Hospitation Kita: Ablauf und Datenschutz klären

Vereinbare für die Hospitation, wer kommt, was die Person beobachten möchte und wer sie begleitet. Eltern, Bewerbende und Schüler brauchen unterschiedliche Aufträge.

Wir empfehlen einen begleiteten Beobachtungsbesuch ohne eigene Betreuung, Aktenzugriff oder private Aufnahmen. Kläre die Freigabe vor der Terminzusage.

Eltern, Bewerber oder Schulbesuch: zuerst den Auftrag klären

Frage konkret: Möchte die Person Übergänge beobachten, Teamarbeit kennenlernen oder einen Schulauftrag bearbeiten?

Besuchsart	Sinnvoller Beobachtungsauftrag	Vorher klären	Grenze im empfohlenen Besuchskonzept
Eltern-Hospitation	Tagesrhythmus, Orientierung und pädagogische Interaktionen kennenlernen	Anlass, Gruppe, Begleitung, Privatsphäre anderer Familien, Rückmeldung	Keine Entwicklungsbewertung fremder Kinder und keine Einsicht in deren Unterlagen
Bewerber-Hospitation	Interaktionsstil und Arbeitsalltag kennenlernen, Fragen zur Zusammenarbeit sammeln	Reines Beobachten oder tatsächliche Arbeit, Personalstelle, Vertrag und Vergütung, Versicherung	Kein Einsatz als Ersatz für fehlendes Personal
Schüler-/Praktikantenbesuch	Beruf erkunden oder einen vereinbarten schulischen Beobachtungsauftrag bearbeiten	Schulveranstaltung oder privater Besuch, Auftrag, schulische Ansprechperson und Versicherung	Zuschauen nicht mit einem laufenden Praktikum oder Ausbildungseinsatz gleichsetzen

Vereinbare Termin und Dauer nach Ziel und verfügbarer Begleitung, einschließlich Nachgespräch. Für einen längeren Einsatz: Praktikanten-Anleitungs-Paket.

Vor dem Termin Rolle, Träger und Versicherung klären

Ordne offene Fragen den zuständigen Stellen zu. Du koordinierst den Besuch. Den Trägerrahmen erläutert der Leitungs-Guide.

Konstellation	Prüfauftrag vor dem Termin	Zuständige Abstimmung
Öffentlicher Jugendhilfeträger	Beschäftigung, mögliche neben-/ehrenamtliche Tätigkeit und konkrete Datenzugriffe unterscheiden	Träger, Personalstelle und Datenschutzstelle
Freier Träger	Tatsächliche Tätigkeit und geltende Trägervereinbarungen ermitteln	Träger und zuständige Fachstellen
Kirchlicher Träger	Besuchsrolle klären und den konkret geltenden Datenschutzrahmen anfordern	Träger und kirchlich zuständige Datenschutzstelle
Beobachtende Eltern	Besuchsauftrag, Begleitung und Abschirmung fremder Informationen vereinbaren	Leitung, Gruppe und Träger
Schüler mit Schulauftrag	Organisation, Tätigkeiten, Vertrag und erreichbare schulische Begleitung klären	Schule, Träger und Unfallversicherungsträger

Führungszeugnis nach Tätigkeit prüfen

§ 72a Abs. 1 SGB VIII untersagt öffentlichen Jugendhilfeträgern die Beschäftigung oder Vermittlung einschlägig rechtskräftig verurteilter Personen für Jugendhilfeaufgaben. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VIII, § 72a: Tätigkeitsausschluss einschlägig vorbestrafter Personen) Sie sollen bei Einstellung oder Vermittlung und regelmäßig Führungszeugnisse vorlegen lassen; Absatz 2 sieht für hauptamtliche Beschäftigung bei freien Trägern den Soll-Vereinbarungsweg vor. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VIII, § 72a: Tätigkeitsausschluss einschlägig vorbestrafter Personen)

Bei neben- oder ehrenamtlichem Einsatz sollen öffentliche Jugendhilfeträger die erforderliche Führungszeugniseinsicht nach Art, Intensität und Dauer des Kontakts bestimmen, unter eigener Verantwortung nach Absatz 3 oder durch Vereinbarungen mit freien Trägern nach Absatz 4. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VIII, § 72a: Tätigkeitsausschluss einschlägig vorbestrafter Personen) Ein kurzer Besuch allein begründet weder eine pauschale Pflicht noch eine Befreiung. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VIII, § 72a: Tätigkeitsausschluss einschlägig vorbestrafter Personen)

§ 45 Abs. 3 Nr. 2 SGB VIII verlangt im Betriebserlaubnisantrag eine gesicherte Ausbildungsnachweis- und Führungszeugnisprüfung zur Personaleignung sowie regelmäßiges erneutes Anfordern und Prüfen der Führungszeugnisse durch den Träger. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VIII, § 45: Erlaubnis für den Betrieb einer Einrichtung)

Kläre die Rolle vor Aufgabenübertragung mit dem Träger und nutze dessen Prüfverfahren. Lege keine Führungszeugniskopie als Standard-Besuchsunterlage an.

Versicherung nicht aus dem Besuchsnamen ableiten

Kläre den Versicherungsschutz nach Besuchsrolle:

• Eltern: Die Unfallkasse NRW beschreibt Schutz bei ausdrücklich übertragener, weisungsgebundener Aufsichtshilfe an besonderen Kita-Anlässen. (Unfallkasse Nordrhein-Westfalen: Unfallversicherungsschutz der Eltern in der Kita) Kläre den Versicherungsschutz eines Beobachtungsbesuchs gesondert.
• Schüler: Die DGUV-Auskunft setzt ein lehrplanmäßiges Pflichtpraktikum in Schulverantwortung, schulische Vorgaben und mindestens zeitweise Begleitung oder telefonische Erreichbarkeit der Lehrkräfte voraus. (DGUV pluspunkt: Das Praktikum muss verpflichtend sein) Frage die Schule danach.
• Bewerbende und andere Gäste: § 2 Abs. 2 Satz 1 SGB VII erfasst Tätigkeit wie Beschäftigte; § 3 Abs. 1 Nr. 2 ermöglicht Versicherung durch Satzung für Personen auf der Unternehmensstätte unter deren Voraussetzungen. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VII, § 2: Versicherung kraft Gesetzes) (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VII, § 3: Versicherung kraft Satzung)

Lass Träger und Unfallversicherungsträger Tätigkeit, Satzung und Wege prüfen. Für Besuche außerhalb der Schulverantwortung klärst du die betriebliche Versicherung gesondert.

Beobachtung begleitet organisieren

Aus der Begleitung von Teams und Einarbeitungen kenne ich die Spannung zwischen offenem Empfang und Gruppenauftrag. Ich würde in der Einladung festhalten, wer begleitet und wann Fragen Platz haben. Die Fachkraft soll nicht nebenbei alles erklären müssen.

Unsere Empfehlung: Der Gast übernimmt keine alleinige Betreuung, Pausenablösung, Abholung oder Intimpflege. Prüfe geplante Aufgaben vorher mit dem Träger.

Phase	Abhaken und vereinbaren	Verantwortlich	Stoppsignal
Vorher	Anlass, Rolle, Ziel, Termin und Begleitperson festlegen; offene Fachfragen klären	Leitung mit Träger und zuständigen Stellen	Rolle oder erforderliche Freigabe ungeklärt
Ankommen	Gast vorstellen, erlaubte Bereiche, Rückzugsräume und Ansprechperson erklären	Begleitende Fachkraft	Begleitung kann nicht gewährleistet werden
Beobachten	Auftrag verfolgen; Fragen sammeln; keine eigene Betreuung und keine personenbezogenen Aufnahmen	Gast mit Begleitperson	Personalausfall, unerwünschter Datenzugriff oder belastete Gruppensituation
Nachgespräch	Beobachtung und Deutung trennen; Fragen und nächsten Schritt festhalten	Begleitperson und Gast	Gespräch verlangt ungeklärte Offenlegung von Einzelfalldaten
Abschluss	Notizen prüfen; Rückgabe oder Löschung nach dem freigegebenen Verfahren abstimmen	Begleitperson, bei Bedarf Datenschutzstelle	Unnötige personenbezogene Aufzeichnungen bleiben offen

Fällt die Begleitperson aus, passe den Besuch an, verschiebe oder beende ihn. Für allgemeine Onboarding-Routinen: Checklisten-Sammlung.

§ 832 Abs. 1 und 2 BGB betrifft widerrechtliche Schäden der beaufsichtigten Person an Dritten, auch bei vertraglicher Aufsichtsübernahme, mit Entlastung bei genügender Aufsicht oder unvermeidbarem Schaden. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: BGB, Gesamttext: §§ 241 und 832, Rücksichtspflicht und Aufsichtshaftung) Lass andere Haftungsfragen mit dem Träger klären.

Datenschutz und Verschwiegenheit getrennt organisieren

Kläre vor dem Termin mit der Datenschutzstelle Daten, Empfänger, Rechtsgrundlage, Informationen an Betroffene und besondere Schutzanforderungen. Plane Zugang erst nach dieser Klärung.

Empfohlene Hausregeln:

• Keine Bild-, Ton- oder Videoaufnahmen, auch nicht zur privaten Erinnerung.
• Keine privaten Geräte zur Dokumentation.
• Keine Einsicht in Kinderakten, Entwicklungsberichte oder Portfolios.
• Keine Namen oder identifizierbaren Einzelfallgeschichten in Beobachtungsnotizen.
• Fragen zu persönlichen Informationen an die benannte Ansprechperson richten.

Schließe Kinderakten und lege Entwicklungsberichte außer Sichtweite. Fühlt sich ein Kind unwohl, schaffe Abstand oder unterbrich den Besuch.

§ 61 Abs. 1 SGB VIII nennt den Sozialdatenschutzrahmen für öffentliche Jugendhilfestellen bei Aufgaben nach diesem Buch; Absatz 3 verlangt entsprechenden Schutz beim Einsatz freier Jugendhilfeträger. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VIII, § 61: Anwendungsbereich (Gesamttext, Seite 43))

Vereinbare den Umgang mit bekannt werdenden Informationen. § 241 Abs. 2 BGB beschreibt Rücksichtspflichten nach dem Inhalt des Schuldverhältnisses, kein bestimmtes Pflichtformular. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: BGB, Gesamttext: §§ 241 und 832, Rücksichtspflicht und Aufsichtshaftung) Zur Rollenabgrenzung: Schweigepflicht und Verschwiegenheitserklärung.

Lass die Datenschutzstelle prüfen, ob für den konkreten Datenzugang eine Einwilligung nötig und geeignet ist.

Wann aus Kennenlernen tatsächliche Arbeit wird

§ 611a Abs. 1 BGB beurteilt den Arbeitsvertragsstatus nach weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit, persönlicher Abhängigkeit und der Gesamtbetrachtung der tatsächlichen Durchführung, unabhängig vom Vertragsnamen. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: BGB, § 611a: Arbeitsvertrag)

Lass die Personalstelle Vertrag, Vergütung und Einsatz vor Aufgabenübertragung prüfen, etwa bei Dienstplaneinsatz oder fremdbestimmter Kinderbetreuung.

Die Arbeitsagentur Siegen beschreibt für arbeitslos gemeldete Bewerbende einen vorab zu genehmigenden Probearbeitsweg. (Bundesagentur für Arbeit, Agentur Siegen: Förderungen und Geldleistungen: Praktikum / Probearbeit) Beziehe sie bei dieser Maßnahme vor Beginn ein.

Nach der Einstellung helfen der Einarbeitungsplan für neue Kita-Mitarbeiter und das Onboarding von Quereinsteigern bei der weiteren Begleitung.

Beobachtungsauftrag und Texte für den Besuch

Stimme die Texte mit den zuständigen Stellen ab und fülle die Besuchsfelder aus.

Beobachtungsauftrag

Beobachte, wie Übergänge im Tagesablauf gestaltet werden. Welche Orientierung bietet die Fachkraft den Kindern? Welche Fragen zum Ablauf möchtest du im Nachgespräch klären? Notiere Situationen ohne Namen und ohne identifizierbare Einzelfallgeschichten.

Beispiel (fiktiv):

Beobachtung	Eigene Deutung	Frage fürs Nachgespräch
Beim Wechsel in den Garten erklärt die Fachkraft den nächsten Schritt.	Das könnte den Kindern Orientierung geben.	Wie bereitet ihr solche Übergänge vor?

Besuchsvereinbarung und Bestätigung des Gasts

Du besuchst die Gruppe [Gruppe] am [Termin] zum Zweck [Zweck]. [Begleitperson] bleibt deine Ansprechperson. Du beobachtest und übernimmst keine eigene Betreuung. Bild-, Ton- und Videoaufnahmen sowie Einsicht in Kinderakten sind im Besuch nicht vorgesehen. Bei Fragen oder wenn du den Besuch unterbrechen möchtest, wende dich an [Ansprechperson].

Ich habe den Besuchsauftrag und die vereinbarten Grenzen besprochen und bin mit diesem Ablauf einverstanden.

Name des Gasts: [Name] / Termin: [Termin] / Bestätigung nach unserem abgestimmten Verfahren: [Bestätigung]

Verschwiegenheit konkret vereinbaren

Informationen über Kinder, Familien und Beschäftigte, die dir beim Besuch bekannt werden, gibst du nicht außerhalb der vereinbarten fachlichen Klärung weiter. Für Fragen oder Beobachtungen nutzt du [Ansprechperson]. Vereinbarte Schutz- und Beschwerdewege bleiben offen.

Benenne Schutz- und Beschwerdekontakte; die Vertraulichkeitsvereinbarung soll diese Wege offenhalten.

Information an Eltern

Am [Termin] besucht [Rolle, ohne unnötige personenbezogene Angaben] begleitet unsere Gruppe, um [Zweck]. Es sind keine Aufnahmen und keine Einsicht in Entwicklungsunterlagen vorgesehen. Für Fragen zum Besuch und zum Schutz persönlicher Informationen erreichen Sie [Kontakt].

Stimme Inhalt und Kommunikationsweg ab. Für ein längeres Praktikum: Steckbrief für Praktikant:innen und neue Mitarbeitende.

Das Nachgespräch schließt den Auftrag ab

Frage zuerst nach der beobachteten Situation, dann nach der Deutung. „Die Kinder waren selbstständig“ ist eine Interpretation. Erkläre pädagogische Abläufe ohne fremde Familiengeschichten.

Wähle passende Fragen:

• Was hast du konkret gesehen? Welche Deutung ist deine eigene?
• Welche Frage zum Tagesablauf ist noch offen?
• Beim Elternbesuch: Was möchtest du zum vereinbarten Besuchsanlass genauer verstehen?
• Bei Bewerbenden: Welche Erwartungen an Zusammenarbeit und Begleitung möchtest du mit uns klären?
• Beim Schulbesuch: Welche Frage aus deinem Beobachtungsauftrag konntest du beantworten? Was ist noch mit der Schule abzustimmen?
• Was ist der nächste vereinbarte Schritt, und wer kümmert sich darum?

Halte Besuchsauftrag, offene Fragen und nächsten Schritt im freigegebenen Verfahren fest. Prüfe die Notizen mit dem Gast und vereinbare Rückgabe oder Löschung.