ODF-Unterstützung ab 2027: Was Kita-Leitungen wissen müssen

Aus der schrittweisen ODF-Unterstützung in Länderverwaltungen ab 2027 folgt keine allgemeine ODF-Pflicht für Kitas. (IT-Planungsrat: B-2025/44-IT - Offene Dokumentenformate) Für dich wird das Format relevant, wenn Jugendamt, Behörde oder Träger es tatsächlich verschickt oder erwartet.

In diesem Artikel erfährst du, was hinter der schrittweisen ODF-Unterstützung steckt, was sie für Kitas bedeuten kann und was du örtlich prüfen solltest.

Was ist ODF - und was ist daran anders?

ODF steht für Open Document Format. Es ist ein offener, herstellerunabhängiger ISO-Standard (ISO/IEC 26300) für Textdokumente (.odt), Tabellen (.ods) und Präsentationen (.odp). “Offen” bedeutet: Jeder kann Software entwickeln, die ODF-Dateien liest und schreibt - ohne Lizenzgebühren an einen bestimmten Hersteller zu zahlen.

Das Gegenstück kennst du gut: OOXML - das Format hinter .docx, .xlsx und .pptx von Microsoft. Beide Formate sind XML-basiert und als ISO/IEC-Standards veröffentlicht, unterscheiden sich aber in Aufbau und Funktionsumfang. (ISO / IEC: ISO/IEC TR 29166:2011 - Translation between document formats)

Der IT-Planungsrat will mit offenen Formaten die digitale Souveränität der Verwaltung stärken. (IT-Planungsrat: Beschluss 2025/06 - Offene Austauschformate) Die Standards des Deutschland-Stacks nennt er als verbindliche Grundlage für Lösungen dieses Stacks. In der Anlage stehen unter anderem ODF und PDF/UA; daraus folgt kein allgemeines Verbot anderer Formate im gesamten Behördenaustausch. (IT-Planungsrat: B-2026/03-IT - Deutschland-Stack) (IT-Planungsrat: Deutschland-Stack - Anlage Standards zu B-2026/03-IT)

Die Beschlusskette: Wie es dazu kam

Die stärkere ODF-Unterstützung ist das Ergebnis einer schrittweisen Entwicklung:

• Oktober 2024: Die Digitalministerkonferenz fordert ein einheitliches offenes Austauschformat bis 2027
• März 2025: Der IT-Planungsrat setzt sich dafür ein, dass offene Formate wie ODF bis 2027 zum Standard für den Dokumentenaustausch werden (Beschluss 2025/06). (IT-Planungsrat: Beschluss 2025/06 - Offene Austauschformate)
• November 2025: Länderverwaltungen sollen ab 1. Januar 2027 schrittweise ODF unterstützen; die Evaluation ist für 2028 vorgesehen (Beschluss B-2025/44-IT). (IT-Planungsrat: B-2025/44-IT - Offene Dokumentenformate)
• März 2026: Der IT-Planungsrat beschließt Standards als verbindliche Grundlage für Lösungen des Deutschland-Stacks, darunter ODF und PDF/UA (Beschluss B-2026/03-IT). (IT-Planungsrat: B-2026/03-IT - Deutschland-Stack) (IT-Planungsrat: Deutschland-Stack - Anlage Standards zu B-2026/03-IT)

Wichtig: Die Beschlüsse schaffen keine allgemeine ODF-Pflicht für jede Kita und jedes Kita-Dokument. Die konkrete Umsetzung ist regional zu prüfen.

Was bedeutet das für Kitas?

Kurze Antwort: Nicht sofort viel - aber mittelfristig einiges.

Die ODF-Unterstützung betrifft zunächst Verwaltungen. Kitas sind keine Behörden, stehen aber im Austausch mit ihnen:

Jugendamt: Bedarfsmeldungen, Betreuungsverträge, Statistiken, Anträge auf Betriebserlaubnis - wenn dein Jugendamt auf ODF umstellt, werden eingehende Formulare und Vorlagen irgendwann im ODF-Format ankommen.

Träger: Prüfe bei kommunalen wie freien Trägern, ob eine Umstellung geplant ist und welche Formate sie für eure Unterlagen erwarten.

Landesjugendamt: Prüfe bei Meldungen, Konzepteinreichungen und Qualitätsberichten die Vorgaben des jeweiligen Verfahrens. Der Beschluss nennt dafür keinen einheitlichen Umstellungstermin.

Elternkommunikation: Aus den IT-Planungsrat-Beschlüssen folgt keine allgemeine Formatvorgabe für eure Elternbriefe, Aushänge und Newsletter.

Der realistische Zeitplan für Kitas

• 2026: Bewusstsein schaffen, LibreOffice testen, Vorlagen prüfen
• Ab 2027: Länderverwaltungen unterstützen ODF schrittweise; den Zeitplan deines Jugendamts fragst du örtlich ab. (IT-Planungsrat: B-2025/44-IT - Offene Dokumentenformate)
• Ab 2028: Evaluation der schrittweisen Unterstützung; regionale Anforderungen weiter prüfen

Schleswig-Holstein zeigt, dass es funktioniert

Schleswig-Holstein meldete am 4. Dezember 2025, dass nahezu 80 Prozent der Arbeitsplätze außerhalb der Steuerverwaltung LibreOffice nutzen. Dort seien Microsoft Office und Outlook bereits deinstalliert oder würden gerade deinstalliert. Die Angabe gilt damit nicht für die gesamte Landesverwaltung einschließlich Steuerverwaltung. (Land Schleswig-Holstein: LibreOffice ersetzt Microsoft: Schon fast 80 Prozent umgestellt)

Das Land berichtete zugleich von mehr als 15 Millionen Euro eingesparten Lizenzkosten und stellte dem für 2026 einmalige Investitionen von neun Millionen Euro für Migration und Weiterentwicklung gegenüber. (Land Schleswig-Holstein: LibreOffice ersetzt Microsoft: Schon fast 80 Prozent umgestellt)

Die Richtung ist klar. Ob und wann ODF in deinem konkreten Verfahren verlangt wird, musst du regional prüfen.

Ein ehrliches Wort zur Skepsis

Diesmal gibt es konkrete Beschlüsse zur schrittweisen Unterstützung in Länderverwaltungen. Das ist dennoch keine allgemeine Verpflichtung für jede Kita.

Trotzdem: Verwaltungsstrukturen ändern sich langsam. Gerade kleinere Kommunen werden mehr Zeit brauchen. Du musst also nicht in Panik verfallen - aber vorbereitet sein.

Was du jetzt tun kannst: 4 praktische Schritte

1. LibreOffice installieren (kostenlos)

LibreOffice ist die wichtigste ODF-Software und komplett kostenlos. Du kannst es unter libreoffice.org herunterladen. Es liest und schreibt ODF nativ - und kann gleichzeitig alle Microsoft-Formate (.docx, .xlsx, .pptx) öffnen und bearbeiten. Am besten auf mindestens einem Rechner in der Kita installieren, um für ODF-Dokumente gewappnet zu sein.

2. Speicherformat in Word umstellen

Falls du bei Microsoft Word bleiben möchtest: Unter Datei - Optionen - Speichern kannst du das Standard-Speicherformat auf “ODF-Textdokument (.odt)” ändern. Dann speichert Word automatisch im ODF-Format - du musst nicht jedes Mal daran denken.

3. Bestehende Vorlagen testen

Öffne eure wichtigsten Vorlagen (Dienstplan, Elternbriefe, Konzeption) einmal in LibreOffice und prüfe, ob die Formatierung stimmt. Bei einfachen Dokumenten funktioniert das fast immer problemlos. Bei komplexen Tabellen mit Makros kann es Anpassungsbedarf geben - besser jetzt herausfinden als unter Zeitdruck.

4. Den Träger fragen

Erkundige dich bei eurem Träger, ob und wann ODF im konkreten Dokumentenaustausch erwartet wird. Verlasse dich nicht auf eine pauschale Frist für alle Träger und Behörden.

Was passiert mit unseren Word-Dateien?

Die gute Nachricht: Bestehende .docx-Dateien gehen nicht verloren und werden nicht unlesbar. Sowohl Microsoft Office als auch LibreOffice können beide Formate öffnen und speichern. Du musst also nicht alle eure bestehenden Dokumente konvertieren.

Word wird nicht verboten. DOCX wird nicht gelöscht. Welches Format für den Austausch erwartet wird, richtet sich nach der konkreten Behörde und ihrer Umsetzung. Intern gilt keine allgemeine ODF-Pflicht für Kitas.

Die Umstellung betrifft vor allem Dokumente, die du an das Jugendamt, den Träger oder das Landesjugendamt schickst. Und auch dort wird die Umstellung schrittweise erfolgen - nicht von heute auf morgen.

Was heißt das für Vorlagen und digitale Werkzeuge?

Für Kitas, die mit digitalen Vorlagen arbeiten (Checklisten, E-Mail-Muster, Konzeptionsvorlagen), ist ODF eine gute Nachricht: ODF-Dateien sind genauso editierbar wie DOCX-Dateien - und lassen sich in LibreOffice kostenlos bearbeiten. Kein teures Microsoft-Abo nötig.

Prüfe beim jeweiligen Vorlagenpaket, welche Formate enthalten sind und welches Format die empfangende Stelle erwartet.

Hinweis: Stand: 6. November 2026. Dieser Artikel ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Die konkrete Umsetzung kann je nach Bundesland und Kommune variieren. Prüfe die Anforderungen für euer Verfahren mit deinem Träger oder dem zuständigen Jugendamt.