Rechner-Toolbox

Alle Kita-Berechnungen an einem Ort

Personalschlüssel, Dienstplan, Überstunden, Gehalt, Budget - als Kita-Leitung rechnest du ständig. Die Rechner-Toolbox liefert dir 9 fertige Excel-Vorlagen (.xlsx), die die wichtigsten Berechnungen automatisieren. Du lädst die Dateien herunter, öffnest sie in einem Tabellenkalkulationsprogramm und trägst deine Werte ein - die Formeln erledigen den Rest.

Besonders stark sind die Vorlagen, die im Alltag sonst am meisten Zeit fressen: der Personalschlüssel-Kalkulator für alle 16 Bundesländer, die Dienstplan-Vorlage mit Personalschlüssel-Ampel, der TVöD SuE Gehaltsrechner und der Fortbildungsstunden-Tracker für dein Team.

Das steckt drin

Personal und Betreuung Personalschlüssel- und Betreuungsschlüssel-Kalkulator mit Ampelsystem, damit du auf einen Blick siehst, ob ihr sauber aufgestellt seid - passend zu den Vorgaben deines Bundeslands.

Dienstplan Wochenplanung mit automatischer Personalschlüssel-Prüfung pro Zeitblock (Bringzeit, Kernzeit, Holzeit). Standardmäßig für 25 Mitarbeitende angelegt - per Klick an jede Teamgröße anpassbar. Die Ampel zeigt dir nicht nur den Tagesschnitt, sondern ob in jeder Phase genug Fachkräfte gleichzeitig anwesend sind. Mit Fachkraftquote, Gruppenzuordnung und Schichtcodes.

Team und Zeit Überstundenrechner, Urlaubstagerechner und Fortbildungsstunden-Tracker. Der Urlaubstagerechner ist bewusst ein Überblickstool: Du hältst Urlaubstage, Krankheitstage und Fortbildungstage sauber fest und siehst schneller, wo noch Kontingente offen sind. Er ersetzt aber keinen detaillierten Kalender- oder Besetzungsplaner für die genaue Einsatzplanung im Kita-Alltag.

Budget und Organisation Budget-Tracker, Kontingent-Rechner und Essensmengenrechner. Für die Zahlen, die im Alltag ständig gebraucht werden, aber selten sauber an einem Ort liegen.

TVöD SuE Gehalt Brutto-Berechnung nach Entgeltgruppe, Stufe und Zulagen - ideal für Rückfragen aus dem Team oder wenn du neue Stellen planst.

Schichtdienst-Realität: Ost vs. West

Wer einen Dienstplan rechnet, muss wissen, wann die Kinder kommen. Die Zahlen unterscheiden sich massiv:

• Ostdeutschland (inkl. Berlin): 75 Prozent der Kitas öffnen spätestens 6:30 Uhr, 19 Prozent haben mindestens bis 17 Uhr geöffnet.
• Westdeutschland: Nur 3 Prozent öffnen vor 6:30 Uhr, nur 5 Prozent bleiben bis 17 Uhr offen.

Bedeutet konkret: In Brandenburg, Sachsen-Anhalt oder Thüringen brauchst du eine echte Frühschicht ab 6:15 Uhr - und der Personalschlüssel muss diesen Randzeiten gerecht werden. In Niedersachsen oder Hessen reicht für die meisten Kitas eine 7:00-Uhr-Eröffnung mit deutlich kürzeren Schichten.

Quelle: Destatis 2025 (oeffnungszeiten-ost-west-2025.csv im Recherche-Repo, Stand 01.03.2025).

Personalschlüssel-Spannweite Bundesländer

Die tatsächlichen Personalschlüssel klaffen zwischen den Bundesländern weit auseinander:

Die volle Tabelle mit allen 16 Bundesländern, getrennt für Krippe und Kindergarten, plus Betreuungsquote U3/Ü3, Erzieher-Median-Brutto und Inklusionsanteil ist in der Excel-Vorlage „Personalschlüssel-Kalkulator” enthalten - du wählst dein Bundesland aus und bekommst die jeweils aktuellen Werte. Quelle: Bertelsmann Ländermonitor 2022/2023 plus Destatis 2025, Datentabelle docs/research/statista/bundesland-data-2025.csv im Recherche-Repo.

Für wen ist die Toolbox?

• Kita-Leitungen, die Zahlen nicht mehr im Kopf oder auf Schmierzetteln überschlagen wollen
• Stellvertretungen, die schnell belastbare Werte brauchen
• Einrichtungen, die ihre Planung endlich sauber und nachvollziehbar aufsetzen wollen

So nutzt du die Vorlagen

1. Lade die ZIP-Datei herunter und entpacke die 9 Excel-Dateien (.xlsx) auf deinem Computer
2. Öffne den passenden Rechner in Excel, Google Sheets, LibreOffice oder OnlyOffice
3. Trage deine Werte ein - Personal, Stunden, Budget oder Entgeltgruppe
4. Nutze das Ergebnis direkt weiter - für Planung, Gespräche mit dem Träger oder den nächsten Teamtermin

Excel ist eine Marke der Microsoft-Unternehmensgruppe. Kita Zentrale steht in keiner Verbindung zu Microsoft.