Ehrenamt im Kindergarten: Rahmen für Kita-Leitungen

Vorlesen, Festhilfe oder Gartenangebot: Kläre vor der Zusage Aufgabe, Kinderkontakt und Begleitung.

Prüfe zuerst den Auftrag. Für die Führungszeugnisentscheidung zählen im neben- und ehrenamtlichen Jugendhilfebereich Art, Intensität und Dauer des Kontakts sowie die Zuständigkeit. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss) Zusätzlich sind Personalanforderungen und Betriebserlaubnisauflagen zu prüfen. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 45 SGB VIII: Betriebserlaubnis)

Stimme den Einsatz mit dem Träger ab und lass Landesrecht sowie gegebenenfalls kirchliche Vorgaben prüfen. Für reine Beobachtungsbesuche gilt der Ablauf zur Hospitation in der Kita.

Ehrenamt planen: Aufgabe und Grenzen zuerst

Notiere Tätigkeit, Räume, Kindergruppe, Wiederholung, Dauer und Begleitung. Benenne Einzelkontakte, körpernahe Unterstützung und Abholsituationen ausdrücklich.

Geplanter Einsatz	Kontaktprofil klären	Grenze im Einsatzplan festhalten
Vorlesen im Gruppenraum	Wiederkehrender Kontakt? Bleibt die Fachkraft beim Angebot?	Kein Wechsel in unbeaufsichtigte Einzelkontakte
Aufbauhilfe beim Fest	Materialaufbau oder zugleich Kinderbetreuung?	Aufgabenwechsel erst nach erneuter Freigabe
Gartenangebot mit Kindern	Welche Räume und Bereiche, welche Nähe, welche Begleitung?	Zuständige Fachkraft und erlaubten Bereich benennen
Übernahme einer Gruppe bei Personalausfall	Verändert sich der Auftrag zur eigenständigen Betreuung?	Nicht als spontane Ersatzlösung freigeben

Aus der Arbeit in leitenden Positionen würde ich zuerst die Übergabe durchgehen: Wer empfängt die Person, bleibt ansprechbar und beendet das Angebot bei fehlender Begleitung? „Das Team ist im Haus“ reicht mir als Absprache nicht.

Vermittelt ein Förderverein Helfer, kläre Auftraggeber und Verantwortung mit Verein und Träger. Mehr zum Förderverein in der Kita.

Wann das erweiterte Führungszeugnis erforderlich ist

§ 72a SGB VIII soll einschlägig rechtskräftig Vorbestrafte von den bezeichneten Jugendhilfeaufgaben ausschließen. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss) Absätze 3 und 4 regeln die Einsichtnahme bei neben- und ehrenamtlichen Kontakten öffentlicher und freier Jugendhilfeträger. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss)

Organisatorischer Fall	Prüfweg	Was du mit dem Träger klärst
Öffentlicher Jugendhilfeträger, Einsatz unter seiner Verantwortung	Er soll anhand von Art, Intensität und Dauer des Kontakts über einsichtpflichtige Tätigkeiten entscheiden. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss)	Zuständige Stelle und geltende Vorgaben
Freier Jugendhilfeträger	Der öffentliche Jugendhilfeträger soll mit ihm entsprechende Tätigkeiten durch Vereinbarung bestimmen. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss)	Tatsächlich geltende Jugendamtsvereinbarung und Freigabestelle
Kirchlicher freier Jugendhilfeträger	Bei dieser Einordnung gilt ebenfalls der freie-Träger-Weg. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss)	Zusätzlich die anwendbaren kirchlichen Präventionsvorgaben prüfen lassen

Lass Rechtsträger und Zuständigkeit bestätigen, auch bei kommunalen Kitas. Kontaktkriterien bewerten die Tätigkeit, unabhängig von Bezeichnungen wie „Lesepatin“ oder persönlicher Bekanntheit. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss)

§ 45 Abs. 3 Nr. 2 SGB VIII verlangt beim Betriebserlaubnisantrag den Nachweis, dass Ausbildungsnachweise und Führungszeugnisse zur Personaleignung geprüft werden; für Personal sind regelmäßige erneute Zeugnisprüfungen vorgesehen. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 45 SGB VIII: Betriebserlaubnis) Die Betriebserlaubnis kann Nebenbestimmungen und nachträgliche Auflagen enthalten. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 45 SGB VIII: Betriebserlaubnis) Lass klären, ob die helfende Person zum erfassten Personal gehört und welche Auflagen gelten.

Notiere Kontaktprofil, Vereinbarung, Personal- und Auflagenprüfung, entscheidende Stelle und Freigabe. Die KVJS-Arbeitshilfe vom Januar 2014 empfiehlt die Dokumentation der Trägerentscheidung. (KVJS-Landesjugendamt Baden-Württemberg: Arbeitshilfe zu § 72a SGB VIII, Januar 2014, S. 3-5) Nutze sie methodisch; aktuelle Fristen und Ausnahmen klärst du mit dem Träger.

Anfordern, einsehen und Wiedervorlage festlegen

§ 30a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a BZRG nennt ehrenamtliche Beaufsichtigung, Betreuung, Erziehung oder Ausbildung Minderjähriger als Anlass für das erweiterte Führungszeugnis. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 30a BZRG: Erweitertes Führungszeugnis) Zum Antrag gehört eine schriftliche Aufforderung der verlangenden Stelle, die die Voraussetzungen bestätigt. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 30a BZRG: Erweitertes Führungszeugnis) Lass sie über die Trägerstelle ausstellen.

Die Gebühr entfällt nach Vorbemerkung 1.1.3 des JVKostG-Kostenverzeichnisses unter anderem bei Ehrenamt für eine gemeinnützige Einrichtung oder Behörde. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: JVKostG: Kostenverzeichnis, Vorbemerkung 1.1.3) Bestätige nur tatsächlich erfüllte Voraussetzungen.

Lass die Trägerstelle Zeugnisalter und Wiedervorlage anhand der geltenden Vereinbarung, Personalzuordnung und Auflagen festlegen. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss) (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 45 SGB VIII: Betriebserlaubnis)

Zeugnisdaten begrenzen und Löschung organisieren

§ 72a Abs. 5 begrenzt gespeicherte Daten bei Einsichtnahmen nach Abs. 3 und 4 auf Einsichtnahme, Zeugnisdatum und bezeichnete Verurteilungsinformation. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss) Erfasst sind auch andere Verurteilungen, die Ungeeignetheit im Umgang mit Kindern nahelegen; Vollkopien gehören nicht zum Katalog. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss) Eignungszweck und Zugriffsschutz sind einzuhalten. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss)

Diese Zeugnisdaten sind bei Nichtausübung unverzüglich, spätestens sechs Monate nach dem letzten entsprechenden Einsatz zu löschen. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss) Das ist eine äußerste Grenze, keine Mindestaufbewahrung oder allgemeine Personalaktenfrist. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 72a SGB VIII: Tätigkeitsausschluss)

§ 30a Abs. 3 BZRG gilt auch außerhalb dieser Einsichtnahmen: Zeugnisdaten nur im erforderlichen Umfang zur Eignungsprüfung für den Vorlageanlass verarbeiten, Zugriff schützen, bei Nichtausübung unverzüglich, spätestens sechs Monate nach letzter Tätigkeit löschen. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 30a BZRG: Erweitertes Führungszeugnis) Er erweitert den §-72a-Datenkatalog nicht. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 30a BZRG: Erweitertes Führungszeugnis)

Unfallversicherung und Aufsicht vor dem Start klären

Kläre Unfallversicherung und Aufsicht getrennt. Je nach Tätigkeit und Auftrag kommen diese Tatbestände nach § 2 SGB VII in Betracht: (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VII: § 2, Versicherung kraft Gesetzes)

Möglicher Versicherungsweg	Gesetzlicher Bezug	Einordnung für euren Einsatz
Unentgeltliche Tätigkeit in der Wohlfahrtspflege	Abs. 1 Nr. 9 (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VII: § 2, Versicherung kraft Gesetzes)	Tätigkeit und Trägerzuordnung prüfen lassen
Ehrenamt für die bezeichneten öffentlichen Stellen, Einrichtungen oder Organisationen	Abs. 1 Nr. 10 Buchst. a (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VII: § 2, Versicherung kraft Gesetzes)	Einrichtung, Auftrag und gegebenenfalls Einwilligungsbedingungen prüfen
Ehrenamt für öffentlich-rechtliche Religionsgemeinschaften, ihre Einrichtungen oder bezeichnete Organisationen	Abs. 1 Nr. 10 Buchst. b (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VII: § 2, Versicherung kraft Gesetzes)	Konkreten kirchlichen Auftrag und Voraussetzungen klären
Tätigkeit wie Beschäftigte	Abs. 2 Satz 1 (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VII: § 2, Versicherung kraft Gesetzes)	Tatsächlichen Helfereinsatz einordnen lassen

Nr. 10 Buchst. a verweist bei Kitas auf erlaubnispflichtige Tageseinrichtungen nach Nr. 8 Buchst. a; die dortige Kinderversicherung und der Helferschutz sind getrennt zu prüfen. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VII: § 2, Versicherung kraft Gesetzes)

Lass den Träger Auftrag, Tätigkeit und Einsatzort dokumentieren und offene Fragen mit dem Unfallversicherungsträger klären. Prüft Vereinsamt und Kita-Auftrag getrennt. Lass den Haftpflichtumfang bestätigen.

§ 832 BGB regelt widerrechtliche Schäden Beaufsichtigter an Dritten samt Entlastungsbedingungen; Abs. 2 erfasst vertragliche Aufsichtsübernahme. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: BGB: § 832, Haftung des Aufsichtspflichtigen) Andere Schadensarten klärt ihr gesondert.

Laut DGUV sind konkrete Aufsichtsaufgaben an geeignete, angeleitete und kontrollierte Personen delegierbar; die Gesamtverantwortung bleibt bei Leitung und Fachkräften. (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung: Aufsichtspflicht, KinderKinder 02/2026, S. 22)

Benenne Fachkraft, Vertretung, Kontaktweg und räumliche Grenzen. Plane Ehrenamtliche als zusätzliche Unterstützung. Der Träger muss personelle Betriebsvoraussetzungen gewährleisten. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 45 SGB VIII: Betriebserlaubnis) Lass eine Anrechnung nach Landesvorgaben und Betriebserlaubnis prüfen; dazu Allein mit Kindern in der Kita.

Schutzregeln und Vertraulichkeit verständlich einweisen

Schutzkonzept samt Anwendung und Überprüfung, Beteiligung und Beschwerdemöglichkeiten gehören zu den Betriebserlaubnisvoraussetzungen (§ 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 SGB VIII). (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 45 SGB VIII: Betriebserlaubnis) Nutze den Wissen-Hub zum Kinderschutzkonzept und die Anleitung zur Erstellung.

Weise Helfer passend zur Aufgabe ein:

• Welche Räume und Tätigkeiten sind freigegeben?
• Welche Nähe- und Distanzregeln gelten beim Angebot?
• Wer übernimmt Pflege, Übergabe und Abholung?
• Wie werden Beobachtungen, Beschwerden und Grenzverletzungen weitergegeben?
• An wen wendet sich die Person, wenn die übliche Ansprechperson ausfällt?

Besprecht die Punkte am Einsatzort und lasst die Person den Ablauf wiedergeben. Der Kinderschutzkonzept-Generator unterstützt die Konzeptarbeit.

Schweigepflicht konkretisieren, Datenzugang gesondert prüfen

Bei DSGVO-Geltung verlangt Art. 5 Abs. 1 Buchst. c Datenminimierung; unterstellte Personen verarbeiten nach Art. 29 grundsätzlich nur auf Weisung, vorbehaltlich gesetzlicher Pflichten. (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: DSGVO: Art. 5, 6, 10 und 29, amtlicher Normabdruck) Gib Lesepaten nur aufgabenbezogene Informationen.

Weisung und Vertraulichkeitsunterschrift allein schaffen keine Rechtsgrundlage. (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: DSGVO: Art. 5, 6, 10 und 29, amtlicher Normabdruck) Art. 6 Abs. 1 verlangt eine Rechtmäßigkeitsbedingung, Art. 10 zusätzliche Voraussetzungen für Verurteilungsdaten; pauschale Einwilligung genügt dafür nicht. (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: DSGVO: Art. 5, 6, 10 und 29, amtlicher Normabdruck)

Lass den Träger-Datenschutz Ordnung, Verarbeitungsanlass und Datenschutzinformationen prüfen, bei kirchlichen Trägern zuerst die geltende Ordnung. Mehr zur Schweigepflicht.

Vereinbart als Einsatzregel: keine privaten Fotos, Speicherung, Kinderdaten in privaten Messengern oder Elternauskünfte. Mitteilungen laufen über die Fachkraft und das Trägerverfahren.

Deine Checkliste für den begleiteten ersten Einsatz

Ergänze Zuständigkeit, Stand und offene Rückfrage. Kläre offene Voraussetzungen vor der Freigabe.

Arbeitsschritt	Festgehaltenes Ergebnis	Zuständige Rolle
Aufgabe und Kontaktprofil abgrenzen	Tätigkeit, Räume, Kontakt, Wiederholung und Begleitung notiert	Leitung mit Träger
Zuständigkeit und Betriebserlaubnis prüfen	Jugendamtsvereinbarung, Personalzuordnung, Auflagen und Zeugnisentscheidung geklärt	Träger, bei offener Einordnung mit Betriebserlaubnisbehörde
Erforderliches Zeugnis anfordern und einsehen	Aufforderung, begrenzter Einsichtvermerk, Zugriffsberechtigung und Löschanlass festgelegt	Berechtigte Trägerstelle
Versicherungsfragen klären	Unfallversicherungsweg eingeordnet, Haftpflichtumfang gesondert geprüft	Träger
Schutzregeln und Vertraulichkeit besprechen	Räume, Grenzen, Beschwerde- und Meldewege verstanden; Datenzugang und Datenschutzinformation geklärt	Fachkraft mit Träger-Datenschutz
Ersten Einsatz begleiten	Übergabe, Ansprechperson, Vertretung und Abbruchweg stehen fest	Benannte Fachkraft mit helfender Person
Rückmeldung und Einsatzende organisieren	Veränderte Aufgaben erneut geprüft; Rückgabe, Zugangsentzug und Löschung zugeordnet	Leitung und zuständige Trägerstelle

Übernimm die mit dem Träger abgestimmten Schritte in euren Organisationsplan. Für allgemeine Routinen nutze die Checklisten-Sammlung.

Textbausteine für eure Ehrenamtsvereinbarung

Fülle die Bausteine aus und lass Rechts-, Versicherungs- und Datenfragen vom Träger prüfen. Halte Vereinbarung, Anforderungsbescheinigung und Einsichtvermerk getrennt.

Auftrag und Begleitung

[Name] unterstützt die Kita [Name] bei [konkrete Tätigkeit] in [Raum/Bereich] nach dem freigegebenen Einsatzplan. Verantwortliche Fachkraft ist [Name/Funktion]. Vertretung und Kontaktweg sind [Angabe]. Änderungen des Auftrags stimmt die Leitung vorab mit der zuständigen Trägerstelle ab.

Tätigkeitsgrenzen und Unterbrechung

Eigenständige Gruppenvertretung sowie nicht ausdrücklich freigegebene Pflege-, Abhol- oder Einzelbetreuungssituationen gehören nicht zu diesem Auftrag. Bei Unklarheiten wird die verantwortliche Fachkraft hinzugezogen. Ist die vereinbarte Begleitung nicht gewährleistet, wird das Angebot unterbrochen und die Fachkraft oder freigegebene Vertretung verständigt.

Schutzregeln und Rückmeldungen

Die Schutzregeln, zulässigen Räume und Beschwerdewege wurden besprochen. Beobachtungen oder Grenzverletzungen werden über [Meldeweg] weitergegeben. Bei Abwesenheit der Ansprechperson ist [Vertretung/Kontaktweg] zuständig.

Vertraulichkeit und Informationszugang

Informationen über Kinder, Familien und Mitarbeitende werden nur im freigegebenen Aufgabenbereich genutzt. Private Fotos, private Speicherung, Kinderdaten in privaten Messengern und Weitergabe an andere Eltern sind für diesen Einsatz nicht freigegeben. Erforderliche Mitteilungen werden mit [Ansprechperson] nach dem Trägerverfahren geklärt. Gesetzlich erforderliche Mitteilungen werden durch diese Vereinbarung nicht verhindert.

Lass den Träger-Datenschutz Datenzugang und Datenschutzinformation gesondert prüfen.

Einsatzende und Versicherungsfragen

Beginn und Ende des Einsatzes sind [Angabe]. Zuständige Trägerstelle für Versicherungsfragen ist [Angabe]. Der bestätigte Schutzumfang wird gesondert benannt. Unterlagen, Zugänge und Schlüssel werden bei Einsatzende zurückgegeben. Die zuständige Trägerstelle bearbeitet die geltenden Löschregeln.

Ausgefülltes Beispiel: begleitetes Vorlesen

Beispiel (fiktiv): Eine Lesepatin liest im Gruppenraum vor. Die Gruppenfachkraft begleitet das Angebot, übernimmt Übergabe und Abholung und bleibt Ansprechperson. Toilettenbegleitung, Einzelkontakte in Nebenräumen, private Fotos und Elternauskünfte sind ausgeschlossen. Ohne Begleitung wird das Angebot unterbrochen.

Lass den Träger Kontakt, Jugendamtsvereinbarung, Personalzuordnung und Auflagen vor diesem Einsatz prüfen.