Dienstplan- & Überstundenrechner

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Trage die Dienstzeiten deines Teams für die Woche ein - der Rechner ermittelt die Arbeitszeit pro Tag, den Überstunden-Saldo gegen die Vertragsstunden und prüft automatisch Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit nach dem Arbeitszeitgesetz.

Wochentage

Name / Kürzel

Wochenstunden

TagVonBisPauseStd.

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Trage für mindestens einen Mitarbeiter Dienstzeiten ein.

Überstunden in der Kita richtig erfassen

Überstunden entstehen, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit übersteigt. Für eine korrekte Erfassung zählt nur die reine Arbeitszeit - die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen werden abgezogen. Genau so rechnet dieses Tool:

1 Anwesenheit pro Tag: Dienstende minus Dienstbeginn.
2 Arbeitszeit pro Tag: Anwesenheit minus eingetragene Pause.
3 Wochen-Ist: Summe der Arbeitszeit aller Tage.
4 Saldo: Wochen-Ist minus vertragliche Wochenstunden = Über- bzw. Minusstunden.

Mehr zum Thema: Wie du darüber hinaus einen fairen Dienstplan Schritt für Schritt erstellst - mit Schichtmodellen, Wünschen, Teilzeit-Fairness und TVöD-Überstundenabbau - liest du in unserer ausführlichen Anleitung.

Arbeitszeitgesetz: die wichtigsten Grenzen

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt für alle pädagogischen Fachkräfte. Diese drei Regeln prüft der Rechner automatisch und markiert Tage, an denen sie nicht eingehalten sind. Gerade beim kurzfristigen Einspringen setzen diese Grenzen die Rahmenbedingungen - wie du Ausfälle auffängst, ohne sie zu reißen, zeigen unsere 5 Strategien für den Dienstplan bei Personalausfall.

Regel	Vorgabe	Quelle
Ruhepause	über 6 Std.: mind. 30 Min. · über 9 Std.: mind. 45 Min.	§ 4 ArbZG
Höchstarbeitszeit	8 Std./Tag, im Ausgleich bis 10 Std.	§ 3 ArbZG
Ruhezeit	mind. 11 Std. ununterbrochen zwischen zwei Schichten	§ 5 ArbZG

Quelle: Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in der jeweils geltenden Fassung, §§ 3-5, abrufbar unter gesetze-im-internet.de. Tarifverträge (TVöD-SuE, AVR) und Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen können ergänzende Regelungen zu Arbeitszeitkonten, Zuschlägen und Pausen enthalten.

Dienstplan-Toolkit

Vom Wochenrechner zum vollständigen Dienstplan-System

Wenn du mehr als die Wochenübersicht brauchst: Die XLSX-Vorlage rechnet 4-Wochen-Rotation, führt ein laufendes Überstunden-Konto pro Mitarbeiter und enthält einen ArbZG-Spickzettel für alle Bundesländer - fertig zum Ausfüllen, kein Excel-Bau nötig.

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Häufige Fragen zum Dienstplan- & Überstundenrechner

Wie berechnet der Rechner die Überstunden?

Der Rechner summiert für jeden Mitarbeiter die tatsächliche Arbeitszeit aller Tage (Anwesenheit von Beginn bis Ende, abzüglich der eingetragenen Pause) und zieht davon die vertraglichen Wochenstunden ab. Ein positiver Saldo sind Überstunden, ein negativer Saldo Minusstunden. Beispiel: Mo-Fr 8:00-16:30 mit 30 Min. Pause ergibt 8,0 Std./Tag, also 40,0 Std./Woche - bei einem 39-Stunden-Vertrag eine Überstunde.

Welche Pausen schreibt das Arbeitszeitgesetz vor?

Nach § 4 ArbZG ist bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis zu 9 Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Maßgeblich ist die tatsächliche Arbeitszeit, also die Anwesenheit abzüglich der Pause. Der Rechner markiert jeden Tag, an dem die eingetragene Pause zu kurz ist.

Wie lang darf ein Arbeitstag höchstens sein?

Die werktägliche Arbeitszeit beträgt grundsätzlich höchstens 8 Stunden (§ 3 ArbZG). Sie kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden nicht überschritten werden. Der Rechner weist auf jeden Tag über 10 Stunden Arbeitszeit hin.

Was bedeutet die 11-Stunden-Ruhezeit?

Nach § 5 ArbZG muss zwischen dem Ende einer Schicht und dem Beginn der nächsten eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen. Wer also abends spät arbeitet, darf am nächsten Morgen nicht zu früh wieder beginnen. Der Rechner prüft die Ruhezeit zwischen aufeinanderfolgenden Diensttagen.

Zählt die Verfügungszeit als Arbeitszeit?

Ja. Mittelbare pädagogische Arbeitszeit (Vor- und Nachbereitung, Elterngespräche, Doku, Teamzeit) ist Arbeitszeit. Trage sie als Dienstzeit mit ein, wenn sie zur Anwesenheit gehört, oder berücksichtige sie über die vertraglichen Wochenstunden. Wie hoch der Verfügungszeit-Anteil sein sollte, hängt von Landesrecht und Träger ab - das berechnet der Personalschlüssel-Rechner.

Werden meine Eingaben gespeichert?

Nein. Die gesamte Berechnung läuft ausschließlich in deinem Browser. Es werden keine Namen, Dienstzeiten oder Ergebnisse an einen Server übertragen, gespeichert oder getrackt - DSGVO-konform und ohne Anmeldung.

Gilt der Rechner auch für TVöD und Teilzeit?

Ja. Die vertraglichen Wochenstunden trägst du frei ein - für eine TVöD-Vollzeitkraft (39 Std.), für Teilzeit (z.B. 19,5 Std.) oder jede andere Vereinbarung. Beachte, dass Tarifverträge (TVöD, AVR) und Betriebsvereinbarungen abweichende oder zusätzliche Regelungen zu Pausen, Arbeitszeitkonten und Zuschlägen enthalten können.

Checkliste: Kitajahr-Start

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