Fortbildung planen mit dem 30-Stunden-Budget (TVöD SuE): So nutzt du es strategisch

30 Stunden pro Jahr - das klingt erst mal nach viel. Aber wenn du als Kita-Leitung die Fortbildung deines gesamten Teams planst, weißt du: Diese Stunden sind schneller aufgebraucht, als du “Qualifizierungszeit” sagen kannst.

Seit dem 1. Juli 2022 haben Beschäftigte im Erziehungsdienst (TVöD SuE) Anspruch auf 30 Stunden pro Kalenderjahr für Vorbereitung und Qualifizierung - vorher waren es nur 19,5 Stunden. Das ist ein enormer Schritt. Aber damit dieser Anspruch nicht verpufft, braucht es eine durchdachte Strategie.

In diesem Artikel erfährst du, was dir und deinem Team rechtlich zusteht, welche Pflichtthemen immer abgedeckt sein müssen und wie du das 30-Stunden-Budget so planst, dass am Ende des Jahres nicht die Hälfte ungenutzt verfallen ist.

Komplett-Guide: Den vollständigen Überblick findest du in unserem Kita-Leitung: Der Komplett-Guide.

Was der Tarifvertrag genau vorschreibt

Die 30-Stunden-Regelung im TVöD SuE

Die Grundlage findest du in § 3 der Anlage zu § 56 TVöD BT-V (VKA), dem sogenannten SuE-Tarif. Dort heißt es sinngemäß:

Im Rahmen der regelmäßigen Arbeitszeit werden im Kalenderjahr 30 Stunden für Zwecke der Vorbereitung und Qualifizierung verwendet.

Wichtig zu verstehen: Es handelt sich um eine Arbeitszeitverwendung, nicht um eine Freistellung. Die 30 Stunden sind Teil deiner regulären Arbeitszeit - du arbeitest während dieser Zeit, nur eben nicht am Kind, sondern an deiner fachlichen Weiterentwicklung.

Für Teilzeitkräfte reduziert sich das Kontingent anteilig. Bei einer 20-Stunden-Woche (Vollzeit: 39 Stunden) stehen also rund 15,4 Stunden im Jahr zur Verfügung.

Wer entscheidet, wofür die Stunden genutzt werden?

Hier wird es spannend: Der Arbeitgeber hat ein Direktionsrecht bezüglich Art und Lage der Vorbereitungs- und Qualifizierungszeit. Das bedeutet: Dein Träger kann mitbestimmen, welche Fortbildungen besucht werden und wann. Gleichzeitig ist er an den tariflichen Verwendungszweck gebunden - die Zeit muss tatsächlich für Vorbereitung und Qualifizierung genutzt werden.

In der Praxis heißt das: Als Kita-Leitung bist du die zentrale Schnittstelle. Du kennst die Bedarfe deines Teams und die Anforderungen des Trägers. Gerade wenn du neu in der Leitungsrolle bist, lohnt es sich, die Fortbildungsplanung früh als strategisches Instrument zu begreifen.

Einschränkung in den ostdeutschen Bundesländern

Ein Detail, das oft übersehen wird: In den ostdeutschen Bundesländern existieren bereits landesgesetzliche Regelungen zur mittelbaren pädagogischen Arbeitszeit (Vor- und Nachbereitung). Wo solche Gesetze bestehen, schreibt der Tarifvertrag im Wesentlichen den Status quo fest - ein zusätzlicher tariflicher Anspruch über die landesgesetzlichen Regelungen hinaus besteht dann nicht. Prüfe also, was dein Landesgesetz konkret vorsieht.

Die gesetzliche Pflicht: Fortbildung ist kein Nice-to-have

Neben dem tariflichen Anspruch gibt es eine klare gesetzliche Pflicht. In § 72 Abs. 3 SGB VIII heißt es:

“Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben Fortbildung und Praxisberatung der Mitarbeiter des Jugendamts und des Landesjugendamts sicherzustellen.”

Wichtig: Diese Pflicht richtet sich direkt an die Träger der öffentlichen Jugendhilfe und betrifft Mitarbeiter des Jugendamts und Landesjugendamts. Für Fachkräfte bei freien Trägern ergibt sich die Fortbildungspflicht vor allem aus den jeweiligen Landesgesetzen und Trägervereinbarungen. In der Praxis wird § 72 Abs. 3 SGB VIII aber breit als Ausdruck des gesetzgeberischen Willens verstanden, dass Fortbildung in der Jugendhilfe kein Nice-to-have ist. Wenn dein Träger argumentiert, für Fortbildung sei kein Geld da, kannst du auf diese gesetzliche Grundlage verweisen. Die Pflicht liegt beim Träger - aber die Organisation liegt in der Praxis oft bei dir als Leitung.

KiQuTG: Neue Pflichthandlungsfelder ab 2025

Das KiTa-Qualitätsgesetz (KiQuTG) hat die Fortbildungslandschaft zusätzlich verändert. Der Bund stellt den Ländern für 2023—2024 rund 4 Milliarden Euro und für 2025—2026 weitere rund 4 Milliarden Euro bereit (insgesamt ca. 8 Milliarden Euro). Seit dem 1. Januar 2025 müssen die Bundesländer in zwei Pflichthandlungsfeldern Maßnahmen umsetzen:

1. Fachkräftegewinnung und -sicherung
2. Sprachliche Bildung

Daneben gibt es weitere Handlungsfelder wie Fachkraft-Kind-Schlüssel, starke Kita-Leitung, gesundes Aufwachsen und Stärkung der Kindertagespflege, in denen die Länder investieren können, aber nicht müssen.

Für deine Fortbildungsplanung bedeutet das: Sprachförderung ist nicht mehr optional - sie gehört in jeden Fortbildungsplan. Und wenn du Fortbildungen zu Fachkräftesicherung und Teamentwicklung planst, kannst du dich auf die KiQuTG-Prioritäten berufen.

Strategische Planung: Pflicht vor Kür

Schritt 1: Pflichtthemen identifizieren

Bevor du über spannende Wahlthemen nachdenkst, müssen die Pflichtthemen stehen. Diese ergeben sich aus Gesetzen, Trägervorgaben und Qualitätsstandards:

Absolutes Muss:

• Kinderschutz / § 8a SGB VIII - Jede Fachkraft muss regelmäßig geschult werden. Nach der Erstschulung reicht in den meisten Bundesländern eine Auffrischung alle 2-3 Jahre, aber das Thema darf nie vom Radar verschwinden.
• Erste Hilfe am Kind - Auffrischung alle 2 Jahre ist in den meisten Einrichtungen Pflicht.
• Hygiene und Infektionsschutz - Belehrungen nach § 34 Abs. 5a IfSG (Gemeinschaftseinrichtungen) und § 43 Abs. 4 IfSG (Lebensmittelhygiene) müssen mindestens alle 2 Jahre aufgefrischt werden.

Hohe Priorität (KiQuTG + Praxisrelevanz):

• Sprachförderung / Sprachliche Bildung - Pflichthandlungsfeld des KiQuTG, meistgebuchtes Fortbildungsthema nach Kinderschutz.
• Inklusion - In vielen Bundesländern bereits gesetzlich verankert, fachlich unverzichtbar.

Wichtig für Teamqualität:

• Elterngespräche führen - Eines der häufigsten Konfliktthemen im Kita-Alltag.
• Teamentwicklung - Gerade bei Fachkräftemangel und hoher Fluktuation entscheidend.

Schritt 2: Bestandsaufnahme im Team

Bevor du Fortbildungen buchst, mach eine ehrliche Bestandsaufnahme:

• Wer hat wann zuletzt was gemacht? Erstelle eine Übersicht aller Fortbildungen der letzten 2-3 Jahre pro Fachkraft.
• Wo gibt es Lücken? Vielleicht hat die Hälfte des Teams seit 3 Jahren keine Kinderschutz-Auffrischung mehr.
• Welche Entwicklungsziele hat die Einrichtung? Steht ein neues Konzeptelement an (z. B. offene Arbeit, Waldpädagogik)? Dann müssen Fortbildungen diesen Wandel begleiten.
• Was wünschen sich die Fachkräfte selbst? Mitsprache erhöht die Motivation und damit den Lernerfolg enorm.

Schritt 3: Budget realistisch kalkulieren

Die 30 Stunden sind Zeitbudget - aber Fortbildungen kosten auch Geld. Hier die Orientierungswerte:

Fortbildungsart	Kosten pro Tag	Typische Dauer
Tagesfortbildung (Präsenz)	80—250 €	6—8 Stunden
Mehrtägige Fortbildung	150—400 €/Tag	2—5 Tage
Online-Fortbildung	30—120 €	2—8 Stunden
Inhouse-Schulung (Referent:in)	500—1.500 € gesamt	3—8 Stunden
Fachkongress / Tagung	100—300 €	1—2 Tage

Rechenbeispiel: Eine Fachkraft mit 30 Stunden Budget könnte im Jahr besuchen:

• 1 zweitägige Präsenzfortbildung (16 Stunden, ca. 300—500 €)
• 2 Online-Kurzfortbildungen (je 4 Stunden, ca. 60—200 €)
• 6 Stunden für Teamfortbildung / Konzeptionstag

Das ergibt 30 Stunden - und Kosten von rund 400-800 € pro Fachkraft und Jahr. Bei einem Team von 10 Personen bist du bei 4.000-8.000 € Jahresbudget allein für Fortbildungen.

Kann Supervision auf die 30 Stunden angerechnet werden?

Eine der häufigsten Fragen in der Praxis. Die kurze Antwort: Es kommt darauf an.

Der Tarifvertrag spricht von “Vorbereitung und Qualifizierung”. Supervision kann unter den Begriff Qualifizierung fallen, wenn sie einen klaren fachlichen Bezug hat - etwa fallbezogene Supervision, die die pädagogische Arbeit reflektiert und weiterentwickelt.

Reine Team-Supervision im Sinne von Konfliktbearbeitung oder psychischer Entlastung wird in der Regel nicht als Qualifizierungszeit gewertet, sondern läuft über ein eigenes Budget. Die Abgrenzung ist in der Praxis oft unscharf, und viele Träger haben hierzu eigene Regelungen. Kläre das im Zweifel mit deinem Träger und, falls vorhanden, mit dem Personalrat.

Praxisberatung hingegen ist in § 72 Abs. 3 SGB VIII explizit neben Fortbildung genannt und muss vom Träger unabhängig sichergestellt werden - sie sollte also das Fortbildungsbudget nicht belasten.

Online vs. Präsenz: Vor- und Nachteile

Der Markt für Online-Fortbildungen im Kita-Bereich wächst rasant. Laut der Zukunftsstudie Kita-Management 2024 von Wolters Kluwer sehen 44 % der befragten Kita-Leitungen Digitalisierungspotenzial gerade bei der Fortbildungsplanung. Aber welches Format ist besser?

Präsenzfortbildungen

Vorteile:

• Austausch mit Kolleg:innen aus anderen Einrichtungen
• Praktische Übungen möglich (z. B. Rollenspiele für Elterngespräche)
• Höhere Verbindlichkeit und Fokus
• Netzwerken und Inspiration

Nachteile:

• Anfahrt und Abwesenheit (Dienstplanproblem)
• Höhere Kosten (Fahrt, ggf. Übernachtung)
• Terminabhängigkeit - wenn der Termin nicht passt, fällt es aus

Online-Fortbildungen

Vorteile:

• Flexibel einteilbar - auch in kleineren Zeitblöcken
• Keine Anfahrt, keine Vertretungsprobleme
• Oft günstiger
• Große Themenauswahl, jederzeit verfügbar

Nachteile:

• Weniger Austausch und Praxisbezug
• Selbstdisziplin nötig
• Nicht jedes Thema eignet sich (Kinderschutz lebt vom Diskurs)

Unsere Empfehlung: Ein Mix aus beiden Formaten ist ideal. Pflichtthemen wie Kinderschutz und Erste Hilfe gehören in Präsenzformate. Wissensthemen wie Sprachförderung, Dokumentation oder pädagogische Ansätze funktionieren online hervorragend. So holst du das Maximum aus den 30 Stunden heraus.

Träger überzeugen: So bekommst du das Budget

Was uns in der Praxis immer wieder auffällt: Viele Träger investieren mittlerweile bewusst in Fortbildung - nicht aus reiner Pflichterfüllung, sondern als Instrument der Mitarbeiterbindung. In Zeiten des Fachkräftemangels ist ein gutes Fortbildungsangebot ein echtes Argument, um Fachkräfte zu halten und neue zu gewinnen. Träger werden hier zunehmend großzügig.

Trotzdem musst du als Leitung oft überzeugend argumentieren. Hier sind deine besten Argumente:

1. Auf die Rechtslage verweisen

• § 72 Abs. 3 SGB VIII: Fortbildung ist gesetzliche Pflicht.
• TVöD SuE, § 3 Anlage zu § 56: 30 Stunden Qualifizierungszeit sind tariflich verankert.
• KiQuTG: Sprachliche Bildung und Fachkräftesicherung sind Pflichthandlungsfelder.

2. Den Return on Investment aufzeigen

• Fortgebildete Fachkräfte arbeiten qualitativ besser.
• Weniger Kündigungen = weniger Recruitingkosten (eine Neubesetzung kostet schnell 5.000—15.000 €) - und jede neue Kraft braucht eine solide Einarbeitung.
• Höhere Zufriedenheit = weniger Krankheitstage.

3. Einen konkreten Plan vorlegen

Träger sagen selten Nein zu einem durchdachten Fortbildungsplan. Wenn du mit einer Jahresübersicht kommst, die Pflichtthemen, Teambedarfe, Kosten und Zeitplanung zusammenfasst, zeigst du Professionalität - und machst es dem Träger leicht, Ja zu sagen.

4. Fördermittel recherchieren

Viele Bundesländer und der Bund fördern Fortbildungen im Kita-Bereich. Das KiQuTG stellt für 2025—2026 allein rund 4 Milliarden Euro bereit (insgesamt ca. 8 Milliarden Euro für 2023-2026). Prüfe, ob dein Bundesland Förderprogramme anbietet, die dein Träger nutzen kann.

Checkliste: Fortbildungsplanung fürs Kita-Jahr

Damit du den Überblick behältst, hier eine kompakte Checkliste:

• Pflichtthemen prüfen: Kinderschutz, Erste Hilfe, Hygiene - was steht an?
• Bestandsaufnahme: Wer hat wann zuletzt welche Fortbildung besucht?
• Teambedarfe erheben: Was braucht das Team, was wünscht es sich?
• Trägervorgaben klären: Gibt es Schwerpunktthemen oder Pflichtmodule?
• KiQuTG-Prioritäten berücksichtigen: Sprachförderung eingeplant?
• Budget kalkulieren: 30 Stunden pro Fachkraft in Fortbildungstage umrechnen.
• Mix festlegen: Präsenz und Online kombinieren.
• Termine früh buchen: Beliebte Fortbildungen sind schnell ausgebucht.
• Vertretung planen: Wer springt ein, wenn jemand auf Fortbildung ist?
• Dokumentieren: Teilnahmebescheinigungen sammeln, Stunden erfassen.

Fazit: Planung ist der Schlüssel

Die 30 Stunden Vorbereitungs- und Qualifizierungszeit sind ein echtes Geschenk - wenn du sie strategisch nutzt. Wer erst im Oktober merkt, dass noch 20 Stunden pro Fachkraft übrig sind, bucht hektisch irgendwas. Wer im Januar plant, investiert gezielt.

Mach Fortbildung nicht zum Lückenfüller, sondern zum festen Bestandteil deiner Jahresplanung. Dein Team wird es dir danken - mit besserer Arbeit, höherer Motivation und längerer Treue.

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Quellenangaben

1. TVöD BT-V (VKA), Anlage zu § 56, § 3 - Vorbereitungs- und Qualifizierungszeit für Beschäftigte im Erziehungsdienst: 30 Stunden pro Kalenderjahr (seit 1. Juli 2022, zuvor 19,5 Stunden). Haufe: Sozial- und Erziehungsdienst 12.5
2. § 72 Abs. 3 SGB VIII - “Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben Fortbildung und Praxisberatung der Mitarbeiter des Jugendamts und des Landesjugendamts sicherzustellen.” dejure.org: § 72 SGB VIII
3. KiTa-Qualitätsgesetz (KiQuTG) 2023-2026 - Pflichthandlungsfelder: Fachkräftegewinnung/-sicherung und Sprachliche Bildung (ab 1. Januar 2025). BMFSFJ: KiTa-Qualitätsgesetz
4. Zukunftsstudie Kita-Management 2024 (Wolters Kluwer) - 44 % der befragten Kita-Leitungen sehen Digitalisierungspotenzial bei der Fortbildungsplanung. Wolters Kluwer: Zukunftsstudie
5. GEW: FAQ zum SuE-Abschluss - gew.de: Fragen und Antworten
6. Kommunalforum: Arbeitszeit Erzieher TVöD - kommunalforum.de