Rechner-Toolbox

Die Rechner-Toolbox ist kein Online-Abo und keine Kita-Software. Du kaufst einmalig eine ZIP-Datei mit 9 lokalen Rechner-Vorlagen als XLSX und ODS, einer Mustermail als DOCX und ODT sowie einer PDF-Anleitung. Geeignet ist das Paket für Leitungen, die wiederkehrende Zahlen an Träger, Team oder Stellvertretung weitergeben müssen: Personalbedarf, TVöD SuE, Überstunden, Urlaub, Fortbildung, Budget, Leitungszeit und Essensmengen.

Du bekommst 9 fertige Excel-Vorlagen (.xlsx, zusätzlich als .ods), eine Mustermail als DOCX/ODT und eine PDF-Anleitung. Datenstand der hinterlegten Personalschlüssel: März 2026; prüfe vor Entscheidungen zusätzlich dein aktuelles Landesrecht, den Betriebserlaubnisbescheid und Vorgaben deines Trägers. Jede Vorlage löst eine Rechenaufgabe, die im Alltag sonst Zeit und Sicherheit kostet:

• Personalschlüssel-Rechner für alle 16 Bundesländer: Bundesland wählen, Kinderzahlen eintragen, fertig - statt 20 bis 30 Minuten Verordnungs-Recherche pro Frage. Eine Soll/Ist-Ampel zeigt sofort grün, gelb oder rot, sodass du belastbare Belegzahlen fürs Trägergespräch parat hast. Die Ist-Schlüssel klaffen je Bundesland weit auseinander, von rund 1:2,9 in der Krippe (Baden-Württemberg) bis 1:5,7 (Mecklenburg-Vorpommern) - der Rechner hat die Werte aller Länder hinterlegt. Datenstand: März 2026; Landesrecht und Betriebserlaubnis bitte vor Entscheidungen prüfen.
• TVöD-SuE-Gehaltsrechner: Brutto nach Entgeltgruppe, Stufe und Zulagen (Schicht, SuE-Zulage), mit Stufenvergleich und beiden Tabellenjahren 2025 und 2026. So klärst du die Eingruppierung nach Tätigkeit und Einrichtungsgröße, zum Beispiel Erzieher:innen- und Leitungsgruppen der S-Tabelle, ohne jedes Mal die Tabelle neu zu interpolieren.
• Überstundenrechner und Urlaubsplaner: kumulierte Salden und Abwesenheiten für bis zu 25 Mitarbeitende, statt handschriftlicher Listen, die niemand sonst lesen kann.
• Fortbildungsstunden-Tracker: Soll/Ist pro Fachkraft, mit der TVöD-SuE-Qualifizierungszeit von 5 Tagen pro Jahr (§ 5 Abs. 3 TVöD-V SuE) bereits hinterlegt.
• Budget-Tracker, Kontingent- und Essensmengenrechner: für die Zahlen, die ständig gebraucht werden, aber selten sauber an einem Ort liegen.
• Leitungsstunden-Rechner BayKiBiG (Bayern): Personalbedarf nach AVBayKiBiG § 17 über gewichtete Buchungszeiten, inklusive Inklusionsfaktor 4,5 und Leitungszeit mit Differenz-Ampel.

Alle Eingabefelder sind frei editierbar, der Blattschutz lässt sich ohne Passwort aufheben. Kein Vendor-Lock-in, kein Datenschutzproblem gegenüber dem Träger - die Dateien bleiben auf deinem Rechner.

Online-Personalschlüssel-Rechner der Landesjugendämter gibt es kostenlos, aber jeder deckt nur ein Bundesland ab, lässt sich nicht herunterladen und hat weder Ampelsystem noch Teamüberblick - vom TVöD-Gehalt oder Budget ganz zu schweigen. Selbstgebaute Excel-Tabellen sind nicht bundeslandspezifisch und an niemanden delegierbar. Kita-Software-Pakete decken vieles ab, kosten aber als Abo oft mehrere Hundert Euro im Jahr.

Hier zahlst du einmal 59 Euro für 9 Rechner. Einzeln kostet jeder Rechner 14,90 Euro - schon ab dem vierten bist du mit dem Komplettpaket günstiger, und du musst nie wieder zwischen Online-Tools wechseln. 59 Euro liegt zudem nah an vielen Träger-Freigabegrenzen, sodass du die Toolbox oft eigenständig über die Porto-Kasse beschaffen kannst.

Wenn euer Träger bereits eine verbindliche Verwaltungssoftware vorgibt, ersetze sie nicht durch die Toolbox. Nutze die Dateien dann nur dort, wo du lokal vorbereiten, prüfen oder eine Zahl für ein Gespräch herleiten musst. Für die Entscheidung zwischen Online-Tool, eigener Tabelle und Toolbox gibt es den Vergleich Kita-Rechner oder Excel selbst bauen?.

Fragt der Träger nach Belegzahlen, öffnest du den Personalschlüssel-Rechner, liest die Ampel ab und hast deine Zahl in Sekunden. Fragt eine Kollegin nach ihrer Eingruppierung, zeigst du ihr den Stufenvergleich. Der Überstundensaldo steht aktuell in einer Vorlage, die auch deine Stellvertretung versteht. Statt im Kopf zu überschlagen und zu hoffen, lieferst du Zahlen, auf die du dich verlassen kannst - und gibst die Zeit, die du sonst mit Suchen verbringst, an die Arbeit zurück, für die du eigentlich Leitung geworden bist.

Bertelsmann Ländermonitor (Stichtag 01.03.2024), Statistisches Bundesamt (Destatis) 2025. Stand der eingebetteten Daten: März 2026.

Excel ist eine Marke der Microsoft-Unternehmensgruppe. Kita Zentrale steht in keiner Verbindung zu Microsoft.