Für Träger mit mehreren Einrichtungen
Eine Lizenz für
alle eure Einrichtungen.
Einheitliche Vorlagen im gesamten Träger, mit Mengenrabatt bis zu 65 %. Die praktische Lösung zwischen Eigenbau im Team und teurer Beratung - sofort einsetzbar, ohne SaaS-Lizenz und ohne 3-Jahres-Zertifizierung.
65,97 %
der befragten Kita-Leitungen arbeiten in Träger-Strukturen mit 5 oder mehr Einrichtungen
Wolters Kluwer Zukunftsstudie Kita-Management 2024, Leitungsbefragung n = 529 (keine repräsentative Marktstruktur)
89,6 %
der Kita-Leitungen sagen: systemische Qualitätsentwicklung spielt eine wichtige Rolle in unserer Einrichtung
Wolters Kluwer Zukunftsstudie Kita-Management 2024
66,5 %
aller 61.031 Kitas in Deutschland sind in freier Trägerschaft
Statistisches Bundesamt, Stichtag 01.03.2025
Warum eine Trägerlizenz?
Diese Themen begegnen uns in fast jedem Träger - unabhängig von Größe, Region oder Verbandsbindung.
Qualitätsschere zwischen euren Kitas
In fast jedem Träger gibt es die eine Kita, die alles strukturiert macht - und drei, die improvisieren. Mit einer einheitlichen Vorlagen-Basis (E-Mails, Elterngespräche, Doku, QM) schließt ihr die Lücke ohne externes Coaching.
§ 79a SGB VIII - Qualitätsentwicklung ohne Systemvorgabe
§ 79a SGB VIII verpflichtet Träger der öffentlichen Jugendhilfe zur Qualitätsentwicklung. Freie Träger werden über Betriebserlaubnis, Landesrecht und Vereinbarungen vergleichbar eingebunden. Ein bestimmtes QM-System schreibt das Gesetz nicht vor. Unsere Vorlagen sind die praktische Lösung zwischen Handbuch-Lektüre und externer Beratung.
Neue Leitungen ab Tag 1 einsatzfähig
Statt drei bis sechs Monate "wie wir das hier machen" starten neue Kita-Leitungen mit dem etablierten Träger-QM-System. Onboarding-Doku, Prozessbeschreibungen, Audit-Checkliste - alles vorhanden, alles einheitlich.
Begehungen mit weniger Überraschungen
Landesjugendamt, Aufsichtsbehörde, Brandschutz: Alle eure Kitas arbeiten mit derselben Doku-Struktur. Das reduziert den Vorbereitungsaufwand und macht Befunde über Einrichtungen hinweg vergleichbar - kein Ersatz für die fachliche Prüfung der jeweiligen Einrichtung.
Worauf unsere Vorlagen aufbauen
Unsere Vorlagen entstehen nicht aus einer einzigen Quelle. Wir kombinieren wissenschaftliche Studien, Fachliteratur und aktuelle Forschung mit echten Erfahrungsberichten aus deutschen Kitas - aus Umfragen, Fachgruppen und Gesprächen mit Leitungen quer durch alle Bundesländer. Hinzu kommt die direkte Praxiserfahrung unseres Teams: acht Jahre als Erzieherin, Praxisanleiterin und Kita-Leitung. So entstehen Vorlagen, die rechtssicher sind, die Theorie kennen - und die im Alltag funktionieren.
So funktioniert's
Vom ersten Klick bis zur Auslieferung an eure Kitas - in der Regel binnen 24 bis 48 Stunden (an Werktagen).
Vorlagenpakete auswählen
Wähle die Vorlagenpakete aus, die ihr im Träger einsetzen möchtet. Mehrere Pakete sind kombinierbar.
Trägerdaten ergänzen
Trägername, Anzahl der Einrichtungen, Ansprechperson und E-Mail - mehr brauchen wir für ein Angebot nicht.
Anfrage senden
Wir melden uns in der Regel binnen 24 Stunden (an Werktagen) mit einem Angebot als PDF und einem Payment-Link. Sobald gezahlt, erhalten alle eure Einrichtungen die Vorlagen direkt per E-Mail.
Einzelkita oder Trägerlizenz?
Der Unterschied auf einen Blick.
| Einzelkita-Lizenz | Trägerlizenz | |
|---|---|---|
| Anzahl Einrichtungen | 1 Einrichtung | ab 2 Einrichtungen, bis 50+ |
| Preis pro Einrichtung | Voller Einzelpreis | Mengenrabatt bis 65 % |
| Einheitliche Standards | pro Einrichtung verschieden | Im gesamten Träger einheitlich |
| Updates bei Gesetzes- oder Standardänderungen | 12 Monate für die gekauften Pakete | 12 Monate für alle lizenzierten Einrichtungen |
| Kauf | Direkt im Shop | Angebot + Payment-Link (i.d.R. binnen 24 h) |
| Rechnung | Pro Einrichtung einzeln | Eine Sammelrechnung an den Träger |
Mengenrabatt-Modell
Eine Rabatt-Logik für alle Pakete. Wir nehmen den Einzelpreis pro Kita und ziehen den gestaffelten Mengenrabatt ab. Mehrere Pakete sind kombinierbar.
| Anzahl Einrichtungen | Rabatt pro Kita | Beispiel: 89-EUR-Paket |
|---|---|---|
| 2-5 Kitas | 25 % | 67 € / Kita statt 89 € |
| 6-10 Kitas | 40 % | 53 € / Kita statt 89 € |
| 11-25 Kitas | 55 % | 40 € / Kita statt 89 € |
| 26-50 Kitas | 65 % | 31 € / Kita statt 89 € |
| 50+ Kitas | individuell | auf Anfrage |
Beispielrechnung: QM-Paket für einen Träger mit 10 Kitas
- Einzelpreis: 89 EUR × 10 Kitas = 890 EUR
- Trägerlizenz (40 % Mengenrabatt): 534 EUR netto
- Ersparnis: 356 EUR plus einheitliches QM-System statt 10 Insellösungen
Alle Preise netto, zzgl. USt. Die Rabattstaffel ist ein Richtwert für die Angebotskalkulation - das verbindliche Angebot bekommt ihr nach eurer Anfrage individuell mit Geltungsdauer. Trägerlizenz gilt für alle Kitas eures Trägers; Weitergabe an Dritt-Träger oder Wiederverkauf nicht erlaubt.
Angebot anfragen
Wähle die gewünschten Pakete und teil uns mit, für wie viele Einrichtungen die Lizenz gelten soll. Du bekommst eine fertige E-Mail, die du direkt an uns sendest - wir antworten in der Regel binnen 24 Stunden (an Werktagen) mit Angebot und Payment-Link.
Wähle die Vorlagenpakete aus, die ihr im Träger einsetzen möchtet
Was ist drin?
- 3 Leitungsalltag (tägliche, wöchentliche, monatliche Routinen - von der Morgenrunde bis zum Monatsabschluss, abhakbar und delegierbar)
- 5 Eingewöhnung (Berliner & Münchner Modell, Elterngespräch, Materialien, Verbindliche Grundregeln)
- 3 Onboarding Personal (30/60/90-Tage-Plan, Erster Arbeitstag, Unterlagen)
- 4 Mitarbeitergespräche (Jahresgespräch, Schwieriges Gespräch, Akutes Gespräch, Jahres-Fahrplan)
- 6 Praktikant:innen (Onboarding, Datenblatt, Beurteilung, Ausbildungsformen-Übersicht, Gesprächsleitfaden, Ordnerstruktur Praktikantenakte)
- 6 Veranstaltungen (Ausflug, Sommerfest, Laternenfest, Weihnachtsfeier, Elternabend, Abschiedsfest)
- 6 Sicherheit & Hygiene (Brandschutz, Hygiene, Spielplatz, Erste Hilfe, Gefährdungsbeurteilung, Reinigungskräfte-Checkliste)
- + 2 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- Einladungsbrief (2 Versionen)
- Vorbereitungsbogen Fachkraft mit Leitfragen
- Handout für Eltern zur Gesprächsvorbereitung
- Gesprächsleitfaden (30-60 Min., das Kernstück)
- Dokumentationsbogen (DSGVO-konform)
- Terminplan-Vorlage für die Gesprächsplanung
- 5 Sonderfall-Leitfäden (Entwicklungsverzögerung, Konflikt, Sprachbarriere, Trennung/Scheidung, Tod/Trauer)
- + 2 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- Alle 44 Vorlagen in 3 Formaten: DOCX, ODT und PDF
- 5 Kitaplatz-Verwaltung (Zusage, Absage, Warteliste, Anmeldegespräch, Unterlagen)
- 11 Eltern-Kommunikation (Krankheit, Schließtage, Feste, Elternabend, Abwesenheitsmail u. m.)
- 10 Personal-E-Mails (Bewerbungen, Onboarding, Krankmeldung, Zeugnisse, Vertretung u. m.)
- 7 Träger & Externe (Kostenübernahme, Kooperation, Fachberatung, Datenschutz u. m.)
- 4 saisonale Newsletter-Vorlagen (Frühling, Sommer, Herbst, Winter)
- 3 Kündigungen & Abmeldungen (Abbestellung, Bestätigung, Abschiedsmail)
- + 3 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- 48 Themen-Wochen mit je 5-7 PDFs (Themen-Übersicht, Ritual-Karten, Bewegungsspiel, Bildkarten, Eltern-Info)
- 16 saisonale Themen (Herbst, Advent, Karneval, Frühling, Sommer)
- 16 allgemeine Themen (Familie, Gefühle, Körper+Sinne, Berufe, Tiere)
- 16 frei kombinierbare Themen (Inklusion, Demokratie, Mehrsprachigkeit, Kunst, Forschen)
- 30 Begrüßungs-Rituale-Karten (jahresübergreifend, ohne Lieder)
- Symbolkarten-Vorlage (DOCX, editierbar, Kita ergänzt eigene Symbole)
- Morgenkreis-Strukturen-Anleitung (klassisch / Montessori-inspiriert / Reggio-orientiert)
- + 3 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- 8 Krankheits-Aushänge (Läuse, Hand-Fuß-Mund, Magen-Darm, Scharlach, Windpocken u. m.)
- 8 Fest- und Feier-Aushänge (Sommerfest, Karneval, Ostern, St. Martin, Weihnachten u. m.)
- 7 Organisations-Aushänge (Schließtage, Teamtag, Streiktag, Brückentag, Elternabend, Neues Kitajahr)
- 9 Erinnerungs-Aushänge (Wechselkleidung, Sonnencreme, Matschsachen, Brotdose, Turntag u. m.)
- 5 Essensplan & Ernährung (Wochenplan, Allergenkennzeichnung, vegetarisch/vegan, kulturelle Hinweise)
- 2 Terminvorlagen (Monatsübersicht, Wochenplan)
- 10 Info-Aushänge (Öffnungszeiten, Notfallnummern, Tagesablauf, Team-Vorstellung, Datenschutz u. m.)
- + 1 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- 4 Vorbereitungs-Vorlagen (Checkliste, Telefonleitfaden, Praktikumsvereinbarung, Info-Mappe)
- 4 Einarbeitungs-Dokumente (Erster-Tag-Checkliste, Einarbeitungsplan, Kennenlern-Fragebogen, Erwartungsgespräch)
- 6 Begleitungs-Vorlagen (Anleitungsgespräch, Beobachtungsbogen, Zwischengespräch, Aufgaben-Ideenliste, Reflexionsfragen, Konfliktgespräch)
- 3 Angebots-Vorlagen (Planungsvorlage, Reflexionsbogen, Feedback-Formulierungshilfen)
- 5 Abschluss-Dokumente (Abschlussgespräch, Beurteilung, Zeugnis-Muster, Feedback-Bogen, Übernahme-Gespräch)
- Übersicht: Alle Praktikumsarten auf einen Blick (Orientierung, Block, BP, PiA, FSJ/BFD)
- Bonus: Formulierungshilfen für wertschätzendes, ehrliches Feedback
Was ist drin?
- 10 Mikro-Rituale-Karten (90-Sekunden-Atem, Pausen-Tür-Regel, Heimweg-Übergang, weitere)
- Grenzen-Setzen-Skripte (Eltern-Erwartungen, Schicht-Wünsche, Träger-Anfragen)
- Schlaf-Bewegung-Ernährung pragmatisch (für Schichtdienst, ohne Wellness-Pitch)
- Wöchentlicher Reflexionsbogen 'Wie geht es mir gerade?'
- 8 Co-Regulation-Karten für Akut-Stress (STOP-Atmen, Hand-auf-Herz, Pausen-Erlaubnis)
- 3 Atem-Techniken (4-6 HerzLicht-Methode, Box-Atmung, Verlängerte 4-8 Ausatmung)
- Notfall-Protokoll bei akuter Überforderung (3 Stufen: Ich-Pause, Handover, Schicht-Übergabe)
- + 5 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- Personal- & Betreuungsschlüssel-Kalkulator (mit Ampelsystem)
- Überstundenrechner
- Urlaubstagerechner fürs Team (Überblick über Urlaub, Krankheit und Fortbildung - kein detaillierter Einsatzplan)
- Budget-Tracker
- Kontingent-Rechner
- Essensmengenrechner
- Gehaltsrechner TVöD SuE (Brutto nach Entgeltgruppe + Stufe + Zulagen)
- + 2 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- Partizipationskonzept-Vorlage (Textbausteine für die Konzeption)
- Poster 'Stufen der Partizipation' für den Teamraum
- Partizipationsmethoden nach Alter (U3, Ü3, Vorschule) - Kartensatz
- Alltagsbereiche: Raumgestaltung, Essen, Ausflüge, Hygiene, Tagesablauf, Regeln
- Kinderkonferenz-Leitfaden + Protokollvorlage
- Eltern-Info 'So beteiligen wir Ihr Kind'
- Reflexionsbogen 'Wie partizipativ führe ich?'
- + 8 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- Hygieneplan (nach IfSG) mit 5 raumspezifischen Sub-Plänen (Küche, Wickelbereich, Sanitär, Spielraum, Außenbereich)
- Reinigungsplan mit Desinfektionsplan und Dokumentationsvorlage
- Unfallprotokoll und Unfallbuch-Vorlage
- Brandschutzordnung (Teil A und B)
- Gefährdungsbeurteilung (nach ArbSchG)
- 6 Einverständniserklärungen (Fotos, Ausflüge, Sonnencreme, Medikamente, Abholen, Allergien)
- Aufsichtspflicht-Dokumentation
- + 11 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- 8 Willkommen-Seiten (Steckbrief, Meine Familie, Mein erster Tag, Eingewöhnung)
- 40+ Bildungsbereich-Vorlagen (Sprache, Motorik, Soziales, Kreativität, Natur, Kognition)
- 12 Meilenstein-Vorlagen (Geburtstage, Übergänge, Abschied, Schultüte)
- 10 saisonale Seiten (Frühling bis Winter, Ostern, Sankt Martin, Weihnachten)
- 10 Blanko-Vorlagen und Gestaltungselemente (Rahmen, Trennblätter, Lerngeschichten)
- Formulierungshilfen und Beobachtungsimpulse für jeden Bildungsbereich
- Praxis-Anleitung: Portfolio-Arbeit in den Alltag integrieren
- + 1 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- 2 Grundlagen-Dokumente (Pädagogische Prinzipien, Der Raum als dritter Erzieher)
- 4 Analyse-Vorlagen (Raum-Analyse-Bogen, Kinderbefragung, Team-Reflexion, Beobachtungsbogen Raumnutzung)
- 12 Funktionsbereich-Checklisten (Bau, Rollenspiel, Atelier, Leseecke, Bewegung, Forschen, Essen, Ruhen, Sanitär, Garderobe, Außengelände, Flure)
- 5 Planungsvorlagen (Raumkonzept, Grundriss-Raster, Material-Wunschliste, Priorisierungs-Matrix, Träger-Antrag)
- 5 Sonderthemen (Offenes Konzept, U3/Krippe, Inklusion, Low-Budget, Akustik)
Was ist drin?
- Vergleichsguide: 4 Eingewöhnungsmodelle (Berliner, Münchener, Tübinger, Partizipatorisch)
- Modell-Referenzkarten: So passen die Vorlagen zu eurem Modell (4 Karten)
- Organisations-Checkliste: Eingewöhnungszeit vorbereiten (Personal, Räume, Zeitfenster)
- Qualitätssicherungs-Bogen: Eingewöhnung evaluieren
- Gesprächsleitfäden: Erst-, Zwischen- und Abschlussgespräch mit Eltern
- Dokumentationsvorlage für alle Elterngespräche
- Schwierige Situationen - Leitfaden (6 Szenarien mit Gesprächsvorschlägen)
- + 10 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- Wahrnehmungsraster Burnout-Phasen (3-Phasen-Modell nach Freudenberger, kontextualisiert für Kita)
- Beobachtungsbogen für Mitarbeitende (DOCX, monatlich)
- Gesprächsleitfaden 'Wenn ich Burnout-Anzeichen vermute' (3 Seiten)
- Eskalations-Protokoll (Wann an wen eskalieren? Betriebsarzt, BEM, Polizei, Träger)
- Implementierungs-Leitfaden Peer-Reflexion (4 Seiten, Phasen-Plan)
- Dienstplan-Erholungs-Prinzipien (Frühschicht-Folgetag-Regel, Schließungs-Schichten, Pufferzeiten)
- Ausfallreserve-Aufbau-Anleitung (Springer-Pool, Vertretungs-Protokoll)
- + 5 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- QM-Handbuch-Vorlage (12 Kapitel, mit Platzhaltern für Kita-spezifische Inhalte)
- 13 Prozessbeschreibungen (Eingewöhnung, Kinderschutz-Meldekette, Beschwerdeverfahren Kinder, Medikamentengabe u. a.)
- Elternbefragung (Anleitung + Deckblatt + Fragebogen 47 Items + Auswertungsbogen)
- Team-Selbstevaluation (anonymer Fragebogen + getrennter Auswertungsbogen, mit nifbe-Partizipations-Block)
- Audit-Checkliste (89 Prüfpunkte mit Anleitung, 80/60/40-%-Schwellen)
- QM-Bericht-Vorlage mit Textbausteinen + Beispiel-Bericht 'Kita Sonnenblume'
- QM-Jahresplan + Aktivitäten-Bibliothek
- + 3 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- 16-Kapitel-Vorlage (12 Kern + 4 Bonus: Ernährung, Medienpädagogik, Körper & Gesundheit, Nachhaltigkeit)
- Leitfragen für jedes Kapitel
- Beispieltexte und Formulierungshilfen
- Platzhalter für Kita-spezifische Inhalte
- Prozess-Leitfaden (3-5 Monate Fahrplan inkl. Konzeptionstage-Anleitung)
- Design-Tipps für ein professionelles Layout
Was ist drin?
- Modul 1: Wahrnehmungs- und Beobachtungstools (Wahrnehmungsraster für Belastungssignale, Beobachtungsbogen, Gesprächsleitfaden, Eskalationsprotokoll - keine medizinische Diagnostik)
- Modul 2: Selbstfürsorge-Workbook (10 Mikro-Rituale-Karten, Grenzen-Setzen-Skripte, Reflexionsbogen)
- Modul 3: Stress-Akut-Karten (8 Co-Regulations-Karten, 3 Atemtechniken, Notfall-Protokoll, Deeskalations-Spickzettel)
- Modul 4: Team-Kultur-Templates (Peer-Reflexion, Supervisions-Checkliste, Team-Rituale, Kollegiale-Beratung)
- Modul 5: Strukturelle Prävention (Dienstplan-Erholungs-Prinzipien, Ausfallreserve-Aufbau, Fortbildungsbudget-Tabelle)
- Modul 7: Anleitung + Einsatz (Schritt-für-Schritt-Onboarding, Glossar, Quellenverzeichnis, Datenschutz-Hinweise)
- Bundle-Bonus: Träger-Pitch-Deck für Multi-Kita-Verkauf
- + 1 weitere Vorlagen im Paket
Was ist drin?
- 12 Monatsübersichten (Pflichttermine, Fristen, saisonale Tipps)
- 12 fertige Teammeetings (Agenda, selbsterklärende Slides, Moderations-Fahrplan, Material-Vorbereitungsliste, interaktive Team-Elemente, Protokoll, Handout)
- 12 pädagogische Impuls-Handouts für den Jahresrhythmus im Team
- Anleitung für die Nutzung im Kita-Jahresverlauf
Deine Anfrage
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Wir melden uns in der Regel binnen 24 Stunden (an Werktagen) mit einem Angebot als PDF und einem Stripe-Payment-Link. Keine versteckten Kosten, kein Abo.
Mit dem Absenden willigst du in die Verarbeitung der angegebenen Daten zum Zweck der Angebotserstellung ein. Details und Rechtsgrundlagen siehe Datenschutzerklärung. Die Anfrage erreicht uns über deinen E-Mail-Client - es werden keine Daten direkt an unsere Server übertragen.
Häufige Fragen
Wie wird der Trägerlizenz-Preis berechnet?
Wie schnell kommt das Angebot?
Welche Pakete gibt es als Trägerlizenz?
Können wir später aufstocken?
Was ist mit konfessionellen oder verbandseigenen QM-Systemen?
Bekommen wir einzelne Logins pro Kita?
Können die einzelnen Kitas die Vorlagen anpassen?
Lieber direkt schreiben?
hallo@kitazentrale.de