ODF-Pflicht 2027: Was Kita-Leitungen jetzt wissen müssen

Vielleicht hast du es mitbekommen, vielleicht nicht: Im März 2026 hat der IT-Planungsrat einen Beschluss gefasst, der langfristig auch deinen Kita-Alltag verändern wird. Ab 2027 gilt das Open Document Format (ODF) als verbindlicher Standard für den Dokumentenaustausch in der gesamten deutschen Verwaltung - von der Bundesbehörde bis zum Jugendamt vor Ort.

Klingt technisch? Ist es auch. Aber die praktischen Auswirkungen sind simpel: Wenn dein Jugendamt dir künftig Formulare im ODF-Format schickt, musst du sie öffnen und bearbeiten können. Und wenn du Dokumente ans Amt sendest, wird ODF irgendwann das erwartete Format sein.

In diesem Artikel erfährst du, was hinter der ODF-Pflicht steckt, was sich für Kitas konkret ändert und was du jetzt schon tun kannst, um vorbereitet zu sein.

Was ist ODF - und was ist daran anders?

ODF steht für Open Document Format. Es ist ein offener, herstellerunabhängiger ISO-Standard (ISO/IEC 26300) für Textdokumente (.odt), Tabellen (.ods) und Präsentationen (.odp). “Offen” bedeutet: Jeder kann Software entwickeln, die ODF-Dateien liest und schreibt - ohne Lizenzgebühren an einen bestimmten Hersteller zu zahlen.

Das Gegenstück kennst du gut: OOXML - das Format hinter .docx, .xlsx und .pptx von Microsoft. Technisch funktionieren beide Formate ähnlich. Der entscheidende Unterschied ist politisch: ODF gehört niemandem. OOXML gehört faktisch Microsoft.

Und genau das ist der Punkt. Die Bundesregierung will die digitale Souveränität der Verwaltung stärken - also unabhängig werden von einzelnen Software-Herstellern. Deswegen hat der IT-Planungsrat im sogenannten “Deutschland-Stack” festgelegt: Nur ODF und PDF/UA sind als Dokumentenformate für den behördlichen Austausch zugelassen. OOXML (.docx) ist nicht aufgeführt.

Die Beschlusskette: Wie es dazu kam

Die ODF-Pflicht ist kein einzelner Beschluss, sondern das Ergebnis einer schrittweisen Entwicklung:

• Oktober 2024: Die Digitalministerkonferenz fordert ein einheitliches offenes Austauschformat bis 2027
• März 2025: Der IT-Planungsrat beschließt, dass ODF bis 2027 Standard werden soll (Beschluss 2025/06)
• November 2025: Länderverwaltungen sollen ab 1. Januar 2027 schrittweise ODF unterstützen (Beschluss B-2025/44-IT)
• März 2026: Der Deutschland-Stack wird verbindlich - ODF und PDF/UA sind die einzigen zugelassenen Dokumentenformate (Beschluss B-2026/03-IT)

Wichtig: Das ist bindend für Bund, Länder und Kommunen. Kein Pilotprojekt, keine Empfehlung.

Was bedeutet das für Kitas?

Kurze Antwort: Nicht sofort viel - aber mittelfristig einiges.

Die ODF-Pflicht betrifft zunächst den Dokumentenaustausch zwischen Behörden. Kitas sind keine Behörden, aber sie stehen in ständigem Austausch mit ihnen:

Jugendamt: Bedarfsmeldungen, Betreuungsverträge, Statistiken, Anträge auf Betriebserlaubnis - wenn dein Jugendamt auf ODF umstellt, werden eingehende Formulare und Vorlagen irgendwann im ODF-Format ankommen.

Träger: Kommunale Träger stellen als Teil der Verwaltung auf ODF um. Freie Träger werden folgen, wenn offizielle Vorlagen und Formulare in ODF kommen.

Landesjugendamt: Meldungen, Konzepteinreichungen, Qualitätsberichte - auch hier wird der Austausch mittelfristig auf ODF umgestellt.

Elternkommunikation: Hier ändert sich nichts. PDFs bleiben laut Deutschland-Stack explizit zugelassen (als PDF/UA). Deine Elternbriefe, Aushänge und Newsletter als PDF funktionieren weiterhin einwandfrei.

Der realistische Zeitplan für Kitas

• 2026: Bewusstsein schaffen, LibreOffice testen, Vorlagen prüfen
• 2027-2028: Erste Behörden verschicken ODF-Dokumente, dein Jugendamt stellt um
• Ab 2028: ODF wird zum erwarteten Standardformat im behördlichen Schriftverkehr

Schleswig-Holstein zeigt, dass es funktioniert

Falls du denkst “Das setzt doch eh niemand um” - Schleswig-Holstein beweist das Gegenteil. Seit Anfang 2024 migriert das Bundesland systematisch seine 30.000 Verwaltungsarbeitsplätze auf LibreOffice. Stand Dezember 2025: 80 Prozent sind umgestellt. Microsoft Office wird auf den meisten Rechnern bereits deinstalliert.

Das Ergebnis: Über 15 Millionen Euro Einsparung pro Jahr an Lizenzkosten - bei einmalig 9 Millionen Euro Investition. Auch Baden-Württemberg hat bereits 60.000 Lehrer-Arbeitsplätze auf openDesk-Komponenten umgestellt. Auf Bundesebene nutzen inzwischen rund 160.000 Beschäftigte die openDesk-Plattform, darunter die Bundeswehr, das RKI und die Bundesagentur für Arbeit.

Die Richtung ist klar. Die Frage ist nicht ob, sondern wie schnell es in deiner Region ankommt.

Ein ehrliches Wort zur Skepsis

2008 hat die Bundesregierung schon einmal beschlossen, ODF in der Verwaltung einzuführen. Zieldatum war “Anfang 2010”. Passiert ist: nichts.

Diesmal ist die Situation anders. Erstens ist der Deutschland-Stack deutlich verbindlicher als die damaligen Empfehlungen. Zweitens beweist Schleswig-Holstein, dass die Umstellung in der Praxis funktioniert. Drittens gibt es mit openDesk eine konkrete Plattform, die bereits hunderttausendfach im Einsatz ist.

Trotzdem: Verwaltungsstrukturen ändern sich langsam. Gerade kleinere Kommunen werden mehr Zeit brauchen. Du musst also nicht in Panik verfallen - aber vorbereitet sein.

Was du jetzt tun kannst: 4 praktische Schritte

1. LibreOffice installieren (kostenlos)

LibreOffice ist die wichtigste ODF-Software und komplett kostenlos. Du kannst es unter libreoffice.org herunterladen. Es liest und schreibt ODF nativ - und kann gleichzeitig alle Microsoft-Formate (.docx, .xlsx, .pptx) öffnen und bearbeiten. Am besten auf mindestens einem Rechner in der Kita installieren, um für ODF-Dokumente gewappnet zu sein.

2. Speicherformat in Word umstellen

Falls du bei Microsoft Word bleiben möchtest: Unter Datei - Optionen - Speichern kannst du das Standard-Speicherformat auf “ODF-Textdokument (.odt)” ändern. Dann speichert Word automatisch im ODF-Format - du musst nicht jedes Mal daran denken.

3. Bestehende Vorlagen testen

Öffne eure wichtigsten Vorlagen (Dienstplan, Elternbriefe, Konzeption) einmal in LibreOffice und prüfe, ob die Formatierung stimmt. Bei einfachen Dokumenten funktioniert das fast immer problemlos. Bei komplexen Tabellen mit Makros kann es Anpassungsbedarf geben - besser jetzt herausfinden als unter Zeitdruck.

4. Den Träger fragen

Erkundige dich bei eurem Träger, ob und wann eine Umstellung auf ODF geplant ist. Gerade kommunale Träger werden als Teil der Verwaltung zeitnah umstellen. Freie Träger haben mehr Spielraum - aber auch sie werden den Wechsel irgendwann vollziehen müssen.

Was passiert mit unseren Word-Dateien?

Die gute Nachricht: Bestehende .docx-Dateien gehen nicht verloren und werden nicht unlesbar. Sowohl Microsoft Office als auch LibreOffice können beide Formate öffnen und speichern. Du musst also nicht alle eure bestehenden Dokumente konvertieren.

Word wird nicht verboten. DOCX wird nicht gelöscht. Nur für den offiziellen Austausch mit Behörden wird ODF das Standardformat. Intern darfst du arbeiten, womit du möchtest - das bestätigt auch der offizielle FITKO-Praxisleitfaden.

Die Umstellung betrifft vor allem Dokumente, die du an das Jugendamt, den Träger oder das Landesjugendamt schickst. Und auch dort wird die Umstellung schrittweise erfolgen - nicht von heute auf morgen.

Was heißt das für Vorlagen und digitale Werkzeuge?

Für Kitas, die mit digitalen Vorlagen arbeiten (Checklisten, E-Mail-Muster, Konzeptionsvorlagen), ist ODF eine gute Nachricht: ODF-Dateien sind genauso editierbar wie DOCX-Dateien - und lassen sich in LibreOffice kostenlos bearbeiten. Kein teures Microsoft-Abo nötig.

Wir liefern alle unsere Vorlagen bei kitazentrale.de bereits in drei Formaten: DOCX, ODT (ODF) und PDF. Damit bist du unabhängig von der Software, die du nutzt - und für die ODF-Pflicht bereits gerüstet.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand April 2026 wieder. Die konkrete Umsetzung kann je nach Bundesland und Kommune variieren. Die hier genannten IT-Planungsrat-Beschlüsse sind öffentlich einsehbar unter it-planungsrat.de. Für verbindliche Aussagen zur Umsetzung in deiner Region wende dich an deinen Träger oder das zuständige Jugendamt.