Rechnung & Umsatzsteuer
Die Kita Zentrale hat ihren Sitz in der EU. Deine Rechnung ist damit eine ganz normale EU-Rechnung: Du kannst sie wie jede andere Rechnung prüfen, buchen und per Überweisung bezahlen. Auf dieser Seite findest du alles, was deine Buchhaltung, Kämmerei oder Steuerberatung dazu wissen möchte - kompakt und verständlich.
Das Wichtigste in Kürze
Rechnungen zwischen EU-Ländern sind alltäglicher Geschäftsverkehr im EU-Binnenmarkt.
Unsere USt-IdNr. ist eine reguläre EU-USt-IdNr. Du kannst sie jederzeit offiziell im VIES-System der EU-Kommission prüfen.
Beide Wege sind korrekt und in der EU üblich. Welcher passt, hängt nur davon ab, ob dein Träger eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verwendet.
Nennt uns dein Träger seine USt-IdNr. (z. B. DE123456789), stellen wir die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus - mit dem Hinweis "Reverse Charge" bzw. "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Das ist der Standardweg für Einrichtungen mit USt-IdNr. und die Variante, die Steuerberatungen meist bevorzugen.
Die USt-IdNr. gehört zum Rechnungsempfänger, der auf der Rechnung steht - deine Trägerverwaltung oder Buchhaltung hat sie parat.
Verwendet dein Träger keine USt-IdNr., weisen wir auf der Rechnung 19 % zypriotische Umsatzsteuer aus - denselben Satz, den du von deutschen Rechnungen kennst. Du musst dafür nichts weiter tun: Rechnung einreichen, überweisen, fertig.
Ob die ausgewiesene Umsatzsteuer intern geltend gemacht wird, entscheidet eure Buchhaltung - für Buchung und Bezahlung der Rechnung spielt das keine Rolle.
Zum Weiterleiten
Du möchtest die Rechnungsfrage einfach abgeben? Leite diesen Text weiter - er beantwortet die üblichen Rückfragen in einer einzigen E-Mail.
Hallo, zu unserer Bestellung bei Kita Zentrale (kitazentrale.de) kurz die Eckdaten für die Rechnung: Kita Zentrale ist ein EU-Anbieter mit Sitz in Zypern. Die Rechnung ist eine reguläre EU-Rechnung mit USt-IdNr. (offiziell prüfbar über das VIES-System der EU-Kommission). Für die Rechnungsstellung gibt es zwei übliche Wege: 1. Mit USt-IdNr.: Wenn unser Träger für EU-Rechnungen eine gültige USt-IdNr. verwendet, stellt der Anbieter die Rechnung ohne Umsatzsteuer mit Reverse-Charge-Hinweis aus (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers). 2. Ohne USt-IdNr.: Dann weist die Rechnung 19 % zypriotische Umsatzsteuer aus - derselbe Satz wie in Deutschland. Die Rechnung kann in beiden Fällen normal geprüft, gebucht und per Überweisung bezahlt werden. Kurze Rückmeldung genügt: Soll für diese Bestellung eine USt-IdNr. verwendet werden? Falls ja, bitte zusammen mit dem genauen Rechnungsempfänger, der Rechnungsanschrift und ggf. Bestell- oder Kostenstellennummer. Alle Details erklärt der Anbieter hier: https://kitazentrale.de/umsatzsteuer-reverse-charge/
Kurz gesagt: Beide Rechnungswege funktionieren für alle Trägerformen. Der einzige Unterschied ist, wer bei euch die Frage nach der USt-IdNr. beantwortet.
Gemeinden, Städte und Landkreise erhalten regelmäßig Rechnungen aus dem EU-Ausland - viele Kommunen haben dafür eine eigene USt-IdNr. (die Landeshauptstadt München und die Stadt Köln führen ihre zum Beispiel im Impressum). Ob deine Gemeinde für diese Bestellung eine USt-IdNr. verwendet, weiß die Kämmerei oder Steuerstelle.
Mit USt-IdNr. stellen wir die Rechnung mit Reverse-Charge-Vermerk aus, ohne USt-IdNr. mit 19 % Umsatzsteuer - beides ist für eine Körperschaft des öffentlichen Rechts ein ganz normaler Vorgang.
Ob Kirchengemeinde, Kirchenkreis, Bistum, e.V., gGmbH oder zentrale Trägerverwaltung: Wichtig ist nur, wer als Rechnungsempfänger auf der Rechnung steht. Deine Trägerverwaltung sagt dir in einer kurzen Rückfrage, ob eine USt-IdNr. verwendet werden soll und welche Rechnungsanschrift auf die Rechnung gehört.
Falls eine USt-IdNr. verwendet wird: am besten die des Rechtsträgers, der auch auf der Rechnung steht - dann passt alles auf Anhieb zusammen.
Für e.V., gGmbH, GmbH, Elterninitiativen und private Träger gilt dasselbe wie für alle anderen: Die Rechnung geht ganz normal in eure Rechnungsprüfung oder Ablage. Gemeinnützigkeit oder steuerfreie Kita-Leistungen ändern daran nichts.
Hat eure Organisation eine USt-IdNr. und möchte sie verwenden? Dann gib sie einfach bei der Bestellung an - wir stellen die Rechnung direkt mit Reverse-Charge-Hinweis aus.
Weil Kita Zentrale seinen Sitz in Zypern hat, einem EU-Mitgliedstaat. "CY" ist das Länderkürzel, so wie "DE" für Deutschland. Es handelt sich um eine reguläre EU-USt-IdNr., die du im VIES-System der EU-Kommission prüfen kannst. Warum wir in Zypern sitzen, erklären wir offen auf Warum Zypern.
Ja. Es ist eine vollständige EU-Rechnung mit allen üblichen Angaben: Anbieter, Rechnungsnummer, Leistung, Betrag, Umsatzsteuerbehandlung und Zahlungsdaten. Rechnungen aus anderen EU-Ländern gehören für deutsche Träger und Verwaltungen zum normalen Geschäftsverkehr.
Reverse Charge heißt nur: Die Umsatzsteuer wird nicht vom Anbieter berechnet, sondern vom Rechnungsempfänger im eigenen Land erklärt. Für Einrichtungen mit USt-IdNr. ist das ein Standardvorgang, den jede Steuerberatung und Kämmerei kennt. Du erkennst ihn am Rechnungshinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".
Ja, viele Kommunen haben eine - die Landeshauptstadt München und die Stadt Köln führen ihre zum Beispiel im Impressum. Ob sie für eine konkrete Bestellung verwendet wird, entscheidet die Kämmerei oder Steuerstelle. Eine kurze Rückfrage dort genügt.
Für Reverse Charge wird eine USt-IdNr. im EU-Format benötigt (z. B. DE123456789). Steuernummer, Vereinsregisternummer und W-IdNr. sind andere Nummern. Und falls keine USt-IdNr. vorhanden ist: kein Problem - dann stellen wir die Rechnung einfach mit 19 % Umsatzsteuer aus.
Alles auf dieser Seite kannst du bei offiziellen Stellen nachlesen: bei der EU-Kommission zur grenzüberschreitenden Umsatzsteuer und zur USt-IdNr.-Prüfung (VIES), beim Bundeszentralamt für Steuern zur USt-IdNr. sowie im Merkblatt des Landesamts für Steuern Niedersachsen zu Leistungen ausländischer Anbieter an juristische Personen des öffentlichen Rechts.
Stand: Juni 2026. Diese Seite ist eine Orientierung für die Rechnungsabstimmung und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei konkreten Buchungsfragen entscheidet eure Buchhaltung oder Steuerberatung.
