Einarbeitungsplan Kita: die ersten 90 Tage

Die neue Kollegin kennt die Räume und die Namen. Ob sie auch weiß, wann sie Unterstützung holen soll, erkennst du daran noch nicht. Ein Einarbeitungsplan macht deshalb nicht nur sichtbar, welche Themen besprochen wurden. Er hält fest, welche Aufgabe bereits sicher übernommen werden kann und was noch Begleitung braucht.

Die folgende Vorlage kannst du direkt in eure Arbeitsunterlage übernehmen. Die Zeitfenster sind redaktionelle Empfehlungen. Sie ersetzen weder die Prüfung vor Tätigkeitsaufnahme noch vertragliche oder tarifliche Fristen.

Den größeren Rahmen für Führungsaufgaben, Zuständigkeiten und Teamsteuerung findest du im Komplett-Guide für Kita-Leitungen.

Die 90-Tage-Vorlage zum Übernehmen

Ergänze für jede Zeile eine zuständige Person, einen konkreten Termin und ein beobachtbares Ergebnis. Passe Umfang und Tempo an Qualifikation, Vorerfahrung, Arbeitszeit und Aufgabenbereich an.

Einrichtung: …
Neue Mitarbeiterin und vorgesehene Funktion: …
Arbeitsbeginn und vereinbarter Umfang: …
Verantwortliche Leitung: …
Mentorin und Vertretung: …
Stand der Planung: …

Zeitraum	Gemeinsam bearbeiten	Woran du Fortschritt erkennst
Vor Tätigkeitsaufnahme	Erforderliche Nachweise, zulässige Aufgaben, fällige Einweisungen und erreichbare Unterstützung klären	Der Einsatz ist geprüft; offene Voraussetzungen werden nicht durch „Mitlaufen“ ersetzt
Erste Woche	Tagesablauf, Schutz- und Notfallwege, Übergaben und zentrale Ansprechpersonen kennenlernen	Die neue Kollegin kann erklären, wann und bei wem sie Hilfe holt
Weitere Wochen des ersten Monats	Ausgewählte Aufgaben gemeinsam vorbereiten, durchführen und besprechen	Vereinbarte Tätigkeiten gelingen im vorgesehenen Umfang; Unsicherheiten werden benannt
Zweiter Monat	Verantwortung schrittweise erweitern und Zusammenarbeit reflektieren	Die Kollegin begründet ihr Vorgehen und erkennt die Grenzen ihrer Zuständigkeit
Dritter Monat	Aufgabenstand, Unterstützungsbedarf und weitere Entwicklung gemeinsam bilanzieren	Leitung und Kollegin haben ein nachvollziehbares Bild der Zusammenarbeit
Nach dem Planungszeitraum	Noch offene Lernaufgaben und Begleitung fortführen	Einarbeitung endet nicht nur deshalb, weil ein Datum erreicht ist

Zu jedem Arbeitsauftrag gehört eine kleine Dokumentationszeile:

Aufgabe: …
Voraussetzungen geprüft durch: …
Begleitung: …
Vereinbarter Umfang: …
Beobachtetes Ergebnis: …
Offene Frage und nächster Termin: …

Ein ausgefülltes Beispiel für eine Lernaufgabe, ausdrücklich keine Falldokumentation aus einer bestimmten Kita:

Aufgabe	Begleitung	Status und beobachtetes Ergebnis	Nächster Schritt
Unterstützungsweg bei einer unbekannten Abholsituation erklären	Mentorin geht den örtlichen Ablauf mit der Kollegin durch	Geprüft: Kollegin benennt zuständige Person und Vertretung; ein unklarer Kontakt wird berichtigt	Leitung bestätigt die aktualisierte Kontaktangabe am vereinbarten Termin

Du kannst die Vorlage direkt kopieren, mit euren Zuständigkeiten ergänzen und für jede neue Person neu verwenden. So bleiben Aufgaben, Begleitung und nächste Termine an einem Ort nachvollziehbar.

Vor dem ersten Tag: Voraussetzungen vom Lernplan trennen

Eine neue Mitarbeiterin soll nicht erst im Verlauf ihrer Einarbeitung erfahren, dass eine für ihren Einsatz erforderliche Voraussetzung ungeklärt ist. Lege deshalb eine eigene Prüfliste neben den Wochenplan.

Nutze für jede Voraussetzung und jeden Nachweis diese eigene Statuszeile. Die personenbezogenen Angaben bleiben in der vorgesehenen geschützten Ablage.

Prüfung oder Nachweis	Status: offen / geprüft / nicht einschlägig	Datum und geprüft durch	Nachweisort	Nächste Fälligkeit und Grundlage
…	…	…	…	…

Prüffeld	Was du mit dem Träger klärst
Qualifikation und Aufgaben	Welche Tätigkeit ist vorgesehen und welche Nachweise beziehungsweise Anerkennungen sind dafür erforderlich?
Führungszeugnisverfahren	Wer prüft die Vorlage, wer dokumentiert das Ergebnis und wann ist die nächste Prüfung vorgesehen?
Masernnachweis	Fällt die Person unter die Nachweispflicht und welcher zulässige Nachweisweg liegt vor?
Unterweisungen	Welche Inhalte müssen vor dem jeweiligen Einsatz vermittelt sein?
Unterstützung	Wer ist für Fragen erreichbar, auch bei Ausfall der Mentorin?
Daten und Zugänge	Welche Unterlagen und Systeme darf die Person für ihre Aufgaben nutzen?

§ 45 Abs. 3 Nr. 2 SGB VIII verlangt im Betriebserlaubnisverfahren den Nachweis, dass Vorlage und Prüfung aufgabenspezifischer Ausbildungsnachweise und von Führungszeugnissen sichergestellt sind. Der Träger muss Führungszeugnisse in regelmäßigen Abständen erneut anfordern und prüfen. Eine feste bundesweite Jahreszahl nennt diese Vorschrift dafür nicht.

Daneben ist § 72a SGB VIII zu beachten. Absatz 1 richtet sich an den öffentlichen Jugendhilfeträger; bei freien Trägern ist insbesondere der Vereinbarungsweg zu unterscheiden. Übertrage auch die begrenzten Speicherregeln des Absatzes 5 nicht pauschal auf jede Personalakte: Sie beziehen sich auf Einsichtnahmen nach den Absätzen 3 und 4.

Beim Masernschutz unterscheiden § 20 Abs. 8 und 9 IfSG den erfassten Personenkreis und die zulässigen Nachweise. Für die betroffenen, nach dem 31. Dezember 1970 geborenen Personen ist der Nachweis vor Tätigkeitsbeginn vorzulegen. Ein ärztlicher Nachweis einer Kontraindikation ist dabei ein eigener Weg. Prüfe die konkrete Konstellation nach dem geltenden Verfahren; der Einarbeitungsplan ist keine medizinische Bewertung.

Unterweisungen und Belehrungen haben eigene Zeitachsen

Die folgende Übersicht trennt die wichtigsten Rechtsgrundlagen. Sie ist keine Zusage, dass für jeden Arbeitsplatz damit bereits sämtliche Pflichten erfasst sind.

Thema	Auslöser	Wiederholung und Nachweis
Arbeitsschutz nach § 12 Abs. 1 ArbSchG	Einstellung, veränderter Aufgabenbereich oder neue Arbeitsmittel, jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit	An die Gefährdungsentwicklung angepasst, erforderlichenfalls wiederholt
Unterweisung nach § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1	Die geltende Vorschrift des zuständigen Unfallversicherungsträgers beachten	Mindestens jährlich und dokumentiert
Infektionsschutz nach § 34 Abs. 5a IfSG	Vor erstmaliger Tätigkeit mit Betreutenkontakt in der erfassten Gemeinschaftseinrichtung	Mindestens alle zwei Jahre; Protokoll beim Arbeitgeber drei Jahre aufbewahren
Lebensmittelbelehrung nach § 43 Abs. 1 und 4 IfSG	Nur bei den erfassten Lebensmitteltätigkeiten; Erstnachweis vor erstmaliger Tätigkeit	Arbeitgeber belehrt nach Tätigkeitsaufnahme und danach alle zwei Jahre; Teilnahme dokumentieren
Ersthelfer-Fortbildung nach § 26 Abs. 3 DGUV Vorschrift 1	Für die eingesetzten Ersthelfenden	In der Regel in Zeitabständen von zwei Jahren; Nachweise vorlegen lassen

Die Quellen stehen bei Arbeitsschutz-Unterweisung, Infektionsschutz in Gemeinschaftseinrichtungen, Lebensmittelbelehrung und DGUV Vorschrift 1. Bei der DGUV ist die vom zuständigen Unfallversicherungsträger erlassene Fassung maßgeblich.

Bei Lebensmitteltätigkeiten ist die Erstbescheinigung höchstens drei Monate alt; sie kann vom Gesundheitsamt oder einem beauftragten Arzt stammen. Das betrifft den erstmaligen Tätigkeitsbeginn im gesetzlichen Sinn. Aus einem Arbeitgeberwechsel folgt nicht automatisch, dass eine neue Erstbescheinigung erforderlich ist. Die anschließende Arbeitgeberbelehrung ist davon getrennt.

Auch die Ersthelferzahl ist keine allgemeine Vorgabe für jede einzelne Beschäftigte. § 26 Abs. 1 Nr. 1 DGUV Vorschrift 1 verlangt bei 2 bis 20 anwesenden Versicherten eine ersthelfende Person. Bei mehr als 20 nennt § 26 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. c für Kindertageseinrichtungen eine ersthelfende Person je Kindergruppe. Prüfe tatsächliche Anwesenheit, Vertretung und zuständige Vorschrift gemeinsam mit dem Träger.

„Besprochen“ und „unterschrieben“ sind ebenfalls nicht dasselbe. Einige Normen verlangen ein Protokoll oder eine Dokumentation. Daraus wird keine allgemeine gesetzliche Unterschriftspflicht für jede Einweisung. Halte die jeweils geforderte Nachweisform und zusätzliche Trägervorgaben ausdrücklich fest.

Die erste Woche: Orientierung praktisch überprüfen

Ein Rundgang zeigt Orte. Eine gemeinsam durchgespielte Situation zeigt, ob der Ablauf verstanden wurde.

Bitte die neue Kollegin zum Beispiel zu erklären, wie sie bei einer unklaren Abholsituation Unterstützung erhält, an wen sie eine kinderschutzrelevante Beobachtung weitergibt und wo die geltenden Notfallinformationen liegen. Nutze dabei die Verfahren eurer Einrichtung. Erfinde keine Ersatzregel für einen Fall, der im Trägerverfahren bereits beschrieben ist.

Plane außerdem verlässliche Übergaben. Was muss vor Gruppenbeginn bekannt sein? Welche Information gehört in ein geschütztes System? Wer übernimmt eine offene Frage? Die Gestaltung von Teamsitzungen kann diese Abstimmung unterstützen, ersetzt aber die direkte Begleitung beim Einstieg nicht.

Willkommensmappe für neue Kita-Mitarbeiter

Eine Willkommensmappe bündelt die Informationen, die sonst über Ordner, Chats und einzelne Köpfe verteilt sind. Nimm nur auf, was die neue Person für ihren Aufgabenbereich braucht, und benenne jeweils die aktuelle Fundstelle:

• Kontaktdaten von Leitung, Mentorin, Vertretung und Träger
• Dienstzeiten, Pausen-, Übergabe- und Vertretungsregeln
• Kurzfassungen oder Fundstellen von Konzeption, Schutzkonzept und Verhaltenskodex
• Notfallwege, Abholregelung, Allergie- und Medikamentenverfahren
• Schlüssel, Zugänge sowie Datenschutz- und Dokumentationsregeln
• Einarbeitungsplan mit Aufgaben, Gesprächsterminen und offenen Punkten

Halte an einer festen Stelle fest, welche Fassung gilt. Die Mappe unterstützt die Orientierung, ersetzt aber weder geschützte Personalunterlagen noch die persönliche Unterweisung.

Meine Priorisierung: Ich würde eine früh ausgesprochene Unsicherheit positiv aufnehmen und anschließend den Unterstützungsweg prüfen. „Ich weiß noch nicht, wie wir das hier machen“ ist eine brauchbare Arbeitsgrundlage. Daraus kann eine klare Lernaufgabe werden, bevor die Kollegin eine unbekannte Situation allein bewältigen muss.

Aufgaben im ersten Monat schrittweise übertragen

Eine Fachkraft, eine Ergänzungskraft und eine Quereinsteigerin können mit unterschiedlichen Voraussetzungen und Aufgabenbereichen starten. Wähle Aufgaben, die zum tatsächlichen Qualifikations- und Einarbeitungsstand passen. Vereinbare vorab, was die neue Kollegin übernimmt und wo die begleitende Person beteiligt bleibt. Welche Abschlüsse und Einsatzmöglichkeiten im jeweiligen Bundesland anerkannt sind, zeigt der Überblick zu den Qualifikationsregeln für Kita-Personal.

Ein möglicher Ablauf als redaktionelle Empfehlung:

1. Die Aufgabe und ihre fachlichen Grenzen gemeinsam vorbereiten.
2. Die Durchführung begleiten oder einen erreichbaren Unterstützungsweg festlegen.
3. Beobachtungen zeitnah besprechen.
4. Den nächsten Aufgabenstand konkret vereinbaren.

„Kann den Tagesablauf“ ist zu ungenau. Hilfreicher ist: „Kann den vereinbarten Übergang vorbereiten, Zuständigkeiten klären und bei einer Abweichung Unterstützung holen.“ So wird sichtbar, was bereits eigenständig möglich ist.

Für Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger können Aufgabenfreigabe und Nachqualifizierung besondere Bedeutung haben. Der Plan darf fehlende Anerkennung oder eine fachliche Einsatzgrenze nicht durch eine interne Unterschrift ersetzen.

Im zweiten Monat Zusammenarbeit und Grenzen reflektieren

Mit zunehmender Vertrautheit lohnt sich der Blick auf Situationen, die im ersten Rundgang nicht sichtbar werden: Absprachen zwischen Gruppen, unterschiedliche Erwartungen im Team oder der Umgang mit Rückmeldungen von Eltern.

Nutze diese Fragen:

• Welche Aufgabe gelingt im vereinbarten Rahmen?
• Wo passen Erwartung und tatsächliche Möglichkeiten noch nicht zusammen?
• Welche Information fehlt für eine sichere Entscheidung?
• Bei welcher Tätigkeit braucht es weitere Begleitung?
• Welche Unterstützung wurde vereinbart, aber noch nicht ermöglicht?

Prüfe dabei auch eure Organisation. Wenn die Mentorin fortlaufend anderweitig eingesetzt wird, ist fehlende Begleitung nicht allein ein Problem der neuen Kollegin. Dokumentiere, was tatsächlich angeboten wurde.

Plane die Teamintegration ebenso konkret wie fachliche Aufgaben. Stelle die neue Kollegin mit ihrer Rolle und ihren Zuständigkeiten vor, gib ihr in Teamsitzungen einen festen Raum für Rückfragen und kläre, an welchen Absprachen sie beteiligt ist. Gemeinsame Pausen oder ein Teamfrühstück können das Kennenlernen erleichtern. Informelle Nähe ersetzt jedoch keine klare Aufgaben- und Feedbackstruktur.

Mentorin und Leitung brauchen unterschiedliche Aufträge

Die Mentorin begleitet das Lernen im Alltag. Die Leitung klärt Aufgaben, Ressourcen und den weiteren Einsatz. Diese Aufgabenteilung ist ein redaktioneller Vorschlag und wird mit dem Träger an eure tatsächlichen Befugnisse angepasst.

Rolle	Vereinbarter Beitrag
Neue Mitarbeiterin	Fragen und Unterstützungsbedarf benennen, vereinbarte Lernaufgaben bearbeiten
Mentorin	Vorgehen erklären, Beobachtungen rückmelden, Unterstützung und Grenzen transparent machen
Leitung	Zeit und Zuständigkeiten vereinbaren, Einsatz prüfen, Entscheidungen und Entwicklungsgespräche führen
Träger beziehungsweise Personalstelle	Vertrags-, Qualifikations- und arbeitsrechtliche Fragen entscheiden oder klären lassen

Es gibt aus den hier verwendeten Quellen keine belegte allgemeine Mindestzahl an Berufsjahren für die Mentorin. Entscheidend für eure Auswahl sind passende Fachkenntnis, Fähigkeit zur Rückmeldung und tatsächlich verfügbare Zeit.

Vereinbare auch, welche Rückmeldung die Mentorin an die Leitung gibt. Eine Person sollte nicht erst im Bilanzgespräch erfahren, dass ein vertraulich gemeintes Lerngespräch als Personalbewertung weitergegeben wurde. Transparente Rollen ersetzen allerdings keine Prüfung des zulässigen Umgangs mit Beschäftigtendaten.

Feedback kurz, konkret und nachvollziehbar führen

Für ein Gespräch reichen wenige klare Fragen. Die folgende Struktur ist eine eigene Arbeitshilfe:

Was war vereinbart? …
Was wurde tatsächlich beobachtet? …
Wie schätzt die Kollegin die Situation ein? …
Welche Unterstützung fehlt? …
Was wird bis zum nächsten Termin erprobt? …
Woran erkennen wir den Fortschritt? …

Trenne Beobachtung und Bewertung. „Fragte vor der unbekannten Aufgabe nach“ beschreibt Verhalten. „Ist unselbstständig“ ist ein Urteil, das weder die Situation noch die Anforderung erkennen lässt.

Als organisatorische Empfehlung beschränken wir den Gesprächsvermerk auf die Aufgabe, konkrete Beobachtungen und die vereinbarte Unterstützung. Art. 29 und Art. 32 Abs. 4 DSGVO betreffen die weisungsgebundene Verarbeitung und die entsprechenden Sicherungsmaßnahmen des Verantwortlichen. Sie schreiben kein bestimmtes unterschriebenes Einarbeitungsformular vor.

Die Bilanz im dritten Monat ist kein rechtlicher Stichtag

Führe die Ergebnisse aus Lernaufgaben, Rückmeldungen und tatsächlichem Einsatz zusammen. Benenne erreichte Aufgabenstände, offene Fragen und weitere Unterstützung. Vermeide eine pauschale Bewertung des Charakters.

Rechtlich sind mehrere Fragen getrennt zu prüfen:

• § 622 Abs. 3 BGB sieht während einer vereinbarten Probezeit, längstens für sechs Monate, eine Kündigungsfrist von zwei Wochen vor. Tarifliche Abweichungen sind nach Absatz 4 möglich.
• § 1 Abs. 1 KSchG setzt voraus, dass das Arbeitsverhältnis ohne Unterbrechung länger als sechs Monate bestanden hat.
• Der betriebliche Geltungsbereich folgt gesondert aus § 23 Abs. 1 KSchG. Die Wartezeit allein bedeutet deshalb nicht, dass jede Person danach automatisch unter denselben Kündigungsschutz fällt.

Der Tag 90 entscheidet keine dieser Fragen. Wenn eine Fortsetzung der Zusammenarbeit fraglich ist, klärst du den konkreten Verlauf rechtzeitig mit dem Träger beziehungsweise der Personalstelle. Vertrag, Tarif, Kündigungszugang und weitere Schutzvorschriften lassen sich nicht durch den Kalender dieses Artikels ersetzen.

Was nach dem Einarbeitungsplan weiterläuft

Ein ausgefüllter Plan ist ein Zwischenstand. Übernimm offene Lernaufgaben in die weitere Personalentwicklung und prüfe, ob die vereinbarte Unterstützung fortgesetzt wird. Auch ein geglückter Einstieg beendet nicht die wiederkehrenden Nachweise und Unterweisungen.

Das Checklisten-Paket enthält ergänzende Arbeitsmaterialien für das Onboarding. Für den hier beschriebenen Einstieg kannst du zunächst die Inline-Vorlage nutzen: Aufgabe, Begleitung, Ergebnis und nächster Termin. Damit bleibt erkennbar, was tatsächlich geklärt ist und woran ihr weiterarbeitet.

Häufige Fragen zum Einarbeitungsplan

Sind 90 Tage Einarbeitung in der Kita vorgeschrieben?

Nein. Die 90 Tage sind hier ein redaktioneller Planungsrahmen. Gesetzliche Nachweise und Unterweisungen haben eigene Auslöser und Fristen, häufig bereits vor Aufnahme der jeweiligen Tätigkeit.

Was muss vor dem ersten Einsatz geklärt sein?

Prüfe mit dem Träger die erforderlichen Personalnachweise, den vorgesehenen Aufgabenbereich, Unterweisungen und den Zugang zu Unterstützung. Was für die konkrete Tätigkeit vorliegen muss, wird nicht auf eine spätere Einarbeitungswoche verschoben.

Muss jede Unterweisung unterschrieben werden?

Eine allgemeine Unterschriftspflicht für jede Unterweisung lässt sich aus den hier verwendeten Normen nicht ableiten. Protokoll- und Dokumentationspflichten unterscheiden sich nach Rechtsgrundlage. Zusätzliche Vorgaben des Trägers sind gesondert zu prüfen.

Ist Tag 90 der letzte Termin für eine Probezeitentscheidung?

Nein. Eine Bilanz an Tag 90 ist ein organisatorischer Zwischenstand. Vereinbarte Probezeit, anwendbare Kündigungsfrist, mögliche Tarifregeln und der Geltungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes müssen unabhängig davon geprüft werden.