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Personalschlüssel-Rechner

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Berechne deinen Personalbedarf auf Basis der empfohlenen Betreuungsschlüssel deines Bundeslandes. Mit Ampel-Bewertung und konkreten Handlungsempfehlungen für alle 16 Bundesländer.

Kurz gesagt: Was ist der Personalschlüssel?

Der Personalschlüssel (umgangssprachlich Betreuungsschlüssel) setzt die vertraglichen Betreuungsstunden der Kinder ins Verhältnis zur vertraglichen Arbeitszeit des pädagogischen Personals. Er entspricht rechnerisch ganztags betreuten Kindern je Vollzeitkraft. Die Fachkraft-Kind-Relation zieht von der Arbeitszeit Verfügungszeit, Urlaub, Krankheit und Fortbildung ab und beschreibt das Verhältnis in der direkten Arbeit mit den Kindern. Sie ist deshalb immer ungünstiger als der Personalschlüssel. Die gesetzlichen Werte unterscheiden sich je nach Bundesland; die Übersicht weiter unten zeigt die Richtwerte für alle 16 Bundesländer, Details findest du auf den Bundesland-Seiten. Der Rechner gibt deinen Personalbedarf in Vollzeitstellen aus und ordnet das Ergebnis mit einer Ampel-Bewertung ein.

Bundesland

Bitte wähle zuerst ein Bundesland aus.

Betreuungsschlüssel und Personalschlüssel nach Bundesland

Die Personalschlüssel (auch Betreuungsschlüssel genannt) unterscheiden sich je nach Bundesland erheblich. Die folgende Übersicht zeigt vereinfachte Richtwerte für die Regelbetreuung in Krippe (U3) und Kindergarten (Ü3, 3 Jahre bis Schuleintritt). Die tatsächlichen gesetzlichen Vorgaben variieren je nach Betreuungsform, Gruppenstruktur und Buchungszeiten. Der Hort (Schulkinder) wird nur in einem Teil der Länder über das Kita-Gesetz geregelt; wo das der Fall ist, bietet der Rechner oben ein eigenes Hort-Feld. Details je Land findest du auf den Bundesland-Seiten.

Bundesland U3 Soll U3 Ist Ü3 Soll Ü3 Ist Rechtsgrundlage
Baden-Württemberg 1:3 1:2,8 1:7 1:6,1 KiTaG BW
Bayern * 1:4 1:3,5 1:9 1:7,7 BayKiBiG
Berlin 1:4,1 1:4,8 1:9 1:7,6 KitaFöG
Brandenburg 1:4,25 1:4,7 1:10 1:8,9 KitaG Bbg
Bremen **** 1:5 1:3,1 1:20 1:7,0 BremKTG
Hamburg 1:4 1:4,0 1:10 1:7,5 KibeG
Hessen 1:4 1:3,5 1:10 1:8,4 HKJGB
Mecklenburg-Vorpommern 1:6 1:5,3 1:14 1:11,7 KiföG M-V
Niedersachsen 1:3 1:3,3 1:8 1:7,4 NKiTaG
Nordrhein-Westfalen 1:3 1:3,7 1:8 1:7,6 KiBiz NRW
Rheinland-Pfalz ** 1:3,8 1:3,4 1:10 1:7,6 KiTaG RLP
Saarland *** 1:4,12 1:3,6 1:12,5 1:9,1 SBEBG
Sachsen 1:4,5 1:5,3 1:10,52 1:10,9 SächsKitaG
Sachsen-Anhalt 1:5 1:5,3 1:11 1:10,0 KiFöG LSA
Schleswig-Holstein 1:3,8 1:3,5 1:9 1:7,1 KiTaG SH
Thüringen 1:5 1:5,0 1:12 1:10,2 ThürKigaG

Besonders große Unterschiede bestehen zwischen West- und Ostdeutschland: In Bundesländern wie Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen liegen die Richtwerte bei etwa 1:3 (U3), während in Thüringen Werte von 1:5 (U3) und 1:12 (Ü3) gelten. Sachsen hat seinen Schlüssel 2025/2026 deutlich verbessert (seit August 2026 1:4,5 / 1:10,5). In Mecklenburg-Vorpommern liegen die gesetzlichen Mindeststandards mit 1:6 (U3) und 1:14 (Ü3) am niedrigsten. Bremens 1:20 im Ü3-Bereich ist eine Mindestbesetzung je Gruppe und damit nicht direkt vergleichbar.

* Bayern verwendet den Anstellungsschlüssel (1:11 nach BayKiBiG) mit gewichteten Kinderfaktoren (U3 = Faktor 2,0) statt fester Fachkraft-Kind-Verhältnisse. Die hier gezeigten Werte sind die daraus abgeleiteten Richtwerte.

** Rheinland-Pfalz trennt bei 2 Jahren: § 21 Abs. 3 KiTaG setzt 0,263 VZÄ je Platz unter 2 Jahren (U3-Spalte, 1:3,8) und 0,1 VZÄ je Platz ab 2 Jahren bis zum Schuleintritt (Ü3-Spalte, 1:10) an, jeweils für 7 Stunden Betreuungszeit.

*** Das Saarland rechnet je Gruppe: § 4 SBEBG setzt den Fachkraftfaktor 2,67 je Krippengruppe und 2,0 je Kindergartengruppe an, Verfügungszeit eingerechnet. Die Soll-Werte gelten für volle Gruppen nach § 2 AVO-SBEBG mit 11 Krippenkindern (Regelgröße) und 25 Kindergartenkindern (Höchstgröße).

**** Bremen legt in § 10a BremKTG eine Mindestbesetzung für die gleichzeitige Förderung fest: zwei Kräfte für in der Regel nicht mehr als 10 Krippenkinder und eine Fachkraft für in der Regel nicht mehr als 20 Kindergartenkinder. Die Ist-Werte messen das pädagogische Personal ohne Leitungszeit je Kind und sind damit nicht direkt vergleichbar.

Quelle: Ländermonitor Frühkindliche Bildungssysteme (Bertelsmann Stiftung), Stand April 2026. Die Bertelsmann Stiftung empfiehlt als wissenschaftlichen Standard 1:3 für U3 und 1:7,5 für Ü3. Soll-Werte = gesetzlicher Richtwert nach Landesgesetz; Ist-Werte = tatsächlicher Personalschlüssel laut Bertelsmann Ländermonitor, Stichtag 01.03.2024.

Stand: 01.03.2026, Quelle: Destatis / Bertelsmann Ländermonitor (Personalschlüssel-Stichtag 01.03.2024)

Schichtdienst-Realität: Ost vs. West

Personalplanung heißt: Wer kommt wann? Die Öffnungszeiten unterscheiden sich zwischen Ost- und Westdeutschland massiv - und damit auch der Schichtbedarf. Die ganze Analyse hinter diesen Zahlen liest du im Beitrag Öffnungszeiten Kita: Ost-West-Unterschiede.

Ostdeutschland (inkl. Berlin)

öffnen spätestens um 6:30 Uhr
75 %
geöffnet bis mind. 17 Uhr
19 %

Westdeutschland

öffnen spätestens um 6:30 Uhr
3 %
geöffnet bis mind. 17 Uhr
6 %

Quelle: Bundesfamilienministerium, Kindertagesbetreuung Kompakt. Ausbaustand und Bedarf 2022, Datenstand 01.03.2022 (Berechnungen der Dortmunder Arbeitsstelle Kinder- und Jugendhilfestatistik).

Personalschlüssel und Stellenschlüssel berechnen

Stellenschlüssel und Personalschlüssel meinen im Kita-Alltag dasselbe: das Verhältnis von Kindern zu pädagogischen Fachkräften, aus dem sich der Stellenbedarf ergibt. Manche Träger und Landesbehörden sprechen zusätzlich vom Fachkraft-Kind-Schlüssel oder vom Betreuungsschlüssel. Wenn du deinen Stellenschlüssel berechnen willst, nutzt du also genau diesen Rechner.

Unser Online-Rechner ermittelt deinen empfohlenen Gesamtbedarf an pädagogischen Fachkräften in Vollzeitäquivalenten (VZÄ). Die Richtwerte orientieren sich an den Landesgesetzen, sind aber vereinfacht - die tatsächlichen gesetzlichen Vorgaben variieren je nach Betreuungsform und Gruppenstruktur. Über den reinen Grundbedarf hinaus berücksichtigt die Berechnung zwei weitere Faktoren:

  1. 1

    Grundbedarf

    Anzahl der Kinder geteilt durch den landesspezifischen Personalschlüssel - getrennt für U3 (unter 3 Jahre), Ü3 (3 Jahre bis Schuleintritt) und, wo das Kita-Gesetz den Hort regelt, Schulkinder (Hort).

  2. 2

    Verfügungszeit (+25%)

    Zeit für Vor- und Nachbereitung, Elterngespräche, Dokumentation und Teamsitzungen. Fachkräfte sind nicht die gesamte Arbeitszeit direkt am Kind.

  3. 3

    Ausfallreserve (+18%)

    Puffer für Urlaub, Krankheit und Fortbildung. Die 18% basieren auf dem bundesweiten Durchschnitt der tatsächlichen Ausfallzeiten.

Der Gesamtbedarf ergibt sich aus: Grundbedarf x 1,43. Das Ergebnis wird mit deinem aktuellen Personalstand verglichen und als Ampel-Bewertung dargestellt.

KiBiz-Rechner NRW: Personalstundenrechner nach Gruppenform

NRW-Kitas arbeiten nach dem Kinderbildungsgesetz (KiBiz). Statt eines pauschalen Schlüssels regelt das KiBiz die Mindestbesetzung pro Gruppe: Gruppenform 1 (GF I) für Kinder von 2 Jahren bis Schuleintritt (regulär 20 Kinder, 2 Fachkräfte), Gruppenform 2 (GF II) für die U3-Krippe (regulär 10 Kinder, 2 Fachkräfte) und Gruppenform 3 (GF III) für Kinder ab 3 Jahren bis Schuleintritt (bis Juli 2027 regulär 25 Kinder bei 25/35 Stunden und 20 bei 45 Stunden; 1 FK + 1 EK).

Bis 31.07.2027 gelten 25/35/45 Stunden und die Anlage zu § 33 KiBiz. Nach § 28 Abs. 2 dieser Fassung sollen Überschreitungen nicht mehr als zwei Kinder betragen und die erforderlichen Personalkraftstunden vorgehalten werden; nicht nur vorübergehende Überschreitungen ohne Anpassung des Personalschlüssels sind Jugendamt und Landesjugendamt unverzüglich anzuzeigen.

Ab 01.08.2027 kommen 30 und 40 Wochenstunden hinzu. Die regulären Mindeststunden stehen dann in Anlage 1 zu § 26 Abs. 2 und § 28 Abs. 2: GF I/II haben 55/66/77/88/99 FK-Stunden bei 25/30/35/40/45 Stunden, GF III jeweils 27,5/33/38,5/44/49,5 FK- und EK-Stunden. GF III hat bei 25/30/35 Stunden regulär 25 Kinder, bei 40/45 Stunden 20. Leitungszeit: bis Juli 2027 5/7/9 Stunden nach § 29 Abs. 2, ab August 2027 5/6/7/8/9 Stunden nach § 29 Abs. 3. Überschreitungen regelt dann § 26 Abs. 2: Sie sollen regulär nicht mehr als zwei Kinder betragen. In GF I/III sind ausnahmsweise für bis zu sechs Wochen zusätzlich weitere zwei Kinder zulässig. Überschreitungen nach Satz 2 ohne angepasste Personalbemessung und jede zusätzliche Überschreitung nach Satz 3 sind nach § 28 Abs. 3 unverzüglich Jugendamt und Landesjugendamt anzuzeigen.

Die Personalmeldung läuft über KiBiz.web. Für die Planung bieten LVR und LWL den amtlichen KiBiz-Personalstundenrechner an (auch KiBiz-Rechner, KiBizrechner, KiBiz-Personalrechner, LVR-Personalrechner oder LWL-Personalrechner genannt) der beiden Landesjugendämter (bisheriger Rechner: 20.05.2025, Version 1.6; zusätzlicher Rechner ab 01.08.2027: 25.08.2026, Version 1.0): LVR-Landesjugendamt Rheinland (zuständig für Düsseldorf, Köln) und LWL-Landesjugendamt Westfalen-Lippe (Arnsberg, Detmold, Münster). Wähle die Datei für dein Planungsjahr. Der zusätzliche Rechner enthält 30 und 40 Stunden; das optionale Kern-/Randzeitmodell ist darin noch nicht abgebildet.

Unser Online-Rechner oben bietet für NRW neben den vereinfachten Richtwerten den Modus "Genauer rechnen nach KiBiz" mit einer Auswahl des Planungsjahrs. Die bisherigen Regeln und die beschlossenen Änderungen ab August 2027 mit neuen Buchungsstufen, Anlagen, plusKITAs und Kita-Helfern erklären wir auf unserer NRW-Seite, im neuen Detailartikel KiBiz-Gruppenformen NRW sowie im Pillar-Artikel Personalschlüssel Kita 2026.

LVR-/LWL-Personalstundenrechner: amtliches Tool und schnelle Alternative

Wer in NRW nach LVR-Personalstundenrechner, LWL-Personalstundenrechner oder allgemein nach dem KiBiz-Personalstundenrechner sucht, meint das amtliche Berechnungswerkzeug der beiden Landesjugendämter. LVR und LWL veröffentlichen getrennte Rechnerstände: bis Juli 2027 die Datei vom 20.05.2025, Version 1.6, auf Grundlage der bisherigen Anlage zu § 33; für Buchungen ab 01.08.2027 die Datei vom 25.08.2026, Version 1.0. Ab dann stehen die regulären Mindeststunden in Anlage 1 und die Gesamtpersonalkraftstunden in Anlage 2. Die Personalmeldung erfolgt über KiBiz.web.

Das amtliche Tool bekommst du direkt bei den Landesjugendämtern: beim LVR-Landesjugendamt Rheinland (zuständig für die Regierungsbezirke Düsseldorf und Köln) und beim LWL-Landesjugendamt Westfalen-Lippe (Arnsberg, Detmold, Münster). Beide bieten den bisherigen und den zusätzlichen Rechner an. Für das Kern-/Randzeitmodell kündigt LVR eine weitere Datei nach Inkrafttreten der neuen Personalverordnung an.

Wir sind keine Behörde - unser Online-Rechner oben liefert eine vereinfachte Alternative für die schnelle Orientierung: Der KiBiz-Modus rechnet mit regulären Ausgangsgruppen und den zum Planungsjahr passenden FK-, EK- und Leitungsstunden. Das Kern-/Randzeitmodell ab August 2027 spielt er nur als Variante durch, weil die Personalvorgaben für die Randzeit noch fehlen. Er ersetzt keine Prüfung der amtlichen Vorgaben für die Personalmeldung. Eine ausführliche Erklärung zu den Gruppenformen und dem amtlichen Rechner findest du im Detailartikel KiBiz-Gruppenformen NRW sowie auf unserer NRW-Seite. Brandenburg nutzt mit dem MBJS-Personalrechner ein eigenes Landes-Tool - Details auf unserer Brandenburg-Seite.

Personalschlüssel-Rechner Baden-Württemberg: KVJS-Tabelle und KiTaVO

In Baden-Württemberg veröffentlicht der Kommunalverband für Jugend und Soziales (KVJS) die verbindlichen Mindestpersonalschlüssel nach dem Kindertagesbetreuungsgesetz (KiTaG BW) und der Kindertagesstättenverordnung (KiTaVO). Die KVJS-Berechnungshilfe listet die Richtwerte nach Altersgruppe, Betreuungsumfang und Gruppenform - und ist die offizielle Grundlage, auf die sich Träger und Jugendämter in BW beziehen. Unsere Berechnung für Baden-Württemberg orientiert sich an diesen KVJS-Werten. Die aktuellen Tabellen findest du direkt beim KVJS unter kvjs.de oder kompakt auf unserer BW-Seite.

MBJS-Personalrechner Brandenburg: Personalrechner Kita Brandenburg

Brandenburg stellt mit dem MBJS-Personalrechner (auch Personalrechner Kita Brandenburg, MBJS Personalrechner Kita oder Personalrechner MBJS genannt) ein offizielles Online-Tool des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport zur Verfügung, das den exakten Personalbedarf nach KitaG Bbg für die Betriebserlaubnis berechnet. Aktueller Schlüssel: 1:4,25 (U3) und 1:10 (Ü3); der Schritt auf 1:4 wurde von August 2025 auf Januar 2027 verschoben. Den verbindlichen MBJS-Personalrechner für die Betriebserlaubnis findest du beim Fachportal Brandenburg. Wir sind keine Behörde - unser Rechner liefert eine schnelle Vereinfachung; Details auf unserer Brandenburg-Seite.

SächsKitaG-Rechner - Sachsen 2025/2026

In Sachsen gelten seit August 2025 reformierte Finanzierungsschlüssel nach SächsKitaG § 12 Abs. 2: 1 VZÄ je 4,5014 Krippenkinder (U3, endgültiger Wert seit August 2026; im Übergangszeitraum bis Juli 2026 galt nach § 23 der Wert 4,6064) und 1 VZÄ je 10,5244 Kindergartenkinder (Ü3). Unser Rechner verwendet intern die exakten Werte aus § 12 Abs. 2 SächsKitaG. Den Gesetzestext findest du beim REVOSax-Vorschriftenportal; die Kurzfassung auf unserer Sachsen-Seite.

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Häufige Fragen zum Personalschlüssel

Wie berechne ich den Personalschlüssel für meine Kita?
Die Berechnung des Personalschlüssels folgt drei Schritten: (1) Grundbedarf ermitteln - Anzahl der Kinder geteilt durch den landesspezifischen Richtwert, getrennt für U3 und Ü3. (2) Verfügungszeit aufschlagen - 25% Puffer für Vor- und Nachbereitung, Elterngespräche, Dokumentation und Teamsitzungen. (3) Ausfallreserve aufschlagen - 18% für Urlaub, Krankheit und Fortbildung. Der Gesamtbedarf ergibt sich aus: Grundbedarf x 1,43. Unser kostenloser Personalschlüssel-Rechner erledigt diese Berechnung automatisch - einfach Bundesland und Kinderzahlen eingeben.
Was ist der Unterschied zwischen Personalschlüssel und Fachkraft-Kind-Relation?
Der Personalschlüssel setzt die vertraglichen Betreuungsstunden der Kinder ins Verhältnis zur vertraglichen Arbeitszeit des pädagogischen Personals. Die Fachkraft-Kind-Relation berücksichtigt dagegen nur die direkte Arbeit mit den Kindern: Verfügungszeit, Urlaub, Krankheit und Fortbildung werden von der Arbeitszeit abgezogen. Dadurch fällt die Relation ungünstiger aus.
Warum rechnet der Rechner mit einem Faktor von 1,43?
Der Faktor 1,43 setzt sich aus 25% Verfügungszeit (für Vor-/Nachbereitung, Elterngespräche, Dokumentation, Teamsitzungen) und 18% Ausfallreserve (für Urlaub, Krankheit, Fortbildung) zusammen. Die 18% entsprechen dem bundesweiten Durchschnitt der tatsächlichen Ausfallzeiten laut Bertelsmann Stiftung. Ohne diesen Puffer wäre jede Abwesenheit sofort eine Unterbesetzung. Wichtig: Diese Zuschläge sind empfohlene Richtwerte (Bertelsmann Stiftung, GEW), keine gesetzliche Pflicht. Einige Landesgesetze - etwa das KiFöG Sachsen-Anhalt - sehen gar keine Zuschläge vor. Du kannst die Puffer im Rechner deshalb abschalten und nur den Grundbedarf anzeigen lassen.
Was sind Vollzeitäquivalente (VZÄ)?
VZÄ (Vollzeitäquivalente) beschreibt die Personalkapazität umgerechnet auf Vollzeitstellen (39 Std./Woche nach TVöD SuE). Der Rechner berechnet die VZÄ automatisch: Gib einfach die Anzahl deiner Vollzeitkräfte und die Gesamtwochenstunden aller Teilzeitkräfte ein. Beispiel: 5 Vollzeitkräfte + 3 Teilzeitkräfte mit zusammen 48 Wochenstunden = 5,0 + 1,2 = 6,2 VZÄ.
Was passiert bei dauerhafter Unterschreitung des Personalschlüssels?
Bei dauerhafter Unterschreitung des gesetzlich vorgeschriebenen Personalschlüssels kann die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII gefährdet sein. Informiere deinen Träger schriftlich, zum Beispiel mit dem kostenlosen Überlastungsanzeige-Muster, dokumentiere die Unterbesetzung und wende dich an das zuständige Jugendamt.
Sind die Personalschlüssel-Werte für alle Betreuungsformen gleich?
Nein. Die hier dargestellten Werte sind vereinfachte Richtwerte für Regelbetreuung. Die tatsächlichen Anforderungen können je nach Betreuungsform (Ganztag, Halbtag), Gruppenstruktur und Buchungszeiten variieren. Prüfe die genauen Vorgaben deines Bundeslandes.
Berücksichtigt der Rechner den Hort (Schulkinder)?
Ja, für die Bundesländer, die den Hort über ihr Kita-Gesetz regeln und einen ableitbaren Richtwert haben - dort erscheint ein drittes Eingabefeld "Schulkinder (Hort)". Das gilt für Sachsen, Brandenburg, Sachsen-Anhalt, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Schleswig-Holstein und Thüringen. In Ländern, die den Hort über das Schulrecht (Offene Ganztagsschule, eFöB, Ganztagsschule) oder über ein gesondertes Verfahren (z.B. Anstellungsschlüssel in Bayern, Fachkraftfaktor in Hessen) regeln, blendet der Rechner das Feld aus und zeigt einen Hinweis. Der Hort-Wert ist wie U3 und Ü3 ein vereinfachter Richtwert, kein gesetzlicher Sollwert. Hortquoten und den Ganztags-Rechtsanspruch für Grundschulkinder vergleicht unser Beitrag zur Ganztagsbetreuung nach Bundesland.
Warum weicht der Wert für Sachsen-Anhalt von der offiziellen Berechnung ab?
Sachsen-Anhalt berechnet den gesetzlichen Mindestpersonalschlüssel nach § 21 KiFöG LSA kindbezogen aus den gebuchten Betreuungsstunden im Verhältnis zu den vergüteten Jahresarbeitsstunden der Fachkräfte - und ohne pauschale Zuschläge. Unser Rechner arbeitet dagegen mit vereinfachten 1:X-Richtwerten und kann diese Stundenformel nicht exakt abbilden. Zwei Konsequenzen: Erstens sind die landesspezifischen Stundenfaktoren (0,187 je U3-Kind, 0,083 je Ü3-Kind, 0,052 je Schulkind) hier auf Richtwerte gerundet. Zweitens kannst du die Häkchen bei Verfügungszeit und Ausfallreserve entfernen, weil das Landesgesetz keine solchen Zuschläge vorsieht - du erhältst dann den vereinfachten Grundbedarf ohne Puffer, der dem gesetzlichen Ansatz näherkommt.
Ändert sich der Personalschlüssel durch das neue Kita-Gesetz?
Das KiTa-Qualitätsgesetz (KiQuTG) des Bundes stellt Mittel zur Verbesserung der Fachkraft-Kind-Relation bereit. Die Umsetzung erfolgt über die Landesgesetze - daher ändern sich die Personalschlüssel je nach Bundesland unterschiedlich und zu verschiedenen Zeitpunkten. Wir aktualisieren den Rechner regelmäßig mit den aktuellen Werten.
Welche KiBiz-Regeln berücksichtigt der Rechner für NRW?
Wähle NRW und öffne "Genauer rechnen nach KiBiz". Das Planungsjahr "bis 31.07.2027" ist voreingestellt und verwendet 25/35/45 Wochenstunden. "ab 01.08.2027" ergänzt 30 und 40 Stunden. GF III hat dann regulär 25 Kinder bei 25/30/35 Stunden und 20 bei 40/45 Stunden. Berechnet werden reguläre FK-, EK- und Leitungsstunden je Ausgangsgruppe. Ab 01.08.2027 kannst du zusätzlich das optionale Kern-/Randzeitmodell mit deiner Kernzeit als Variante durchspielen; die Personalvorgaben für die Randzeit bleiben offen, bis die Personalverordnung sie regelt. Sonstige Stunden des Gesamtpersonalbudgets werden nicht abgebildet.

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Quellen und Methodik

  • Bertelsmann Stiftung: Ländermonitor Frühkindliche Bildungssysteme - Personalschlüssel und Fachkraft-Kind-Relationen nach Bundesland (laendermonitor.de)
  • Bertelsmann Stiftung: Ausfallzeiten beim Kita-Personal - bundesweiter Durchschnitt 18% (2023)
  • GEW: Personalschlüssel und Fachkraft-Kind-Relation - Empfehlungen für mittelbare pädagogische Arbeitszeit
  • KiTa-Qualitätsgesetz (KiQuTG) des Bundes
  • Gesetz zur Änderung des Kinderbildungsgesetzes vom 21. Juli 2026, Artikel 5
  • KiBiz, Fassung bis 31.07.2027
  • KiBiz, Fassung ab 01.08.2027
  • Anlage 1 zu § 26 Abs. 2 und § 28 Abs. 2 KiBiz ab 01.08.2027
  • Anlage 2 zu § 33 KiBiz ab 01.08.2027
  • LWL/LVR: Bisheriger KiBiz-Personalstundenrechner (20.05.2025, Version 1.6, XLSX)
  • LWL/LVR: Personalstundenrechner ab 1. August 2027 (25.08.2026, Version 1.0, XLSX)
  • Landesausführungsgesetze: KiTaG BW, BayKiBiG, KitaFöG, KitaG Bbg, BremKTG, KibeG, HKJGB, KiföG M-V, NKiTaG, KiBiz NRW, KiTaG RLP, SBEBG, SächsKitaG, KiFöG LSA, KiTaG SH, ThürKigaG

Die pauschalen Zuschläge gelten für die vereinfachte Berechnung. Im KiBiz-Modus werden sie nicht zusätzlich aufgeschlagen: Die amtlichen Fachkraftformeln enthalten bereits einen Zuschlag. Mindeststunden einschließlich Leitung und Gesamtpersonalbudget einschließlich sonstiger Stunden sind getrennte Größen. Die Verfügungszeit steht bis Juli 2027 in § 28 Abs. 3, ab August 2027 in § 33 Abs. 1 KiBiz. Die Verfügungszeit (25%) orientiert sich an Empfehlungen der Bertelsmann Stiftung und GEW für mittelbare pädagogische Arbeit. Die Ausfallreserve (18%) basiert auf dem bundesweiten Durchschnitt der tatsächlichen Ausfallzeiten. Der resultierende Faktor 1,43 liegt zwischen den Empfehlungen der Bertelsmann Stiftung (Faktor 1,33) und der GEW (Faktor 1,50).

Hinweis: Dieser Rechner dient als Orientierungshilfe und ersetzt keine individuelle Personalbedarfsplanung oder Rechtsberatung. Die dargestellten Personalschlüssel sind vereinfachte Richtwerte - die tatsächlichen Anforderungen können je nach Betreuungsform, Gruppenstruktur und Träger variieren. Prüfe die aktuellen gesetzlichen Vorgaben deines Bundeslandes. Bei Fragen wende dich an deinen Träger oder das zuständige Jugendamt. Stand: August 2026. Stand der KiBiz-Quellenprüfung: 16.10.2026.

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