Personalschlüssel-Rechner
KostenlosBerechne deinen Personalbedarf auf Basis der empfohlenen Betreuungsschlüssel deines Bundeslandes. Mit Ampel-Bewertung und konkreten Handlungsempfehlungen für alle 16 Bundesländer.
Kurz gesagt: Was ist der Personalschlüssel?
Der Personalschlüssel (umgangssprachlich Betreuungsschlüssel) setzt die vertraglichen Betreuungsstunden der Kinder ins Verhältnis zur vertraglichen Arbeitszeit des pädagogischen Personals. Er entspricht rechnerisch ganztags betreuten Kindern je Vollzeitkraft. Die Fachkraft-Kind-Relation zieht von der Arbeitszeit Verfügungszeit, Urlaub, Krankheit und Fortbildung ab und beschreibt das Verhältnis in der direkten Arbeit mit den Kindern. Sie ist deshalb immer ungünstiger als der Personalschlüssel. Die gesetzlichen Werte unterscheiden sich je nach Bundesland; die Übersicht weiter unten zeigt die Richtwerte für alle 16 Bundesländer, Details findest du auf den Bundesland-Seiten. Der Rechner gibt deinen Personalbedarf in Vollzeitstellen aus und ordnet das Ergebnis mit einer Ampel-Bewertung ein.
Betreuungsschlüssel und Personalschlüssel nach Bundesland
Die Personalschlüssel (auch Betreuungsschlüssel genannt) unterscheiden sich je nach Bundesland erheblich. Die folgende Übersicht zeigt vereinfachte Richtwerte für die Regelbetreuung in Krippe (U3) und Kindergarten (Ü3, 3 Jahre bis Schuleintritt). Die tatsächlichen gesetzlichen Vorgaben variieren je nach Betreuungsform, Gruppenstruktur und Buchungszeiten. Der Hort (Schulkinder) wird nur in einem Teil der Länder über das Kita-Gesetz geregelt; wo das der Fall ist, bietet der Rechner oben ein eigenes Hort-Feld. Details je Land findest du auf den Bundesland-Seiten.
| Bundesland | U3 Soll | U3 Ist | Ü3 Soll | Ü3 Ist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|---|---|
| Baden-Württemberg | 1:3 | 1:2,8 | 1:7 | 1:6,1 | KiTaG BW |
| Bayern * | 1:4 | 1:3,5 | 1:9 | 1:7,7 | BayKiBiG |
| Berlin | 1:4,1 | 1:4,8 | 1:9 | 1:7,6 | KitaFöG |
| Brandenburg | 1:4,25 | 1:4,7 | 1:10 | 1:8,9 | KitaG Bbg |
| Bremen **** | 1:5 | 1:3,1 | 1:20 | 1:7,0 | BremKTG |
| Hamburg | 1:4 | 1:4,0 | 1:10 | 1:7,5 | KibeG |
| Hessen | 1:4 | 1:3,5 | 1:10 | 1:8,4 | HKJGB |
| Mecklenburg-Vorpommern | 1:6 | 1:5,3 | 1:14 | 1:11,7 | KiföG M-V |
| Niedersachsen | 1:3 | 1:3,3 | 1:8 | 1:7,4 | NKiTaG |
| Nordrhein-Westfalen | 1:3 | 1:3,7 | 1:8 | 1:7,6 | KiBiz NRW |
| Rheinland-Pfalz ** | 1:3,8 | 1:3,4 | 1:10 | 1:7,6 | KiTaG RLP |
| Saarland *** | 1:4,12 | 1:3,6 | 1:12,5 | 1:9,1 | SBEBG |
| Sachsen | 1:4,5 | 1:5,3 | 1:10,52 | 1:10,9 | SächsKitaG |
| Sachsen-Anhalt | 1:5 | 1:5,3 | 1:11 | 1:10,0 | KiFöG LSA |
| Schleswig-Holstein | 1:3,8 | 1:3,5 | 1:9 | 1:7,1 | KiTaG SH |
| Thüringen | 1:5 | 1:5,0 | 1:12 | 1:10,2 | ThürKigaG |
Besonders große Unterschiede bestehen zwischen West- und Ostdeutschland: In Bundesländern wie Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen liegen die Richtwerte bei etwa 1:3 (U3), während in Thüringen Werte von 1:5 (U3) und 1:12 (Ü3) gelten. Sachsen hat seinen Schlüssel 2025/2026 deutlich verbessert (seit August 2026 1:4,5 / 1:10,5). In Mecklenburg-Vorpommern liegen die gesetzlichen Mindeststandards mit 1:6 (U3) und 1:14 (Ü3) am niedrigsten. Bremens 1:20 im Ü3-Bereich ist eine Mindestbesetzung je Gruppe und damit nicht direkt vergleichbar.
* Bayern verwendet den Anstellungsschlüssel (1:11 nach BayKiBiG) mit gewichteten Kinderfaktoren (U3 = Faktor 2,0) statt fester Fachkraft-Kind-Verhältnisse. Die hier gezeigten Werte sind die daraus abgeleiteten Richtwerte.
** Rheinland-Pfalz trennt bei 2 Jahren: § 21 Abs. 3 KiTaG setzt 0,263 VZÄ je Platz unter 2 Jahren (U3-Spalte, 1:3,8) und 0,1 VZÄ je Platz ab 2 Jahren bis zum Schuleintritt (Ü3-Spalte, 1:10) an, jeweils für 7 Stunden Betreuungszeit.
*** Das Saarland rechnet je Gruppe: § 4 SBEBG setzt den Fachkraftfaktor 2,67 je Krippengruppe und 2,0 je Kindergartengruppe an, Verfügungszeit eingerechnet. Die Soll-Werte gelten für volle Gruppen nach § 2 AVO-SBEBG mit 11 Krippenkindern (Regelgröße) und 25 Kindergartenkindern (Höchstgröße).
**** Bremen legt in § 10a BremKTG eine Mindestbesetzung für die gleichzeitige Förderung fest: zwei Kräfte für in der Regel nicht mehr als 10 Krippenkinder und eine Fachkraft für in der Regel nicht mehr als 20 Kindergartenkinder. Die Ist-Werte messen das pädagogische Personal ohne Leitungszeit je Kind und sind damit nicht direkt vergleichbar.
Quelle: Ländermonitor Frühkindliche Bildungssysteme (Bertelsmann Stiftung), Stand April 2026. Die Bertelsmann Stiftung empfiehlt als wissenschaftlichen Standard 1:3 für U3 und 1:7,5 für Ü3. Soll-Werte = gesetzlicher Richtwert nach Landesgesetz; Ist-Werte = tatsächlicher Personalschlüssel laut Bertelsmann Ländermonitor, Stichtag 01.03.2024.
Stand: 01.03.2026, Quelle: Destatis / Bertelsmann Ländermonitor (Personalschlüssel-Stichtag 01.03.2024)
Schichtdienst-Realität: Ost vs. West
Personalplanung heißt: Wer kommt wann? Die Öffnungszeiten unterscheiden sich zwischen Ost- und Westdeutschland massiv - und damit auch der Schichtbedarf. Die ganze Analyse hinter diesen Zahlen liest du im Beitrag Öffnungszeiten Kita: Ost-West-Unterschiede.
Ostdeutschland (inkl. Berlin)
- öffnen spätestens um 6:30 Uhr
- 75 %
- geöffnet bis mind. 17 Uhr
- 19 %
Westdeutschland
- öffnen spätestens um 6:30 Uhr
- 3 %
- geöffnet bis mind. 17 Uhr
- 6 %
Quelle: Bundesfamilienministerium, Kindertagesbetreuung Kompakt. Ausbaustand und Bedarf 2022, Datenstand 01.03.2022 (Berechnungen der Dortmunder Arbeitsstelle Kinder- und Jugendhilfestatistik).
Personalschlüssel und Stellenschlüssel berechnen
Stellenschlüssel und Personalschlüssel meinen im Kita-Alltag dasselbe: das Verhältnis von Kindern zu pädagogischen Fachkräften, aus dem sich der Stellenbedarf ergibt. Manche Träger und Landesbehörden sprechen zusätzlich vom Fachkraft-Kind-Schlüssel oder vom Betreuungsschlüssel. Wenn du deinen Stellenschlüssel berechnen willst, nutzt du also genau diesen Rechner.
Unser Online-Rechner ermittelt deinen empfohlenen Gesamtbedarf an pädagogischen Fachkräften in Vollzeitäquivalenten (VZÄ). Die Richtwerte orientieren sich an den Landesgesetzen, sind aber vereinfacht - die tatsächlichen gesetzlichen Vorgaben variieren je nach Betreuungsform und Gruppenstruktur. Über den reinen Grundbedarf hinaus berücksichtigt die Berechnung zwei weitere Faktoren:
- 1
Grundbedarf
Anzahl der Kinder geteilt durch den landesspezifischen Personalschlüssel - getrennt für U3 (unter 3 Jahre), Ü3 (3 Jahre bis Schuleintritt) und, wo das Kita-Gesetz den Hort regelt, Schulkinder (Hort).
- 2
Verfügungszeit (+25%)
Zeit für Vor- und Nachbereitung, Elterngespräche, Dokumentation und Teamsitzungen. Fachkräfte sind nicht die gesamte Arbeitszeit direkt am Kind.
- 3
Ausfallreserve (+18%)
Puffer für Urlaub, Krankheit und Fortbildung. Die 18% basieren auf dem bundesweiten Durchschnitt der tatsächlichen Ausfallzeiten.
Der Gesamtbedarf ergibt sich aus: Grundbedarf x 1,43. Das Ergebnis wird mit deinem aktuellen Personalstand verglichen und als Ampel-Bewertung dargestellt.
KiBiz-Rechner NRW: Personalstundenrechner nach Gruppenform
NRW-Kitas arbeiten nach dem Kinderbildungsgesetz (KiBiz). Statt eines pauschalen Schlüssels regelt das KiBiz die Mindestbesetzung pro Gruppe: Gruppenform 1 (GF I) für Kinder von 2 Jahren bis Schuleintritt (regulär 20 Kinder, 2 Fachkräfte), Gruppenform 2 (GF II) für die U3-Krippe (regulär 10 Kinder, 2 Fachkräfte) und Gruppenform 3 (GF III) für Kinder ab 3 Jahren bis Schuleintritt (bis Juli 2027 regulär 25 Kinder bei 25/35 Stunden und 20 bei 45 Stunden; 1 FK + 1 EK).
Bis 31.07.2027 gelten 25/35/45 Stunden und die Anlage zu § 33 KiBiz. Nach § 28 Abs. 2 dieser Fassung sollen Überschreitungen nicht mehr als zwei Kinder betragen und die erforderlichen Personalkraftstunden vorgehalten werden; nicht nur vorübergehende Überschreitungen ohne Anpassung des Personalschlüssels sind Jugendamt und Landesjugendamt unverzüglich anzuzeigen.
Ab 01.08.2027 kommen 30 und 40 Wochenstunden hinzu. Die regulären Mindeststunden stehen dann in Anlage 1 zu § 26 Abs. 2 und § 28 Abs. 2: GF I/II haben 55/66/77/88/99 FK-Stunden bei 25/30/35/40/45 Stunden, GF III jeweils 27,5/33/38,5/44/49,5 FK- und EK-Stunden. GF III hat bei 25/30/35 Stunden regulär 25 Kinder, bei 40/45 Stunden 20. Leitungszeit: bis Juli 2027 5/7/9 Stunden nach § 29 Abs. 2, ab August 2027 5/6/7/8/9 Stunden nach § 29 Abs. 3. Überschreitungen regelt dann § 26 Abs. 2: Sie sollen regulär nicht mehr als zwei Kinder betragen. In GF I/III sind ausnahmsweise für bis zu sechs Wochen zusätzlich weitere zwei Kinder zulässig. Überschreitungen nach Satz 2 ohne angepasste Personalbemessung und jede zusätzliche Überschreitung nach Satz 3 sind nach § 28 Abs. 3 unverzüglich Jugendamt und Landesjugendamt anzuzeigen.
Die Personalmeldung läuft über KiBiz.web. Für die Planung bieten LVR und LWL den amtlichen KiBiz-Personalstundenrechner an (auch KiBiz-Rechner, KiBizrechner, KiBiz-Personalrechner, LVR-Personalrechner oder LWL-Personalrechner genannt) der beiden Landesjugendämter (bisheriger Rechner: 20.05.2025, Version 1.6; zusätzlicher Rechner ab 01.08.2027: 25.08.2026, Version 1.0): LVR-Landesjugendamt Rheinland (zuständig für Düsseldorf, Köln) und LWL-Landesjugendamt Westfalen-Lippe (Arnsberg, Detmold, Münster). Wähle die Datei für dein Planungsjahr. Der zusätzliche Rechner enthält 30 und 40 Stunden; das optionale Kern-/Randzeitmodell ist darin noch nicht abgebildet.
Unser Online-Rechner oben bietet für NRW neben den vereinfachten Richtwerten den Modus "Genauer rechnen nach KiBiz" mit einer Auswahl des Planungsjahrs. Die bisherigen Regeln und die beschlossenen Änderungen ab August 2027 mit neuen Buchungsstufen, Anlagen, plusKITAs und Kita-Helfern erklären wir auf unserer NRW-Seite, im neuen Detailartikel KiBiz-Gruppenformen NRW sowie im Pillar-Artikel Personalschlüssel Kita 2026.
LVR-/LWL-Personalstundenrechner: amtliches Tool und schnelle Alternative
Wer in NRW nach LVR-Personalstundenrechner, LWL-Personalstundenrechner oder allgemein nach dem KiBiz-Personalstundenrechner sucht, meint das amtliche Berechnungswerkzeug der beiden Landesjugendämter. LVR und LWL veröffentlichen getrennte Rechnerstände: bis Juli 2027 die Datei vom 20.05.2025, Version 1.6, auf Grundlage der bisherigen Anlage zu § 33; für Buchungen ab 01.08.2027 die Datei vom 25.08.2026, Version 1.0. Ab dann stehen die regulären Mindeststunden in Anlage 1 und die Gesamtpersonalkraftstunden in Anlage 2. Die Personalmeldung erfolgt über KiBiz.web.
Das amtliche Tool bekommst du direkt bei den Landesjugendämtern: beim LVR-Landesjugendamt Rheinland (zuständig für die Regierungsbezirke Düsseldorf und Köln) und beim LWL-Landesjugendamt Westfalen-Lippe (Arnsberg, Detmold, Münster). Beide bieten den bisherigen und den zusätzlichen Rechner an. Für das Kern-/Randzeitmodell kündigt LVR eine weitere Datei nach Inkrafttreten der neuen Personalverordnung an.
Wir sind keine Behörde - unser Online-Rechner oben liefert eine vereinfachte Alternative für die schnelle Orientierung: Der KiBiz-Modus rechnet mit regulären Ausgangsgruppen und den zum Planungsjahr passenden FK-, EK- und Leitungsstunden. Das Kern-/Randzeitmodell ab August 2027 spielt er nur als Variante durch, weil die Personalvorgaben für die Randzeit noch fehlen. Er ersetzt keine Prüfung der amtlichen Vorgaben für die Personalmeldung. Eine ausführliche Erklärung zu den Gruppenformen und dem amtlichen Rechner findest du im Detailartikel KiBiz-Gruppenformen NRW sowie auf unserer NRW-Seite. Brandenburg nutzt mit dem MBJS-Personalrechner ein eigenes Landes-Tool - Details auf unserer Brandenburg-Seite.
Personalschlüssel-Rechner Baden-Württemberg: KVJS-Tabelle und KiTaVO
In Baden-Württemberg veröffentlicht der Kommunalverband für Jugend und Soziales (KVJS) die verbindlichen Mindestpersonalschlüssel nach dem Kindertagesbetreuungsgesetz (KiTaG BW) und der Kindertagesstättenverordnung (KiTaVO). Die KVJS-Berechnungshilfe listet die Richtwerte nach Altersgruppe, Betreuungsumfang und Gruppenform - und ist die offizielle Grundlage, auf die sich Träger und Jugendämter in BW beziehen. Unsere Berechnung für Baden-Württemberg orientiert sich an diesen KVJS-Werten. Die aktuellen Tabellen findest du direkt beim KVJS unter kvjs.de oder kompakt auf unserer BW-Seite.
MBJS-Personalrechner Brandenburg: Personalrechner Kita Brandenburg
Brandenburg stellt mit dem MBJS-Personalrechner (auch Personalrechner Kita Brandenburg, MBJS Personalrechner Kita oder Personalrechner MBJS genannt) ein offizielles Online-Tool des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport zur Verfügung, das den exakten Personalbedarf nach KitaG Bbg für die Betriebserlaubnis berechnet. Aktueller Schlüssel: 1:4,25 (U3) und 1:10 (Ü3); der Schritt auf 1:4 wurde von August 2025 auf Januar 2027 verschoben. Den verbindlichen MBJS-Personalrechner für die Betriebserlaubnis findest du beim Fachportal Brandenburg. Wir sind keine Behörde - unser Rechner liefert eine schnelle Vereinfachung; Details auf unserer Brandenburg-Seite.
SächsKitaG-Rechner - Sachsen 2025/2026
In Sachsen gelten seit August 2025 reformierte Finanzierungsschlüssel nach SächsKitaG § 12 Abs. 2: 1 VZÄ je 4,5014 Krippenkinder (U3, endgültiger Wert seit August 2026; im Übergangszeitraum bis Juli 2026 galt nach § 23 der Wert 4,6064) und 1 VZÄ je 10,5244 Kindergartenkinder (Ü3). Unser Rechner verwendet intern die exakten Werte aus § 12 Abs. 2 SächsKitaG. Den Gesetzestext findest du beim REVOSax-Vorschriftenportal; die Kurzfassung auf unserer Sachsen-Seite.
Qualifikations-VO alle Bundesländer
Fachkraft-Anforderungen im Überblick
KiBiz-Gruppenformen NRW
GF I, II, III, Personalstunden und Buchungszeiten
Personalschlüssel 2026: Alle Bundesländer
Gesetzliche Richtwerte im Vergleich
TVöD SuE Gehaltsrechner
Gehalt als Erzieher:in oder Kita-Leitung berechnen
Rechner-Toolbox für Kita-Leitungen
Personalschlüssel, Überstunden, Budget und mehr
Dienstplan Kita erstellen
Vorlage und Tipps für die Schichtplanung
Dienstplan- und Überstundenrechner
Wochenstunden planen und ArbZG-Grenzen prüfen
Kita-Gebühren aller Bundesländer
Elternbeiträge: Beitragsfreiheit, Deckel und Rechtsgrundlage
Betreuungsquote U3 nach Bundesland
Aktuelle Zahlen 2026 im Ländervergleich
Häufige Fragen zum Personalschlüssel
Wie berechne ich den Personalschlüssel für meine Kita?
Was ist der Unterschied zwischen Personalschlüssel und Fachkraft-Kind-Relation?
Warum rechnet der Rechner mit einem Faktor von 1,43?
Was sind Vollzeitäquivalente (VZÄ)?
Was passiert bei dauerhafter Unterschreitung des Personalschlüssels?
Sind die Personalschlüssel-Werte für alle Betreuungsformen gleich?
Berücksichtigt der Rechner den Hort (Schulkinder)?
Warum weicht der Wert für Sachsen-Anhalt von der offiziellen Berechnung ab?
Ändert sich der Personalschlüssel durch das neue Kita-Gesetz?
Welche KiBiz-Regeln berücksichtigt der Rechner für NRW?
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Checkliste: Kitajahr-Start
70+ Punkte für Personal, Räume, Eingewöhnung und Elternkommunikation - für einen ruhigen Start ins neue Kitajahr. Kostenlos per E-Mail.
- Personal & Team
- Gruppen & Räume
- Eingewöhnung planen
Quellen und Methodik
- Bertelsmann Stiftung: Ländermonitor Frühkindliche Bildungssysteme - Personalschlüssel und Fachkraft-Kind-Relationen nach Bundesland (laendermonitor.de)
- Bertelsmann Stiftung: Ausfallzeiten beim Kita-Personal - bundesweiter Durchschnitt 18% (2023)
- GEW: Personalschlüssel und Fachkraft-Kind-Relation - Empfehlungen für mittelbare pädagogische Arbeitszeit
- KiTa-Qualitätsgesetz (KiQuTG) des Bundes
- Gesetz zur Änderung des Kinderbildungsgesetzes vom 21. Juli 2026, Artikel 5
- KiBiz, Fassung bis 31.07.2027
- KiBiz, Fassung ab 01.08.2027
- Anlage 1 zu § 26 Abs. 2 und § 28 Abs. 2 KiBiz ab 01.08.2027
- Anlage 2 zu § 33 KiBiz ab 01.08.2027
- LWL/LVR: Bisheriger KiBiz-Personalstundenrechner (20.05.2025, Version 1.6, XLSX)
- LWL/LVR: Personalstundenrechner ab 1. August 2027 (25.08.2026, Version 1.0, XLSX)
- Landesausführungsgesetze: KiTaG BW, BayKiBiG, KitaFöG, KitaG Bbg, BremKTG, KibeG, HKJGB, KiföG M-V, NKiTaG, KiBiz NRW, KiTaG RLP, SBEBG, SächsKitaG, KiFöG LSA, KiTaG SH, ThürKigaG
Die pauschalen Zuschläge gelten für die vereinfachte Berechnung. Im KiBiz-Modus werden sie nicht zusätzlich aufgeschlagen: Die amtlichen Fachkraftformeln enthalten bereits einen Zuschlag. Mindeststunden einschließlich Leitung und Gesamtpersonalbudget einschließlich sonstiger Stunden sind getrennte Größen. Die Verfügungszeit steht bis Juli 2027 in § 28 Abs. 3, ab August 2027 in § 33 Abs. 1 KiBiz. Die Verfügungszeit (25%) orientiert sich an Empfehlungen der Bertelsmann Stiftung und GEW für mittelbare pädagogische Arbeit. Die Ausfallreserve (18%) basiert auf dem bundesweiten Durchschnitt der tatsächlichen Ausfallzeiten. Der resultierende Faktor 1,43 liegt zwischen den Empfehlungen der Bertelsmann Stiftung (Faktor 1,33) und der GEW (Faktor 1,50).