeitung richtig angehst.

Fachkraft, Ergänzungskraft, Quereinsteiger:in - wer darf eigentlich was?

Bevor wir über Einarbeitung sprechen, musst du die rechtlichen Grundlagen kennen. Denn je nach Qualifikation deiner neuen Mitarbeiter:in gelten unterschiedliche Regeln - und die variieren von Bundesland zu Bundesland.

Das Fachkräftegebot nach § 72 SGB VIII

Das Sozialgesetzbuch VIII legt in § 72 fest, dass in der Kinder- und Jugendhilfe grundsätzlich Fachkräfte beschäftigt werden sollen - also Personen, die sich „für die jeweilige Aufgabe nach ihrer Persönlichkeit eignen und eine dieser Aufgabe entsprechende Ausbildung erhalten haben” oder „aufgrund besonderer Erfahrungen in der sozialen Arbeit in der Lage sind, die Aufgabe zu erfüllen.”

Das Gesetz lässt also durchaus Spielraum: Es geht nicht nur um Abschlüsse, sondern auch um persönliche Eignung und besondere Erfahrungen. Genau diesen Spielraum nutzen die Landesgesetzgeber inzwischen verstärkt.

Landesrechtliche Regelungen: Ein Flickenteppich

Die konkrete Umsetzung regelt jedes Bundesland selbst. Die wichtigsten Unterscheidungen:

• Fachkräfte (z. B. staatlich anerkannte Erzieher:innen, Sozialpädagog:innen, Kindheitspädagog:innen): Dürfen eigenverantwortlich Gruppen leiten und pädagogische Verantwortung tragen.
• Ergänzungskräfte (z. B. Kinderpfleger:innen, Sozialassistent:innen): Arbeiten unterstützend, dürfen in den meisten Bundesländern keine Gruppe allein führen und keine Leitungsfunktion übernehmen.
• Quereinsteiger:innen (z. B. fachfremde Personen mit oder ohne Nachqualifizierung): Je nach Bundesland unter bestimmten Auflagen einsetzbar, oft mit verpflichtender begleitender Qualifizierung - zum Beispiel 160 Stunden in NRW gemäß KiBiz-Personalverordnung.

Wichtig: Informiere dich bei deinem Landesjugendamt oder Träger, welche Qualifikationen in deinem Bundesland anerkannt werden und welche Auflagen (z. B. Nachqualifizierung, Anleitung durch eine Fachkraft) damit verbunden sind. Fehler bei der Fachkraftquote können im schlimmsten Fall die Betriebserlaubnis gefährden.

Praxisanleitung: Pflicht, nicht Kür

Wenn du Auszubildende, PiA-Kräfte oder Quereinsteiger:innen in Nachqualifizierung beschäftigst, bist du in den meisten Bundesländern verpflichtet, eine qualifizierte Praxisanleitung sicherzustellen. Die Anforderungen:

• Die anleitende Fachkraft benötigt in der Regel mindestens zwei Jahre Berufserfahrung (in Bremen drei Jahre).
• Der zeitliche Umfang liegt in den meisten Ländern bei mindestens zwei Wochenstunden pro auszubildender Person.
• Fünf Bundesländer machen hierzu keine konkreten zeitlichen Vorgaben - das heißt aber nicht, dass du es vernachlässigen kannst.

Warum strukturierte Einarbeitung heute wichtiger ist als je zuvor

Früher konntest du davon ausgehen, dass neue Mitarbeiter:innen mit einer abgeschlossenen Erzieher:innen-Ausbildung und einigen Jahren Berufserfahrung in dein Team kamen. Die Einarbeitung beschränkte sich oft auf: „Das ist die Gruppe, das sind die Kinder, der Tagesablauf hängt am Schwarzen Brett. Frag einfach, wenn du was brauchst.”

Diese Zeiten sind vorbei.

Wenn du heute Quereinsteiger:innen, Ergänzungskräfte oder Berufsanfänger:innen einarbeitest, musst du Grundlagen vermitteln, die früher vorausgesetzt werden konnten:

• Pädagogisches Grundverständnis (Bild vom Kind, Partizipation, Bildungsverständnis)
• Aufsichtspflicht und Sicherheitsrelevantes (Abholberechtigung, Allergien, Notfallpläne)
• Elternkommunikation und professionelle Gesprächsführung
• Dokumentation (Beobachtung, Portfolio, Entwicklungsberichte)
• Kinderschutz und Nähe-Distanz-Regelungen
• Teamdynamik und die ungeschriebenen Regeln deiner Einrichtung

Die Kosten schlechter Einarbeitung

Schlechte oder fehlende Einarbeitung kostet dich mehr, als du denkst:

• Fluktuation: Neue Mitarbeiter:innen, die sich alleingelassen fühlen, kündigen in den ersten sechs Monaten. In Zeiten des Fachkräftemangels kannst du dir das nicht leisten.
• Qualitätsverlust: Wer nicht weiß, wie es laufen soll, improvisiert - und Improvisation in der pädagogischen Arbeit mit Kindern kann problematisch werden.
• Teambelastung: Wenn die Einarbeitung „nebenbei” vom ganzen Team getragen wird, fühlt sich am Ende niemand verantwortlich - und alle sind genervt.
• Rechtliche Risiken: Unzureichend eingearbeitetes Personal, das die Aufsichtspflicht oder Kinderschutzregelungen nicht kennt, ist ein Haftungsrisiko.

Die 5 Prinzipien gelungener Einarbeitung in der Kita

Gute Einarbeitung ist kein Zufall und kein Bauchgefühl. Sie folgt klaren Prinzipien - egal ob deine neue Kollegin Quereinsteigerin ist oder frisch von der Fachschule kommt.

1. Das Mentor:innen-System: Eine feste Ansprechperson

Das wichtigste Prinzip zuerst: Jede neue Mitarbeiter:in braucht eine feste Ansprechperson - nicht das ganze Team, nicht „frag einfach irgendwen”, sondern eine konkrete Mentorin oder einen konkreten Mentor.

Warum? Weil neue Mitarbeiter:innen - besonders Quereinsteiger:innen - oft nicht wissen, was sie nicht wissen. Sie trauen sich nicht zu fragen, weil sie nicht als inkompetent gelten wollen. Eine feste Bezugsperson senkt diese Hemmschwelle enorm.

Die Mentorin oder der Mentor sollte:

• Fachlich kompetent und im Kita-Alltag erfahren sein
• Geduld und Freude am Anleiten mitbringen
• Feste Zeitfenster für Reflexionsgespräche haben (nicht nur zwischen Tür und Angel)
• Klares Feedback geben können - wertschätzend, aber ehrlich

2. Klare Erwartungen von Tag eins

„Du wirst schon reinwachsen” ist keine Einarbeitung. Neue Mitarbeiter:innen müssen von Anfang an wissen:

• Was wird in den ersten Tagen von ihnen erwartet? (Beobachten, kennenlernen, Abläufe verstehen)
• Was sollen sie nach vier Wochen eigenständig können? (Z. B. Tagesablauf begleiten, Angebote vorbereiten)
• Was ist das Ziel nach drei Monaten? (Z. B. eigenständige Kleingruppenarbeit, Elterngespräche mit Unterstützung)

Diese Transparenz gibt Sicherheit. Und Sicherheit ist die Basis dafür, dass neue Mitarbeiter:innen sich trauen, Fragen zu stellen, Fehler zuzugeben und sich weiterzuentwickeln.

3. Schrittweise Verantwortungsübernahme

Wirf neue Mitarbeiter:innen nicht ins kalte Wasser. Ein häufiger Fehler: Die Neue wird am dritten Tag allein mit einer Kindergruppe gelassen, weil gerade jemand krank ist. Das ist verständlich angesichts der Personalknappheit - aber es ist Gift für eine nachhaltige Einarbeitung.

Stattdessen: Graduelle Steigerung der Verantwortung.

• Phase 1 (Ankommen): Beobachten, Abläufe kennenlernen, Beziehungen zu Kindern aufbauen. Immer im Tandem mit der Mentorin.
• Phase 2 (Mitmachen): Einzelne Aufgaben eigenständig übernehmen, aber mit Rückhalt. Erste eigene Angebote - mit vorheriger Absprache und anschließender Reflexion.
• Phase 3 (Eigenständigkeit): Zunehmend selbstständig arbeiten. Die Mentorin zieht sich schrittweise zurück, bleibt aber als Sparringspartnerin verfügbar.

4. Regelmäßige Reflexionsgespräche

Einarbeitung ist keine Einbahnstraße. Du brauchst feste Zeitpunkte für strukturiertes Feedback - und zwar in beide Richtungen.

• Wöchentlich in den ersten Wochen: Kurze Check-ins (15–20 Minuten). Was lief gut? Wo gibt es Unsicherheiten? Was braucht die neue Mitarbeiter:in?
• Monatlich im ersten Halbjahr: Ausführlichere Reflexionsgespräche. Abgleich mit den vereinbarten Zielen. Anpassung des Einarbeitungsplans, wenn nötig.
• Probezeitgespräch: Strukturierte Bewertung am Ende der Probezeit. Keine Überraschungen - weil vorher laufend kommuniziert wurde.

Wichtig: Frag nicht nur „Wie geht es dir?”, sondern sei konkret. „Wie sicher fühlst du dich bei der Beobachtungsdokumentation?” bringt mehr als allgemeines Befinden.

5. Integration ins Team aktiv gestalten

Neue Mitarbeiter:innen - vor allem Quereinsteiger:innen - spüren oft eine unsichtbare Hierarchie: Die „echten” Erzieher:innen auf der einen Seite, sie selbst auf der anderen. Wenn du dem nicht aktiv entgegenwirkst, entstehen Parallelwelten im Team.

Was du tun kannst:

• Die Stärken der neuen Mitarbeiter:in bewusst benennen und im Team sichtbar machen (z. B. handwerkliche Fähigkeiten, Sprachkenntnisse, Lebenserfahrung)
• Quereinsteiger:innen in Teamsitzungen aktiv einbinden - nicht nur zuhören lassen, sondern nach ihrer Perspektive fragen
• Gemeinsame informelle Momente ermöglichen (Teamfrühstück, gemeinsame Pause)
• Im Team offen über die veränderte Personalstruktur sprechen - nicht als Defizit, sondern als Realität, mit der ihr professionell umgeht

Die häufigsten Fehler bei der Einarbeitung in der Kita

Aus Gesprächen mit Kitaleitungen kennen wir die typischen Stolperfallen - vielleicht erkennst du die eine oder andere:

Fehler 1: „Learning by Doing” als Strategie

Ja, praktische Erfahrung ist wichtig. Aber „Mach einfach mal” ist keine Einarbeitung. Ohne Rahmen, ohne Anleitung, ohne Reflexion lernen neue Mitarbeiter:innen zwar - aber möglicherweise das Falsche.

Fehler 2: Zu viel auf einmal

In der ersten Woche: Hygieneplan, Schutzkonzept, Bildungsplan, Brandschutzordnung, QM-Handbuch, Tagesablauf, Namen aller 75 Kinder und ihrer Eltern. Niemand kann das alles gleichzeitig aufnehmen. Priorisiere: Was ist sicherheitsrelevant? Das kommt zuerst. Der Rest darf warten.

Fehler 3: Kein verschriftlichter Plan

Wenn die Einarbeitung nur in deinem Kopf existiert, ist sie abhängig von deiner Tagesform, deiner Verfügbarkeit und deinem Gedächtnis. Ein verschriftlichter Einarbeitungsplan - mit Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen - macht den Prozess nachvollziehbar, übertragbar und verbindlich.

Fehler 4: Feedback nur bei Problemen

Wenn du dich nur meldest, wenn etwas schiefläuft, lernt die neue Mitarbeiter:in vor allem eines: Angst vor Fehlern. Positives Feedback ist kein Luxus - es ist ein Steuerungsinstrument. Wer weiß, was gut lief, macht mehr davon.

Fehler 5: Die Probezeit „vergessen”

Sechs Monate Probezeit vergehen schnell. Wenn du erst in Woche 23 merkst, dass es grundlegende Probleme gibt, hast du keine Zeit mehr, gegenzusteuern. Regelmäßige Meilenstein-Gespräche sorgen dafür, dass du frühzeitig erkennst, ob die Zusammenarbeit funktioniert - und die neue Mitarbeiter:in auch.

Was das alles mit Struktur zu tun hat

Vielleicht denkst du jetzt: „Das klingt alles richtig, aber wann soll ich das neben dem ganzen Alltagswahnsinn auch noch machen?”

Berechtigte Frage. Und genau deshalb ist es so wichtig, dass du die Einarbeitung nicht jedes Mal neu erfinden musst. Du brauchst einen Prozess, der steht - eine Struktur, die du für jede neue Mitarbeiter:in anpassen, aber nicht komplett neu entwickeln musst.

Ein durchdachter Onboarding-Fahrplan mit klaren Meilensteinen für die ersten 30, 60 und 90 Tage nimmt dir die Denkarbeit ab und sorgt dafür, dass nichts Wichtiges untergeht. So wird Einarbeitung von einer zusätzlichen Belastung zu einem Prozess, der im Alltag mitläuft.

Genau solche Strukturhilfen findest du bei uns: Unsere Checklisten-Pakete auf Kita Zentrale enthalten unter anderem praxiserprobte Onboarding-Checklisten mit 30/60/90-Tage-Meilensteinen - fertig zum Anpassen an deine Einrichtung.

Fazit: Einarbeitung ist heute Chefsache

Der Fachkräftemangel wird nicht morgen verschwinden. Die Zusammensetzung von Kita-Teams wird vielfältiger - und das ist nicht nur ein Problem, sondern auch eine Bereicherung. Quereinsteiger:innen bringen Lebenserfahrung, neue Perspektiven und oft eine hohe Motivation mit.

Aber diese Motivation verpufft, wenn die Einarbeitung nicht stimmt. Als Kita-Leitung liegt es an dir, den Rahmen zu schaffen:

• Ein Mentor:innen-System, das neue Mitarbeiter:innen auffängt
• Klare Erwartungen, die Orientierung geben
• Schrittweise Verantwortung, die wachsen lässt, statt zu überfordern
• Regelmäßige Reflexion, die Entwicklung sichtbar macht
• Bewusste Teamintegration, die Zusammenhalt fördert

Die Frage ist nicht mehr, ob du Quereinsteiger:innen und Ergänzungskräfte einarbeitest. Die Frage ist, wie gut du es tust.

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Quellenangaben

1. DKLK-Studie 2024 - Deutscher Kitaleitungskongress / VBE Bundesverband, wissenschaftliche Leitung: Dr. Andy Schieler, Hochschule Koblenz. Befragung von 3.055 Kitaleitungen. vbe.de
2. DKLK-Studie 2023 - Deutscher Kitaleitungskongress / VBE Bundesverband. Befragung von 5.387 Kitaleitungen. dbb.de
3. Bertelsmann Stiftung (2023): Fachkräfte-Radar für KiTa und Grundschule - Ländermonitor Frühkindliche Bildungssysteme. bertelsmann-stiftung.de
4. Bertelsmann Stiftung (2024): Ländermonitor - Gute Kitas brauchen gut ausgebildetes Personal. bertelsmann-stiftung.de
5. § 72 SGB VIII - Mitarbeiter, Fortbildung. dejure.org
6. AG Frühe Bildung beim BMFSFJ: Kompendium für hohe Qualität in der frühen Bildung - Empfehlung zur Fachkraftquote. fruehe-chancen.de
7. Weiterbildungsinitiative Frühpädagogische Fachkräfte (WiFF): Praxisanleitung in Kindertageseinrichtungen - WiFF Arbeitspapier Nr. 12 (Dezember 2023). weiterbildungsinitiative.de
8. KiBiz-Personalverordnung NRW - 160-Stunden-Qualifizierung für Quereinsteiger:innen. erfor.de