Neue Kita-Leitung: Dein Plan für die ersten 100 Tage

Als neue Kita-Leitung klärst du zuerst Auftrag, Befugnisse sowie akute Betriebs- und Schutzfragen. In den ersten 100 Tagen lernst du die Einrichtung kennen, stimmst Prioritäten mit Team und Träger ab, erprobst eine überschaubare Verbesserung und prüfst ihre Wirkung.

Du übernimmst eine Kita, aber die Arbeit wartet nicht auf deine Einarbeitung. Das Team braucht Entscheidungen, Eltern möchten dich kennenlernen, und irgendwo liegt eine Liste mit offenen Aufgaben. Dein erster Schritt ist, akute Betriebs- und Schutzfragen zu klären. Für größere Veränderungen nimmst du dir Zeit, die Einrichtung zu verstehen.

Der folgende 100-Tage-Plan verbindet beides. Du bekommst konkrete Ergebnisse für jede Phase, Fragen für die Übergabe und eine Arbeitsvorlage zum Kopieren. Du kannst damit auch starten, wenn deine Vorgängerin oder dein Vorgänger nicht mehr da ist.

Dein 100-Tage-Plan mit konkreten Ergebnissen

Die Zeitfenster sind Planungsvorschläge in Kalendertagen ab deinem Amtsantritt, keine gesetzlichen Fristen. Passe sie an eure Einrichtung und deine verfügbare Leitungszeit an. Eine akute Gefährdung, eine nicht abgesicherte Betreuung oder eine fällige Meldung wartet nicht bis zur passenden Phase.

Zeitpunkt	Das klärst oder bearbeitest du	Dein konkretes Ergebnis
Vor dem Start	Auftrag, Befugnisse, Übergabestand und Unterstützung mit dem Träger	Benannte Ansprechpersonen, zugängliche Unterlagen und ein vereinbarter erster Austausch
Tag 1	Aktuelle Besetzung, Betreuung, akute Risiken und Schutz-/Meldewege	Du und deine Vertretung wissen, wer bei welchem Problem handelt und erreichbar ist
Tag 2-14	Bestehende Abläufe kennenlernen, Gespräche führen, offene Punkte erfassen	Ein Arbeitsstand: Was funktioniert, was fehlt, was ist bereits in Bearbeitung?
Tag 15-30	Beobachtungen mit Team und Träger abgleichen, Prioritäten entscheiden	Ein abgestimmter Auftrag mit Verantwortlichen, Terminen und benötigten Freigaben
Tag 31-60	Eine überschaubare Verbesserung gemeinsam erproben	Ein beschriebener Ablauf mit Zuständigkeit und vereinbartem Prüftermin
Tag 61-100	Wirkung prüfen, offene Entscheidungen nachhalten, nächste Schritte vereinbaren	Eine kurze Bilanz: beibehalten, anpassen, beenden oder weitergeben

Du brauchst dafür kein neues Planungssystem. Nutze die Ablage, mit der Team und Träger bereits arbeiten. Entscheidend ist, dass der aktuelle Stand auch dann auffindbar ist, wenn du gerade nicht im Büro sitzt.

Zum Mitnehmen gibt es die kostenlose Checkliste für deine ersten 100 Tage. Du erhältst sie nach E-Mail-Bestätigung als PDF. Den ausführlichen Arbeitsplan und das ausgefüllte Beispiel kannst du hier ohne Anmeldung nutzen.

Vor dem Start: Auftrag und Übergabe festhalten

Vereinbare mit dem Träger möglichst vor deinem ersten Tag, spätestens beim Antritt, ein Gespräch über deinen Auftrag. Ein Arbeitsvertrag allein beantwortet oft nicht, welche Entscheidung du selbst treffen kannst und wer dich unterstützt.

Diese Fragen kannst du direkt mitnehmen:

• Was soll erhalten bleiben, was soll sich verändern? Lass dir den Anlass eines Veränderungsauftrags erklären.
• Was entscheide ich selbst? Kläre insbesondere Personaleinsatz, Ausgaben, Elternkommunikation und Änderungen an Abläufen.
• Was braucht eine Freigabe? Halte die zuständige Person und den vereinbarten Weg fest.
• Welche Zeit steht für Leitung zur Verfügung? Besprich, wie diese Zeit im Dienstplan tatsächlich nutzbar wird.
• Wer übernimmt bei meiner Abwesenheit? Vereinbare den Informationszugang und die Aufgaben der Stellvertretung, zum Beispiel mit einer Stellenbeschreibung für die Stellvertretung.
• Welche offenen Vorgänge und Fristen übernehme ich? Dazu gehören auch bestehende Auflagen, Beschwerden und bereits eingeleitete Maßnahmen.

Die fachliche Grundlage dafür ist das Zusammenspiel von Leitung und Träger. Auch der WiFF-Wegweiser zur Leitung von Kindertageseinrichtungen betrachtet Führung und Management gemeinsam mit dem Träger. Unser Zeitplan ist eine praktische Planungshilfe, kein wissenschaftlich geprüftes 100-Tage-Programm. (Deutsches Jugendinstitut / WiFF: Leitung von Kindertageseinrichtungen, Wegweiser Weiterbildung 10)

Übergabecheck: Zeigen lassen, nicht nur abhaken

Bitte um die aktuellen Unterlagen und lass dir erklären, wie damit gearbeitet wird. „Ist vorhanden“ sagt noch nicht, ob die geltende Fassung auffindbar ist oder ein offener Punkt bereits bearbeitet wird.

Bereich	Deine konkrete Frage bei der Übergabe
Betriebserlaubnis und Auflagen	Wo liegt die aktuelle Fassung, welche Nebenbestimmungen gelten und welche Rückmeldungen sind noch offen?
Personal und Betreuung	Wer ist heute tatsächlich da, welche Aufgaben sind zugeteilt und wie wird bei Ausfällen entschieden?
Schutz- und Beschwerdewege	Welcher Ablauf gilt im konkreten Fall, wer unterstützt und wie erreiche ich diese Person?
Konzeption und Qualität	Welche Fassung gilt, woran arbeitet das Team gerade und welche Vereinbarungen bestehen mit dem Träger?
Hygiene und Arbeitsschutz	Wo liegen Hygieneplan, Gefährdungsbeurteilung und offene Maßnahmen? Wer bearbeitet sie?
Fristen, Ablage und Zugänge	Was wird als Nächstes fällig, wo liegt der Vorgang und welche Zugriffsrechte brauche ich?

Diese Übersicht ist eine Übergabehilfe, keine vollständige Liste aller rechtlichen Anforderungen. Der Träger legt für die Betriebserlaubnis eine Konzeption vor, die auch Qualitätsentwicklung und -sicherung behandelt (§ 45 Abs. 3 Nr. 1 SGB VIII). Kitas gehören zu den Gemeinschaftseinrichtungen, für die Hygienepläne vorgeschrieben sind (§ 36 Abs. 1 Nr. 1 in Verbindung mit § 33 Nr. 1 IfSG). Die Gefährdungsbeurteilung ist eine Pflicht des Arbeitgebers (§ 5 Abs. 1 ArbSchG). Deine konkreten Aufgaben dabei müssen geklärt sein. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VIII § 45: Erlaubnis für den Betrieb einer Einrichtung) (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: IfSG § 36: Infektionsschutz bei bestimmten Einrichtungen) (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: IfSG § 33: Gemeinschaftseinrichtungen) (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: ArbSchG § 5: Beurteilung der Arbeitsbedingungen)

Fehlt eine Übergabe: Bitte den Träger um einen gemeinsamen Bestandsstand mit Stellvertretung oder Fachberatung. Kennzeichne „noch ungeklärt“ ausdrücklich. Ein leeres Feld ist kein Nachweis, dass alles in Ordnung ist.

Tag 1: Betrieb und Schutzwege klären

Beginne mit den Informationen, die für den laufenden Tag gebraucht werden: anwesende Kinder, tatsächliche Besetzung, Zuständigkeiten in den Bereichen und bekannte Besonderheiten, auf die das zuständige Team reagieren muss. Lass dir Notfallkontakte und die vorgesehenen Abläufe zeigen.

Bei einer akuten Gefahr oder nicht abgesicherter Betreuung handelst du sofort nach den geltenden Verfahren und beziehst die zuständigen Stellen ein. Eine interne Abstimmung darf notwendige Schutzmaßnahmen nicht verzögern. Bei Unsicherheit über Besetzung oder Betrieb klärst du das unmittelbar mit Träger und zuständiger Aufsicht. Eine allgemeine Zahl aus einem Blog ersetzt eure Landesvorgaben und Betriebserlaubnis nicht.

Für die Einarbeitung sind diese Schutzwege besonders wichtig:

• Schutz in der Einrichtung: Das Konzept zum Schutz vor Gewalt, Beteiligung und interne wie externe Beschwerdemöglichkeiten gehören zu den Voraussetzungen der Betriebserlaubnis (§ 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 SGB VIII). Lass dir zeigen, wie das Team diese Verfahren anwendet. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VIII § 45: Erlaubnis für den Betrieb einer Einrichtung)
• Schutzauftrag im Einzelfall: Bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Kindeswohlgefährdung gelten die für eure Einrichtung vereinbarten Verfahren nach § 8a Abs. 4 SGB VIII. Dazu gehört die beratende Hinzuziehung einer insoweit erfahrenen Fachkraft. Kläre, wie sie erreicht wird. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VIII § 8a: Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung)
• Meldung an die Betriebserlaubnisbehörde: Ereignisse oder Entwicklungen, die geeignet sind, das Wohl der Kinder zu beeinträchtigen, hat der Träger unverzüglich anzuzeigen (§ 47 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB VIII). Kläre die interne Weitergabe, die zuständige meldende Person und deren Vertretung. Dieses Verfahren ersetzt den Schutzauftrag im Einzelfall nicht. Beide Wege können nötig sein. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VIII § 47: Melde- und Dokumentationspflichten)

Kläre außerdem mit dem Träger, dass dein Leitungswechsel gemeldet wird: Änderungen der Leitungsangaben unterliegen der unverzüglichen Meldepflicht nach § 47 Abs. 1 Satz 2 SGB VIII. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VIII § 47: Melde- und Dokumentationspflichten)

Für die Vorbereitung auf Ausfälle hilft dir unser vertiefender Beitrag zum Notfallplan bei Personalausfall. Er gehört zur Betriebsorganisation, nicht auf eine Warteliste für spätere Verbesserungen.

Bis Tag 30: Zuhören und einen gemeinsamen Arbeitsstand schaffen

Wenn die unmittelbaren Fragen geklärt sind, lerne den Alltag kennen. Schau dir Übergaben, Bring- und Abholsituationen, Pausenorganisation und Besprechungen an. Frage nach dem Grund für einen Ablauf, bevor du seine Form bewertest.

Plane Gespräche mit den Teammitgliedern so, dass auch Teilzeitkräfte und unterschiedliche Arbeitsbereiche vorkommen. Diese Fragen geben den Gesprächen einen gemeinsamen Rahmen:

1. Was funktioniert hier gut und soll erhalten bleiben?
2. Wo fehlt dir im Alltag eine klare Absprache?
3. Bei welcher Aufgabe weißt du nicht, wer entscheidet?
4. Was sollte ich kennen, bevor ich etwas verändere?
5. Welche kleine Verbesserung würde eure Arbeit erleichtern?

Versprich dabei keine Lösung, deren Aufwand und Zuständigkeit du noch nicht kennst. Sag lieber:

„Ich halte den Punkt fest und kläre, wer darüber entscheiden kann. Beim nächsten vereinbarten Austausch sage ich euch, wie es weitergeht.“

Stell dich auch den Eltern vor. Teile mit, wie sie dich erreichen, wer bei Abwesenheit zuständig ist und welche bestehenden Kommunikationswege weitergelten. Was in einen Steckbrief-Aushang für Eltern gehört und was nicht, zeigt unser Beitrag für neue Fachkräfte und Leitungen. Für den Einstieg genügt eine klare, abgestimmte Vorstellung; ein umfassendes Veränderungsprogramm brauchst du dafür nicht.

Beobachtungen zurückgeben, statt allein eine Diagnose zu stellen

Besprich bis zum ersten Bilanztermin mit Team und Träger, welche Punkte sich wiederholen. Trenne dabei:

• Dringend klären: Risiken, fällige Vorgänge und ungeklärte Verantwortung.
• Gemeinsam bearbeiten: Wiederkehrende Schwierigkeiten ohne akuten Handlungsdruck.
• Vorerst erhalten: Funktionierende Abläufe und Wünsche, für die noch kein Auftrag besteht.

Aus der Arbeit in leitenden Positionen: Ich würde bei einer Übergabe zuerst nach einem offenen Vorgang fragen: Wo liegt er, wer entscheidet, wer übernimmt bei Abwesenheit? An einem konkreten Beispiel wird schneller sichtbar, ob eine Absprache im Alltag trägt, als an der Frage „Ist die Übergabe vollständig?“.

Halte deine Absprachen mit der Stellvertretung ausdrücklich fest. Der Beitrag zu Aufgaben und Befugnissen der stellvertretenden Kita-Leitung hilft euch, die Rollen zu unterscheiden.

Tag 31 bis 60: Eine Verbesserung erproben

Wähle mit dem Team einen Vorgang aus, der oft vorkommt und den ihr mit vorhandener Zeit bearbeiten könnt. Das kann die Weitergabe von Dienstplanänderungen sein, die Ablage von Beschlüssen oder der Ablauf einer Besprechung.

Beginne mit einer konkreten Beobachtung: „Die Stellvertretung konnte die letzte Änderung nicht finden“ ist bearbeitbar. „Unsere Kommunikation ist schlecht“ bleibt unklar.

Arbeitsvorlage für offene Punkte und nächste Schritte

Kopiere die Felder in euren vorhandenen Arbeitsstand. Das ausgefüllte Beispiel ist eine erfundene Arbeitssituation zur Veranschaulichung.

Feld	Beispiel
Beobachtung und Fundstelle	Eine Dienstplanänderung wurde mündlich weitergegeben; die Stellvertretung fand sie nicht in der vorgesehenen Ablage.
Dringlichkeit	Den aktuellen Stand sofort abgleichen; den wiederkehrenden Informationsweg anschließend verbessern.
Nächster Schritt	Leitung und Stellvertretung vereinbaren einen verbindlichen Ablageort und den Weg für Änderungsinformationen.
Verantwortlich	Leitung beschreibt den Ablauf; Stellvertretung prüft, ob sie die Informationen bei Abwesenheit der Leitung erreicht.
Entscheidung/Freigabe	Mit dem Träger klären, ob der vorhandene Kanal dafür vorgesehen ist. Keine neue Anwendung einführen.
Termin	Start und Rückblick gemeinsam im Kalender festlegen, beispielsweise nach zwei Wochen Erprobung.
Rückmeldung/Status	Beim Rückblick konkrete Änderungen durchgehen: Waren sie auffindbar? Was blieb offen? Ablauf beibehalten oder anpassen.

In diese allgemeine Liste gehören organisatorische Aufgaben. Vertrauliche Angaben zu Kindern, Familien oder Beschäftigten bleiben in der dafür vorgesehenen, zugriffsbeschränkten Dokumentation. Im Plan genügt ein Hinweis auf die zuständige Person und den geschützten Vorgang.

Für einen Besprechungsablauf kannst du die Agenda und Methoden für Teamsitzungen nutzen. Die nützliche Änderung ist nicht das neue Formular selbst, sondern eine Vereinbarung, die im Alltag verstanden und angewendet wird.

Tag 61 bis 100: Prüfen, was im Alltag trägt

Nimm den vereinbarten Arbeitsstand wieder zur Hand. Frage beim Team nach einem konkreten Beispiel aus der Erprobung und gleiche es mit deinem Ziel ab. Hat der neue Ablauf geholfen? Hat er zusätzliche Arbeit erzeugt? Braucht jemand eine andere Form der Information?

Bereite für das Trägergespräch eine kurze Bilanz vor:

• Erledigt: Was ist geklärt, und wo liegt das Ergebnis?
• Erprobt: Welche Veränderung wurde ausprobiert, mit welcher Rückmeldung?
• Offen: Welche Entscheidung oder Unterstützung fehlt noch?
• Nächster Auftrag: Was wird weiterbearbeitet, von wem und bis wann?
• Rahmenbedingungen: Reicht die vereinbarte Leitungszeit für den tatsächlichen Auftrag?

Ein offener Punkt verschwindet nicht dadurch, dass Tag 100 erreicht ist. Dokumentiere, ob du selbst weiterarbeiten kannst oder eine Entscheidung des Trägers brauchst.

Deine Bilanz darf auch lauten: Ein bestehender Ablauf bleibt erhalten, weil er funktioniert. Du musst deinen Antritt nicht durch möglichst viele Veränderungen beweisen.

Wenn die Übergabe fehlt oder der Plan nicht aufgeht

Du springst ständig in der Gruppe ein

Halte fest, welche Leitungsaufgabe dadurch liegen bleibt und welche Folge das hat. Bitte den Träger um eine Prioritätsentscheidung und konkret benötigte Unterstützung. Plane die ausgefallene Leitungsarbeit nicht selbstverständlich in deine Freizeit.

Eine mögliche Formulierung:

„Durch den Vertretungseinsatz bleibt dieser Vorgang offen. Dafür steht dieser Termin an. Ich brauche eine Entscheidung, welche Aufgabe verschoben oder anderweitig übernommen wird.“

Der Träger erwartet sofort größere Veränderungen

Kläre, was am Auftrag dringend ist und welche Entscheidungen schon feststehen. Ein akuter Schutzbedarf verlangt unmittelbares Handeln. Eine neue Konzeption oder umfassende Umorganisation braucht dagegen Beteiligung, Ressourcen und klare Zuständigkeiten. Bitte um einen ausdrücklich abgegrenzten Auftrag statt um eine offene Erwartung, „alles neu aufzustellen“. Wie ihr solche Veränderungen gemeinsam gestaltet, beschreibt der Guide zur Organisationsentwicklung.

Du kennst die Aufgaben, aber die Einrichtung ist neu

Nutze deine Erfahrung, ohne Abläufe aus der vorherigen Kita ungeprüft zu übertragen. Lass dir die örtlichen Bedingungen erklären. Auch als erfahrene Leitung brauchst du Zugang zu den geltenden Unterlagen, den zuständigen Personen und der Geschichte offener Entscheidungen.

Für den größeren Rollenüberblick findest du im Wissen-Bereich zur Kita-Leitung weitere Orientierung. Wenn du ergänzende Arbeitsmaterialien für deinen Einstieg suchst, kannst du das Erste-100-Tage-Bundle prüfen. Alle Einstiegshilfen vom Arbeitsplan bis zu vertiefenden Artikeln bündelt die Seite Neu als Kita-Leitung.

Für deinen nächsten Arbeitstag: Nimm eine offene Frage aus der Übergabe und trage den nächsten Schritt, die zuständige Person und einen Termin ein. Damit beginnt ein Plan, mit dem auch andere weiterarbeiten können.