ODF-Unterstützung ab 2027: Was Kita-Leitungen wissen müssen

Vielleicht hast du es mitbekommen, vielleicht nicht: Der IT-Planungsrat hat beschlossen, dass Länderverwaltungen das Open Document Format (ODF) ab 2027 schrittweise unterstützen. Daraus folgt keine allgemeine ODF-Pflicht für Kitas.

Klingt technisch? Ist es auch. Praktisch wird ODF für dich relevant, wenn Jugendamt, Behörde oder Träger dieses Format tatsächlich verschickt oder erwartet. Das kann regional unterschiedlich umgesetzt werden.

In diesem Artikel erfährst du, was hinter der schrittweisen ODF-Unterstützung steckt, was sie für Kitas bedeuten kann und was du örtlich prüfen solltest.

Was ist ODF - und was ist daran anders?

ODF steht für Open Document Format. Es ist ein offener, herstellerunabhängiger ISO-Standard (ISO/IEC 26300) für Textdokumente (.odt), Tabellen (.ods) und Präsentationen (.odp). “Offen” bedeutet: Jeder kann Software entwickeln, die ODF-Dateien liest und schreibt - ohne Lizenzgebühren an einen bestimmten Hersteller zu zahlen.

Das Gegenstück kennst du gut: OOXML - das Format hinter .docx, .xlsx und .pptx von Microsoft. Technisch funktionieren beide Formate ähnlich. Der entscheidende Unterschied ist politisch: ODF gehört niemandem. OOXML gehört faktisch Microsoft.

Und genau das ist der Punkt. Die Bundesregierung will die digitale Souveränität der Verwaltung stärken - also unabhängig werden von einzelnen Software-Herstellern. Deswegen hat der IT-Planungsrat im sogenannten “Deutschland-Stack” festgelegt: Nur ODF und PDF/UA sind als Dokumentenformate für den behördlichen Austausch zugelassen. OOXML (.docx) ist nicht aufgeführt.

Die Beschlusskette: Wie es dazu kam

Die stärkere ODF-Unterstützung ist das Ergebnis einer schrittweisen Entwicklung:

• Oktober 2024: Die Digitalministerkonferenz fordert ein einheitliches offenes Austauschformat bis 2027
• März 2025: Der IT-Planungsrat beschließt, dass ODF bis 2027 Standard werden soll (Beschluss 2025/06)
• November 2025: Länderverwaltungen sollen ab 1. Januar 2027 schrittweise ODF unterstützen (Beschluss B-2025/44-IT)
• März 2026: Der Deutschland-Stack wird verbindlich - ODF und PDF/UA sind die einzigen zugelassenen Dokumentenformate (Beschluss B-2026/03-IT)

Wichtig: Die Beschlüsse schaffen keine allgemeine ODF-Pflicht für jede Kita und jedes Kita-Dokument. Die konkrete Umsetzung ist regional zu prüfen.

Was bedeutet das für Kitas?

Kurze Antwort: Nicht sofort viel - aber mittelfristig einiges.

Die ODF-Unterstützung betrifft zunächst Verwaltungen. Kitas sind keine Behörden, stehen aber im Austausch mit ihnen:

Jugendamt: Bedarfsmeldungen, Betreuungsverträge, Statistiken, Anträge auf Betriebserlaubnis - wenn dein Jugendamt auf ODF umstellt, werden eingehende Formulare und Vorlagen irgendwann im ODF-Format ankommen.

Träger: Kommunale Träger stellen als Teil der Verwaltung auf ODF um. Freie Träger werden folgen, wenn offizielle Vorlagen und Formulare in ODF kommen.

Landesjugendamt: Meldungen, Konzepteinreichungen, Qualitätsberichte - auch hier wird der Austausch mittelfristig auf ODF umgestellt.

Elternkommunikation: Hier ändert sich nichts. PDFs bleiben laut Deutschland-Stack explizit zugelassen (als PDF/UA). Deine Elternbriefe, Aushänge und Newsletter als PDF funktionieren weiterhin einwandfrei.

Der realistische Zeitplan für Kitas

• 2026: Bewusstsein schaffen, LibreOffice testen, Vorlagen prüfen
• 2027-2028: Erste Behörden verschicken ODF-Dokumente, dein Jugendamt stellt um
• Ab 2028: Evaluation der schrittweisen Unterstützung; regionale Anforderungen weiter prüfen

Schleswig-Holstein zeigt, dass es funktioniert

Falls du denkst “Das setzt doch eh niemand um” - Schleswig-Holstein beweist das Gegenteil. Seit Anfang 2024 migriert das Bundesland systematisch seine 30.000 Verwaltungsarbeitsplätze auf LibreOffice. Stand Dezember 2025: 80 Prozent sind umgestellt. Microsoft Office wird auf den meisten Rechnern bereits deinstalliert.

Das Ergebnis: Über 15 Millionen Euro Einsparung pro Jahr an Lizenzkosten - bei einmalig 9 Millionen Euro Investition. Auch Baden-Württemberg hat bereits 60.000 Lehrer-Arbeitsplätze auf openDesk-Komponenten umgestellt. Auf Bundesebene nutzen inzwischen rund 160.000 Beschäftigte die openDesk-Plattform, darunter die Bundeswehr, das RKI und die Bundesagentur für Arbeit.

Die Richtung ist klar. Ob und wann ODF in deinem konkreten Verfahren verlangt wird, musst du regional prüfen.

Ein ehrliches Wort zur Skepsis

2008 hat die Bundesregierung schon einmal beschlossen, ODF in der Verwaltung einzuführen. Zieldatum war “Anfang 2010”. Passiert ist: nichts.

Diesmal gibt es konkrete Beschlüsse zur schrittweisen Unterstützung in Länderverwaltungen. Das ist dennoch keine allgemeine Verpflichtung für jede Kita.

Trotzdem: Verwaltungsstrukturen ändern sich langsam. Gerade kleinere Kommunen werden mehr Zeit brauchen. Du musst also nicht in Panik verfallen - aber vorbereitet sein.

Was du jetzt tun kannst: 4 praktische Schritte

1. LibreOffice installieren (kostenlos)

LibreOffice ist die wichtigste ODF-Software und komplett kostenlos. Du kannst es unter libreoffice.org herunterladen. Es liest und schreibt ODF nativ - und kann gleichzeitig alle Microsoft-Formate (.docx, .xlsx, .pptx) öffnen und bearbeiten. Am besten auf mindestens einem Rechner in der Kita installieren, um für ODF-Dokumente gewappnet zu sein.

2. Speicherformat in Word umstellen

Falls du bei Microsoft Word bleiben möchtest: Unter Datei - Optionen - Speichern kannst du das Standard-Speicherformat auf “ODF-Textdokument (.odt)” ändern. Dann speichert Word automatisch im ODF-Format - du musst nicht jedes Mal daran denken.

3. Bestehende Vorlagen testen

Öffne eure wichtigsten Vorlagen (Dienstplan, Elternbriefe, Konzeption) einmal in LibreOffice und prüfe, ob die Formatierung stimmt. Bei einfachen Dokumenten funktioniert das fast immer problemlos. Bei komplexen Tabellen mit Makros kann es Anpassungsbedarf geben - besser jetzt herausfinden als unter Zeitdruck.

4. Den Träger fragen

Erkundige dich bei eurem Träger, ob und wann ODF im konkreten Dokumentenaustausch erwartet wird. Verlasse dich nicht auf eine pauschale Frist für alle Träger und Behörden.

Was passiert mit unseren Word-Dateien?

Die gute Nachricht: Bestehende .docx-Dateien gehen nicht verloren und werden nicht unlesbar. Sowohl Microsoft Office als auch LibreOffice können beide Formate öffnen und speichern. Du musst also nicht alle eure bestehenden Dokumente konvertieren.

Word wird nicht verboten. DOCX wird nicht gelöscht. Welches Format für den Austausch erwartet wird, richtet sich nach der konkreten Behörde und ihrer Umsetzung. Intern gilt keine allgemeine ODF-Pflicht für Kitas.

Die Umstellung betrifft vor allem Dokumente, die du an das Jugendamt, den Träger oder das Landesjugendamt schickst. Und auch dort wird die Umstellung schrittweise erfolgen - nicht von heute auf morgen.

Was heißt das für Vorlagen und digitale Werkzeuge?

Für Kitas, die mit digitalen Vorlagen arbeiten (Checklisten, E-Mail-Muster, Konzeptionsvorlagen), ist ODF eine gute Nachricht: ODF-Dateien sind genauso editierbar wie DOCX-Dateien - und lassen sich in LibreOffice kostenlos bearbeiten. Kein teures Microsoft-Abo nötig.

Wir liefern alle unsere Vorlagen bei kitazentrale.de bereits in drei Formaten: DOCX, ODT (ODF) und PDF. Damit kannst du das von der konkreten Stelle verlangte Format leichter bereitstellen.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand April 2026 wieder. Die konkrete Umsetzung kann je nach Bundesland und Kommune variieren. Die hier genannten IT-Planungsrat-Beschlüsse sind öffentlich einsehbar unter it-planungsrat.de. Für verbindliche Aussagen zur Umsetzung in deiner Region wende dich an deinen Träger oder das zuständige Jugendamt.