Notfallhandbuch, Notfallordner und Notfallkonzept
Behörden und Unfallkassen verwenden mehrere Begriffe. Die Unfallkasse NRW spricht von einem dreiteiligen Muster-Notfallordner, die DGUV von Notfallmanagement, andere Stellen von Notfallkonzept oder Krisenplan. Für deine Kita ist nicht der Name entscheidend. Entscheidend ist, ob alle Beteiligten in einer außergewöhnlichen Lage schnell dieselbe gültige Handlungslogik finden.
Ein Notfall ist dabei mehr als ein medizinischer Zwischenfall. Auch Brand, Gasaustritt, vermisstes Kind, Unwetter, Stromausfall, Bedrohung oder Gewaltereignis können den normalen Betrieb unterbrechen. Das Handbuch bündelt für solche Lagen Alarmierung, Ersthandlung, Rollen, Vertretung, externe Kontakte, Meldeschwellen, Dokumentation und Wiederanlauf.
Verwechsle diesen Kita-Intent nicht mit dem generischen IT-Notfallhandbuch. Du brauchst keinen Business-Continuity-Ordner für Serverausfälle. Du brauchst eine lokale Arbeitshilfe, die Kinder, Beschäftigte, Gebäude, Umfeld und die konkreten Wege deines Trägers berücksichtigt.
Was wirklich Pflicht ist und wer Verantwortung trägt
§ 10 ArbSchG verlangt Maßnahmen für Erste Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung. Der Arbeitgeber muss dabei auch die Anwesenheit anderer Personen berücksichtigen und die Verbindung zu externen Stellen sicherstellen. In der Kita sind damit nicht nur Beschäftigte, sondern auch die anwesenden Kinder und weitere Personen in die Planung einzubeziehen.
§ 22 DGUV Vorschrift 1 konkretisiert, dass Notfallmaßnahmen geplant, getroffen und überwacht werden. Daraus folgt aber keine bundesrechtliche Pflicht, das Ergebnis exakt "Notfallhandbuch" zu nennen. Gefährdungsbeurteilung, Landesrecht, Betriebserlaubnis, Bau- und Brandschutz sowie Trägervorgaben bestimmen die konkrete Form.
Die Hauptverantwortung trägt der Träger in enger Zusammenarbeit mit der Leitung. Eine Pflichtenübertragung muss klar sein. Sie nimmt dem Träger nicht die Aufgabe, Ressourcen, Zuständigkeiten und Kontrolle zu sichern. Die Leitung kennt Gebäude, Dienstplan, Kindergruppen und Abholwege. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Fachberatung, Brandschutz, Gebäudemanagement sowie örtliche Feuerwehr und Polizei bringen Fachwissen ein.
Leitungsgrenze
Schreibe keine medizinischen, polizeilichen oder technischen Einsatzanweisungen aus eigener Einschätzung. Nutze aktuelle Fachpläne und Behördenhilfen, kläre örtliche Wege und beschränke das Handbuch auf die Entscheidungen, die euer Team tatsächlich treffen muss.
Welche Szenarien ins Kita-Notfallhandbuch gehören
Starte nicht mit einer möglichst langen Liste. Frage: Von welcher Lage geht bei uns die größte Gefährdung aus? Was tritt häufiger auf? Was verunsichert Team und Familien besonders? Welche Besonderheiten haben Gebäude, Außengelände, Lage, Kinder und Personal? Der NRW-Musterordner bietet dafür eine nützliche, aber NRW-spezifische Orientierung.
| Bereich | Beispiele für Szenariokarten | Lokale Prüffrage |
|---|---|---|
| Medizinisch und sozial | leichte und schwere Verletzung, akute Erkrankung, Vergiftung, Stromschlag, vermisstes Kind | Wer übernimmt Versorgung, Gruppe, Notruf und Übergabe gleichzeitig? |
| Technisch und Umwelt | Brand, Gasaustritt, Stromausfall, Unwetter, Naturereignis | Welche sicheren Orte, Fluchtwege und Ausweichorte funktionieren wirklich? |
| Gewalt und Bedrohung | verbale Aggression, Bedrohung, körperliche Gewalt, Waffe, Einbruch | Wie werden Distanz, Schutzraum, Notruf und externe Kommunikation ausgelöst? |
| Offener Auffangfall | nicht vorab benannte außergewöhnliche Lage | Wer erstellt Lagebild, schützt Personen und holt Fachentscheidung ein? |
Der Stammteil enthält die örtlichen Notruf- und Kontaktwege, benannte Ansprechpersonen, Standorte von Erste-Hilfe-Material, Feuerlöscheinrichtungen und weiteren Sicherheitsmitteln sowie die gültigen Alarm-, Flucht- und Rettungsunterlagen. Polizei erreichst du im akuten Fall unter 110, Feuerwehr und Rettungsdienst unter 112. Speichere daneben lokale Kontakte und Vertretungen so, dass sie aktuell gehalten werden können.
Für medizinische Einzelmaßnahmen verweist du auf aktuelle Erste-Hilfe-Regeln und individuelle Notfallpläne. Eine verkürzte Blogformulierung darf keine Ausbildung ersetzen. Der bereits veröffentlichte Guide zum konkreten Unfall in der Kita führt Sofortmaßnahmen und Unfallmeldung weiter aus.
Was bewusst nicht ins Handbuch gehört
Der häufigste Konstruktionsfehler ist ein immer dickerer Sammelordner. Sobald vollständige Fachpläne kopiert werden, entstehen mehrere Fassungen. Eine Telefonnummer wird an einer Stelle aktualisiert, an drei anderen nicht. Im Ernstfall weiß niemand, welche Version gilt.
| Dokument | Bleibt eigenständig, weil | Im Handbuch steht nur |
|---|---|---|
| Gefährdungsbeurteilung | sie Risiken und Maßnahmen systematisch bewertet | Fundort, Stand, verantwortliche Stelle |
| Hygieneplan | § 36 IfSG innerbetriebliche Verfahren zur Infektionshygiene verlangt | Auslöser, Kontakt und Verweis auf gültige Fassung |
| Schutzkonzept | § 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 SGB VIII einen eigenen Schutzrahmen fordert | akuter Schutz- und Meldeübergang |
| Personalausfallplan | er eine betriebliche Störung und Stufenentscheidungen regelt | Fundort und Schwelle zur Gefahrenlage |
| Brandschutzunterlagen | Fachplanung und Gebäudevorgaben gelten | Alarmierung, Rollen, Sammelstelle und Fundort |
Für Personalmangel nutzt du den eigenen Stufenplan bei Personalausfall. Das Notfallhandbuch nennt nur, wann eingeschränkter Betrieb, Aufsicht oder Evakuierungsfähigkeit so kritisch werden, dass der reguläre Stufenplan nicht mehr genügt.
Rollen, Alarmierung und Kontaktketten festlegen
Ein Rollenname ohne Vertretung ist keine belastbare Regel. Schreibe deshalb nicht nur "Leitung informiert den Träger". Kläre, wer handelt, wenn die Leitung selbst betroffen, außer Haus oder telefonisch gebunden ist. Funktionen müssen sich über Dienstplan oder aktuelle Namensliste eindeutig auflösen lassen.
| Ereignis | Ersthandlung und Schutz | Koordination | Meldung und Recovery |
|---|---|---|---|
| Akute Verletzung | Eigenschutz, Erste Hilfe, übrige Kinder sichern | Versorgung und Gruppenaufsicht auf zwei Rollen verteilen | Eltern, Träger, Unfallanzeige und § 47 prüfen; sicheren Betrieb bewerten |
| Vermisstes Kind | Abholung ausschließen, letzte Sichtung klären, Gruppe sichern | Suchbereiche zuteilen, Kommunikationskanal freihalten | Polizei, Eltern, Träger und § 47-Weg; Übergabeprozesse auswerten |
| Brand oder Gasaustritt | alarmieren, evakuieren, sammeln, Vollständigkeit prüfen | Gruppen führen, Anwesenheit abgleichen, Einsatzkräfte einweisen | 112, Träger, Familien nach Lage; Wiederbetreten nur nach Freigabe |
| Infrastrukturausfall | Lage prüfen, sichere Betreuung und Warninformation herstellen | Betriebsfähigkeit, Haustechnik und Familienkontakt trennen | Versorger oder Gefahrenabwehr; Gebäude und Versorgung vor Neustart prüfen |
| Bedrohung oder Gewalt | Eigenschutz, Distanz und Schutzraum priorisieren | jede Person darf akuten Notruf auslösen; nur benannte Außenkommunikation | 110, 112 bei Verletzung, Träger, § 47-Prüfung; Schutz und Nachsorge |
Für jede Szenariokarte beantwortest du sieben Fragen: Wer erkennt und alarmiert? Wer schützt und zählt die Kinder? Wer leistet Erste Hilfe? Wer koordiniert und vertritt? Wer informiert Träger, Familien, Behörden und Medien? Wer dokumentiert? Wer darf Raum oder Betrieb wieder freigeben?
Kommunikation ist eine eigene Rolle. Bei schwerwiegenden Ereignissen gibt die Leitung keine spontanen Presseauskünfte, wenn sie dafür nicht ausdrücklich befugt ist. Träger und gegebenenfalls Polizei bestimmen den Kommunikationsweg. Familien erhalten bestätigte, notwendige Informationen über einen vorab festgelegten Kanal. Spekulationen und personenbezogene Details bleiben außen vor.
Eine Szenariokarte muss unter Belastung funktionieren
Schreibe Karten nicht wie Fachaufsätze. Die erste Zeile nennt den eindeutigen Auslöser, die zweite die sichere Ersthandlung und die dritte den Alarmweg. Danach folgen Kinderaufsicht, Koordination, Kontakte, Dokumentation und Recovery. Lange Hintergründe, Rechtszitate und Begründungen gehören in die Handreichung oder den verlinkten Fachplan. Die Karte selbst muss mit einem Blick erfassbar bleiben.
Prüfe jede Karte in einer kurzen Tischübung. Lies nur die angenommene Lage vor und bitte die anwesenden Rollen, ihren nächsten Schritt und ihre Vertretung zu benennen. Beobachte, ob zwei Personen dieselbe Aufgabe übernehmen, ob eine Kindergruppe unbeaufsichtigt bliebe oder ob ein Kontakt nur im privaten Telefon einer Person gespeichert ist. Solche Lücken sind wertvoller als eine formal perfekte Formulierung.
Besondere Aufmerksamkeit braucht der Anwesenheitsabgleich. Bei Evakuierung, vermisstem Kind oder einer unübersichtlichen Abholung muss klar sein, welche Liste gilt, wer sie mitnimmt und wie Kinder, Beschäftigte, Gäste sowie bereits abgeholte Kinder unterschieden werden. Ein aktuelles, zugängliches Verfahren ist wichtiger als eine aufwendig gestaltete Liste. Datenschutz und Notfallzugriff müssen gemeinsam gelöst werden.
Auch die Vertretung darf nicht nur als Name hinter der Leitung stehen. Für jede zeitkritische Aufgabe braucht es eine Funktion, die während Öffnungszeit tatsächlich besetzt ist. Prüfe Frühdienst, Spätdienst, Pausen, Ausflüge und Tage mit hohem Krankenstand. Wenn eine Aufgabe nur von einer Person erfüllt werden kann, ist das eine organisatorische Schwachstelle.
Die zwei Meldeketten nach einem Notfall
Nach der Akutphase laufen mehrere Prüfungen parallel. Eine Erste-Hilfe-Dokumentation und mögliche Unfallanzeige dienen dem Unfallversicherungsschutz. Eine Meldung nach § 47 Abs. 1 Nr. 2 SGB VIII betrifft Ereignisse oder Entwicklungen, die geeignet sind, das Wohl der Kinder in der Einrichtung zu beeinträchtigen. Nicht jeder dokumentierte Erste-Hilfe-Fall ist automatisch eine § 47-Meldung, und nicht jede § 47-Lage ist ein klassischer Unfall.
Die § 47-Pflicht trifft den Träger. Leitung und Fachkräfte müssen deshalb die intern vereinbarten Meldeschwellen kennen und den Träger zuverlässig erreichen. Der externe Meldeweg ist landes- und trägerspezifisch. Veröffentliche im Handbuch keine ungeprüfte Portal- oder Formularangabe. Halte stattdessen verantwortliche Stelle, Vertretung, Kontaktweg und verlangte Informationen aktuell.
Gefahren, die außerhalb des Verantwortungsbereichs der Einrichtung entstehen, gehören nicht automatisch in dieselbe Meldekette. Bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Kindeswohlgefährdung gilt der vereinbarte Schutzweg nach § 8a SGB VIII. Der Guide zum Kinderschutzkonzept ordnet diese Struktur ein.
Dokumentiere chronologisch Fakten, Zeiten, Erstmaßnahmen, Kontakte, Entscheidungen und Zuständigkeiten. Trenne Beobachtung von Bewertung. § 47 Abs. 2 SGB VIII verlangt für einrichtungsbezogene Aufzeichnungen eine mindestens fünfjährige Aufbewahrung. Welche konkrete Akte wohin gehört und wer Zugriff hat, bestimmt der Träger datenschutzgerecht.
Unfallanzeige, Meldeblock und § 47 sind drei verschiedene Entscheidungen
Nach einem Ereignis wird häufig alles unter "Unfallmeldung" zusammengefasst. Das erzeugt Lücken. Die geschützte Dokumentation einer Erste-Hilfe-Leistung dient dem Nachweis, auch wenn zunächst keine ärztliche Behandlung folgt. Die Unfallanzeige richtet sich nach den Regeln des zuständigen Unfallversicherungsträgers. Die § 47-Anzeige bewertet dagegen, ob ein Ereignis oder eine Entwicklung geeignet ist, das Wohl von Kindern in der Einrichtung zu beeinträchtigen.
Lege im Handbuch deshalb keinen einzigen Sammelsatz wie "Leitung meldet den Unfall" ab. Nutze drei Prüffelder: Erste Hilfe dokumentiert? Unfallversicherung informiert oder Anzeige geprüft? Träger für die § 47-Bewertung erreicht? Ergänze für jeden Weg Verantwortlichkeit, Vertretung und Fundort des gültigen Verfahrens. So bleibt sichtbar, dass eine negative Entscheidung in einem Weg die anderen nicht automatisch erledigt.
Bei der § 47-Prüfung braucht der Träger früh belastbare Fakten. Eine Einrichtung sollte deshalb intern klären, welche Ereignisse sofort weitergegeben werden, auch wenn die abschließende Meldeentscheidung noch offen ist. Die NRW-Landesjugendämter empfehlen klare Meldeschwellen und Meldeinhalte. Diese Empfehlung ist NRW-spezifisch, das Grundprinzip eines zuverlässigen internen Wegs ist für die Erfüllung der bundesrechtlichen Trägerpflicht praktisch unerlässlich.
Recovery ist mehr als das Ende des Alarms
Ein Notfall endet nicht, sobald Rettungskräfte gehen oder ein Kind wiedergefunden ist. Vor dem Regelbetrieb muss jemand feststellen, ob Räume, Aufsicht, Personal, Wasser, Sanitär, Sicherheitstechnik und Zugangswege zuverlässig funktionieren. Die freigebende Rolle hängt von der Lage ab. Nach Brand oder Gasaustritt entscheiden Einsatzkräfte über das Wiederbetreten. Bei technischem Schaden braucht es Fachprüfung, bei Personalfolgen eine betriebliche Entscheidung des Trägers.
Plane auch die Zeit dazwischen. Wo werden Kinder betreut, wenn ein Gebäudeteil ausfällt? Wer informiert Familien über Abholung oder Schließung? Wer begleitet betroffene Kinder und Beschäftigte? Welche Informationen erhält das übrige Team? Recovery verbindet sichere Freigabe, alternative Betreuung, Nachsorge und Kommunikation. Ohne diesen Abschnitt improvisiert die Kita gerade dann, wenn die erste Gefahr zwar vorbei, der normale Rahmen aber noch nicht hergestellt ist.
Die Auswertung fragt nicht zuerst nach Schuld. Vergleiche Plan und tatsächlichen Ablauf: Kam der Alarm an? Waren Kinder vollständig erfasst? Funktionierten Vertretungen und Kontakte? Hatten Einsatzkräfte Zugang? Waren Informationen bestätigt? Leite daraus eine konkrete Änderung mit Verantwortlichkeit und Termin ab. Nur so wird Erfahrung zur verbesserten Vorbereitung.
Unterweisung, Übung und Versionsstand
Ein Ordner wird nicht dadurch einsatzfähig, dass er im Regal steht. Beschäftigte müssen vor Tätigkeitsaufnahme und danach regelmäßig unterwiesen werden. Für Fluchtwege und Verhalten im Gefahrenfall verlangt ASR A2.3 mindestens eine jährliche Unterweisung. Ein notwendiger Flucht- und Rettungsplan ist einzubeziehen; eine Begehung unterstützt das Verständnis. Reines Selbststudium reicht in der Regel nicht.
Ob deine Kita einen Flucht- und Rettungsplan braucht, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung. Wenn er erforderlich ist, sind regelmäßige Evakuierungsübungen durchzuführen. Die ASR nennt zwei bis fünf Jahre als bewährten Praxisabstand, nicht als starre Frist für jede Kita. Weitere Vorgaben und eure Gefährdung können einen anderen Rhythmus verlangen.
| Anlass | Verantwortlich | Nachweis | Nächste Prüfung |
|---|---|---|---|
| Tätigkeitsaufnahme oder Rollenwechsel | Leitung und zuständige Unterweisende | Inhalt, Datum, Teilnehmende | nach Trägerrhythmus und Anlass |
| Kontakt- oder Personaländerung | benannte Pflegefunktion plus Vertretung | Version und Änderungslog | sofort nach Änderung |
| Übung oder realer Vorfall | Koordination mit Träger und Fachstellen | Beobachtung, Abweichung, Maßnahme | Termin der Wirksamkeitskontrolle |
| Fachplan aktualisiert | jeweilige Dokumentverantwortung | neuer Stand und bestätigter Verweis | mit nächstem Review |
Halte Handlungsinformationen dort vor, wo sie gebraucht werden. Ein ausschließlich cloudbasierter Ordner fällt bei Strom- oder Netzausfall aus. Gedruckte, angepasste Kurzkarten können an geschützten zentralen Punkten liegen. Sensible Kontakt- und Gesundheitsdaten dürfen dadurch nicht frei zugänglich werden. Trenne allgemeine Handlungsfolge von geschützten personenbezogenen Anlagen.
Versionskontrolle ohne Verwaltungsballast
Gib jeder Karte einen sichtbaren Stand und eine verantwortliche Pflegefunktion. Ein kleines Änderungslog genügt: Datum, geänderter Kontakt oder Ablauf, freigebende Stelle und betroffene Karten. Lege fest, wie alte Ausdrucke eingezogen werden. Sonst hängt im Gruppenraum noch die alte Fassung, während im Leitungsbüro bereits eine neue gilt.
Prüfe Kontaktregister häufiger als stabile Fachtexte. Personalwechsel, neue Rufnummern, geänderte Vertretungen oder ein anderer Ausweichort wirken sofort. Für jede Prüfung braucht es ein positives Ergebnis, nicht nur einen Termin: Nummer erreicht, Tür zugänglich, Schlüssel vorhanden, Liste aktuell, Ersatzgerät geladen. "Kontrolliert" ohne Test sagt im Ernstfall wenig.
Eine Änderung am Gebäude, Gruppenmodell oder Öffnungsrahmen kann mehrere Karten gleichzeitig betreffen. Neue Räume verändern Fluchtwege und Sammelstellen. Eine neue Waldgruppe verändert Erreichbarkeit und Rettungskette. Ein Dienstplanmodell verändert die Besetzung zeitkritischer Rollen. Verknüpfe solche Organisationsänderungen deshalb mit einer Pflichtprüfung des Notfallregisters.
In vier Schritten zum eigenen Notfallhandbuch
1. Bestand und Risiko prüfen
Inventarisiere Gefährdungsbeurteilung, Alarmplan, Erste-Hilfe-Organisation, Brandschutz, Hygieneplan, Schutzkonzept, Personalausfallplan, Kontaktdaten und vorhandene Karten. Markiere fehlende, doppelte und widersprüchliche Fassungen. Priorisiere wenige Szenarien mit hoher Gefährdung oder großer Unsicherheit.
2. Rollen und Schwellen entscheiden
Besetze Ersthandlung, Kinderaufsicht, Anwesenheitskontrolle, Koordination, Kommunikation, Dokumentation und Recovery mit Funktionen und Vertretungen. Stimme mit dem Träger Unfallanzeige, § 47-Schwellen, Presseweg, Schließungsentscheidung und Wiederanlauf ab. Prüfe lokale Kontakte mit den zuständigen Stellen.
3. Kurzkarten und Register bauen
Jede Karte folgt derselben Reihenfolge. Der Ordner enthält daneben ein einziges Kontaktregister und Verweise auf die gültigen Fachpläne. Nutze die anpassbaren NRW-Materialien nur als landesspezifische Handlungshilfe und beachte deren Nutzungsrecht für die eigene Verwendung.
4. Unterweisen, üben und verbessern
Gehe Abläufe mit dem Team durch, beziehe Fluchtwege praktisch ein und prüfe bei Übungen Alarmierung, Erreichbarkeit, Vollständigkeit und Vertretung. Werte ohne Schuldzuweisung aus: Was war unklar, welche Ressource fehlte, welche Kontaktkette brach? Ändere Karte und Prozess gemeinsam und setze einen Reviewtermin.
Kopierbare Struktur- und Rollencheckliste
- □ Szenario und eindeutiger Auslöser
- □ Eigenschutz, erste sichere Handlung und Notrufschwelle
- □ Schutz und Anwesenheitskontrolle der übrigen Kinder
- □ verantwortliche Funktion und dienstplanbezogen auflösbare Vertretung
- □ interne Eskalation zu Leitung und Träger
- □ externe Stellen, Kontaktweg und landesspezifische Meldeschwelle
- □ Familien- und Medienkommunikation mit Befugnis
- □ Dokumentationsort, Zugriffsregel und Aufbewahrung
- □ Recovery: Freigabe, Ausweichort, Nachsorge und Wiederanlauf
- □ Verweis auf Fachplan mit Fundort und Versionsstand
- □ Unterweisungsdatum, Übungsnachweis und nächste Prüfung
Diese redaktionelle Checkliste ist keine fertige Notfallanweisung. Namen, Gesundheitsdaten, Telefonnummern und örtliche Verfahren ergänzt ihr nur in der geschützten, vom Träger freigegebenen Fassung.
Für die Dokumentenorganisation kann das Produkt Pflichtdokumentation für Kitas die eigenständigen Fachunterlagen strukturieren. Den Nachweis wiederkehrender Unterweisungen unterstützt der Unterweisungsordner. Beide ersetzen nicht die lokale Notfallplanung und Freigabe des Trägers.