Freistellung der Kita-Leitung: Länderregeln und Doppelrolle
von Katharina Brückner Fachautorin für Kita-Organisation & Qualität Dieser Artikel ist Teil unseres Komplett-Guides
Leitungsfreistellung ist die Zeit, in der du Leitungsaufgaben erledigst und nicht im Gruppendienst eingeplant bist. Wie sie bemessen wird, richtet sich nach den jeweiligen Länderregelungen und den Vorgaben für eure Einrichtung. Prüfe den Landeswert und sichere die verfügbare Leitungszeit mit festen Zeitfenstern im Dienstplan ab.
Du leitest eine Kita mit ein oder zwei Gruppen und stehst selbst in einer davon. Morgens Frühdienst, mittags Wickeltisch, dazwischen ein Anruf vom Träger, und die Dienstplanung wartet auf den Abend. Viele Leitungen in dieser Lage haben irgendwann das Gefühl, zwei Jobs halb zu machen. Das liegt selten an dir. Nur 19 Prozent der kleinen Einrichtungen (im Fachkräftebarometer: Teams mit bis zu sieben Beschäftigten) hatten 2024 ausreichende Leitungsressourcen, gemessen an einem fachlichen Bedarfsmodell. (Deutsches Jugendinstitut / WiFF: Fachkräftebarometer Frühe Bildung 2025) In der DKLK-Studie 2026 gaben 8,4 Prozent der befragten Leitungen an, gar keine vertragliche Leitungszeit zu haben; die Befragung beruht auf freiwilliger Teilnahme und ist nicht repräsentativ. (VBE / Fleet Education Events GmbH: Key Facts DKLK-Studie 2026 bundesweit)
Dieser Artikel gibt dir zwei Dinge: erstens eine Übersicht, was alle 16 Bundesländer zur Freistellung der Kita-Leitung regeln, mit einem durchgerechneten Beispiel. Zweitens einen Plan, wie du mit diesen Zahlen die Doppelrolle aus Leitung und Gruppendienst so ordnest, dass Leitungszeit im Dienstplan steht und nicht nur im Kopf.
Was Freistellung heißt und wen die Regeln verpflichten
Die Länder sprechen von Leitungszeit, Leitungsfreistellung, Leitungsanteil oder Leitungsdeputat. Gemeint ist immer dasselbe: Zeit, in der du nicht in der Gruppe eingeplant bist, sondern Leitungsaufgaben erledigst. Dazu zählen Personalführung, Dienstplanung, Konzeption, Elternberatung, Zusammenarbeit mit dem Träger und Kinderschutzverfahren.
Drei Punkte solltest du sauber auseinanderhalten:
- Wer verpflichtet ist: Die Landesregeln richten sich an den Träger, an die Personalbemessung oder an die Finanzierung. Soweit sie Zahlen nennen, beschreiben sie, wie viel Leitungszeit der Träger einplanen, vorhalten oder finanziert bekommt. Einige Länder nennen die Leitung ausdrücklich als Begünstigte, etwa Niedersachsen, NRW und Schleswig-Holstein. Ob du daraus direkt etwas vom Träger einfordern kannst, ist eine arbeitsrechtliche Einzelfallfrage. Was dir konkret zusteht, klärst du über Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung und gegebenenfalls Tarif- oder Dienstrecht.
- Mindestwert oder Richtwert: Fast alle Zahlen sind Untergrenzen. Ein Träger darf mehr Leitungszeit geben, und das Landesrecht sagt nichts darüber, ob der Mindestwert für deine Einrichtung fachlich reicht.
- Zusätzlich oder im Schlüssel: In Baden-Württemberg kommt die Leitungszeit bis zum 31. Dezember 2026 zusätzlich zum Mindestpersonalschlüssel der Betriebserlaubnis hinzu. (Land Baden-Württemberg (Beteiligungsportal): Amtlicher Gesetzentwurf zur Fortführung der Leitungszeit (09.04.2025), Begründung S. 20-22) In NRW gehören die Leitungsstunden je Gruppe zur Mindestausstattung; werden die Standards nicht eingehalten, kann das Jugendamt Zuschüsse zurückfordern. (Land Nordrhein-Westfalen: Kinderbildungsgesetz NRW (KiBiz), Fassung vom 01.08.2026) In Bayern gibt es im Anstellungsschlüssel keinen eigenen Topf für Leitung (mehr dazu im Artikel zur Leitungsfreistellung in Bayern).
Für die Doppelrolle heißt das: Der Landeswert ist kein Geschenk an dich, sondern eine Planungsgröße des Trägers. Genau deshalb eignet er sich als Ausgangspunkt für das Gespräch.
Freistellung der Kita-Leitung in allen 16 Bundesländern
Die Tabelle fasst zusammen, was die jeweils aktuelle Norm am 23. September 2026 regelt. Sie ersetzt nicht den Blick in deine Betriebserlaubnis und in eventuelle Vereinbarungen mit Jugendamt oder Kommune.
| Bundesland | Rechtsgrundlage | Was die Norm regelt |
|---|---|---|
| Baden-Württemberg | § 1 Abs. 4 KiTaVO | Mindestens 6 Wochenstunden je Einrichtung, ab der zweiten Gruppe je weitere Gruppe mindestens 2 Stunden mehr. Aufhebung zum 1. Januar 2027 verkündet. |
| Bayern | BayKiBiG, AVBayKiBiG; Reform ab 2027 | Keine landesrechtliche Mindest-Leitungszeit. Ab 1. Januar 2027 Pauschale an den Träger für Teamkräfte zur Entlastung von Leitung und Team; eine Mindest-Leitungszeit entsteht dadurch nicht. |
| Berlin | § 18 VOKitaFöG | 0,0118 Stellenanteile je vertraglich vergebenem Platz; der Träger bestimmt Leitung, Stellvertretung und Verteilung. |
| Brandenburg | § 5 KitaPersV | Sockel 0,0625 Stellen je Kita plus 0,125 bis 0,5 Leitungsstellen, gestaffelt nach Zahl der Stellen für Betreuungskräfte; in diesem Umfang Freistellung. Organisatorische Leitung legt der Träger fest. |
| Bremen | § 10 BremKTG | Nur die „notwendige Zahl“ Fachkräfte für Gesamtleitung und Arbeit mit Kindern, keine Stundenzahl. Laut Senatsantwort von 2014 obliegt es den Trägern, eine aufgabenadäquate Leitungsstruktur festzulegen. |
| Hamburg | § 4 Landesrahmenvertrag Kita | Leitungswochenstunden und Leitungssockel nach Anlage 1; Leitungsstunden je Kind dürfen im zwölfmonatigen Leistungszeitraum ohne Zustimmung der Behörde um höchstens zehn Prozent unterschritten werden. |
| Hessen | § 25c Abs. 3 HKJGB | Zusätzlich 20 Prozent des kindbezogenen Mindestbedarfs nach Abs. 2 (ohne Ausfallzuschlag) für Leitung, höchstens 1,5 Vollzeitstellen. Die aktuelle Fassung ist bis 30. Juni 2027 ausgewiesen. |
| Mecklenburg-Vorpommern | § 15 Abs. 2 KiföG M-V | „Angemessen“ nach Kinderzahl und Aufgaben; Umfang steht in der Vereinbarung mit dem Jugendhilfeträger. |
| Niedersachsen | § 12 Abs. 1 NKiTaG | Je Kernzeitgruppe mit bis zu 10 Kindern mindestens 2,5 Stunden, mit mehr als 10 Kindern mindestens 5 Stunden; plus 10 Stunden ab vier Kernzeitgruppen mit je mehr als zehn Kindern (oder drei plus zwei kleine Gruppen), wenn mindestens eine Gruppe an fünf Tagen mehr als sechs Stunden betreut wird; höchstens bis zur tariflichen Vollzeit. |
| Nordrhein-Westfalen | Bis 31.07.2027: § 29 Abs. 2 KiBiz; ab 01.08.2027: § 29 Abs. 3 KiBiz | Je Gruppe mindestens 5 Stunden, bei 35 Stunden Betreuungszeit 7, bei 45 Stunden 9. Ab 1. August 2027 zusätzlich: 30 Stunden Betreuungszeit 6, 40 Stunden 8. |
| Rheinland-Pfalz | § 22 KiTaG | 0,128 VZÄ je Einrichtung (laut Land 5 Stunden) plus 0,005 VZÄ je 40 Stunden Betreuungszeit; bis 20 Prozent durch Verwaltungskraft. |
| Saarland | § 5 Abs. 2 SBEBG | Pro Gruppe mindestens 6 Wochenstunden; ab vier Gruppen, davon mindestens eine ganztags, kann die Leitung ganz freigestellt werden. |
| Sachsen | § 12 Abs. 2 SächsKitaG | Finanzierungsschlüssel in der Regel: ein VZÄ Leitung je zehn eingesetzte VZÄ. |
| Sachsen-Anhalt | § 22 Abs. 1 KiFöG | Freistellung „in angemessenem Umfang“ durch den Träger, ohne Zahl. |
| Schleswig-Holstein | § 29 Abs. 2 KiTaG | Je Gruppe ein Fünftel einer Vollzeitstelle, ab fünf Gruppen planmäßig vollständig. |
| Thüringen | § 17 Abs. 3 ThürKigaG | 0,01 Vollzeitstellen je betreutem Kind, mindestens 0,2, höchstens 1,5 je Einrichtung. |
Auffällig ist: Mehrere Länder erlauben ausdrücklich, einen Teil der Leitungszeit durch Verwaltungskräfte oder andere Fachkräfte zu erfüllen, etwa Schleswig-Holstein, Rheinland-Pfalz, das Saarland und Hamburg. Das ist für kleine Einrichtungen ein echter Hebel. Außerdem ändert sich die Lage bald in mehreren Ländern. In Baden-Württemberg hebt ein 2025 verkündetes Gesetz die Absätze zur Leitungszeit in der KiTaVO zum 1. Januar 2027 auf und streicht zum selben Datum auch die zugehörigen Grundlagen im KiTaG, darunter die Erstattung an die Träger; die amtliche Gesetzesbegründung beschreibt die Finanzierung der Leitungszeit über zusätzliche Umsatzsteueranteile bis Ende 2026. (Land Baden-Württemberg: Gesetz zur Änderung des KiTaG, des FAG und der KiTaVO (GBl. 2025 Nr. 81)) (Land Baden-Württemberg (Beteiligungsportal): Amtlicher Gesetzentwurf zur Fortführung der Leitungszeit (09.04.2025), Begründung S. 20-22) Ob eine Anschlussregelung kommt, war am 23. September 2026 im Landesrechtsportal nicht erkennbar. Wenn du in Baden-Württemberg leitest, frag deinen Träger jetzt, wie er ab Januar plant. In Bayern tritt ebenfalls am 1. Januar 2027 eine Reform in Kraft, in NRW kommen am 1. August 2027 Zwischenstufen für 30 und 40 Stunden Betreuungszeit hinzu. (Land Nordrhein-Westfalen: Kinderbildungsgesetz NRW (KiBiz), Fassung vom 01.08.2027)
Für Schleswig-Holstein ordnet unser KiTaG-Leitfaden die Reformen ein. Wie Bayern ohne feste Leitungszeit finanziert, erklärt der Bayern-Artikel.
Rechenbeispiel: Was eine Kita mit zwei Gruppen bekommt
Formeln sagen wenig, solange du sie nicht auf deine Einrichtung anwendest. Nimm diese Beispiel-Kita: zwei Stammgruppen, 40 Kinder ab drei Jahren, jedes Kind mit 35 Wochenstunden Betreuung, eine Vollzeitstelle entspricht 39 Wochenstunden. Die Ergebnisse sind eigene Rechnungen auf Grundlage der Normen, keine Behördenauskunft.
| Bundesland | Rechenweg | Leitungszeit pro Woche |
|---|---|---|
| Baden-Württemberg | 6 + 2 Stunden | 8 Stunden (bis Ende 2026) |
| Brandenburg | Sockel 0,0625 + 0,125 oder 0,25 Stellen | etwa 7,3 Stunden (bis vier Stellen für Betreuungskräfte) oder 12,2 Stunden (mehr als vier bis zehn) |
| Niedersachsen | 2 Gruppen x 5 Stunden | 10 Stunden |
| Rheinland-Pfalz | 0,128 + (40 x 35 / 40) x 0,005 = 0,303 VZÄ | etwa 11,8 Stunden |
| Sachsen | 40 x 7/9 = 31,1 Kinder auf Neun-Stunden-Basis / 10,5244 = 2,96 VZÄ, davon ein Zehntel, bei 40-Stunden-Woche | etwa 11,8 Stunden (bei neun Stunden täglich: 15,2) |
| Saarland | 2 Gruppen x 6 Stunden | 12 Stunden |
| Nordrhein-Westfalen | 2 Gruppen x 7 Stunden | 14 Stunden |
| Schleswig-Holstein | 2/5 einer Vollzeitstelle | 15,6 Stunden |
| Thüringen | 40 x 0,01 = 0,4 Vollzeitstellen | 15,6 Stunden |
| Hessen | 40 x 0,07 x 30 = 84 Stunden Mindestbedarf nach Abs. 2, davon 20 Prozent | 16,8 Stunden |
| Berlin | 40 x 0,0118 = 0,472 Stellen | etwa 18,4 Stunden |
| Bayern, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt | keine einfache Landesformel | Betriebserlaubnis, Vereinbarung oder Rahmenvertrag prüfen |
Für Hessen stammen der Fachkraftfaktor 0,07 und der Betreuungsmittelwert von 30 Stunden aus § 25c Abs. 2 HKJGB; der Zuschlag für Ausfallzeiten zählt beim Leitungsanteil nicht mit. (Land Hessen: § 25c HKJGB Hessen - Personeller Mindestbedarf) In Sachsen rechnet das Gesetz mit neun Stunden Betreuung täglich und einer 40-Stunden-Woche; bei 35 Wochenstunden haben wir die Kinder anteilig (7/9) angesetzt. Wie dein Jugendamt kürzere Zeiten umrechnet, klärst du im Einzelfall. (Freistaat Sachsen: § 12 SächsKitaG - Personal) In Brandenburg ist bei 40 Kindern mit sieben Stunden Betreuung täglich eher die Stufe über vier Stellen für Betreuungskräfte zu erwarten; maßgeblich ist deine tatsächliche Personalbemessung. Für NRW rechnet der Personalschlüssel-Rechner die Leitungsstunden je Gruppenform aus.
Und wie viel wäre fachlich genug? Das Fachkräftebarometer 2025 bewertet Leitungsressourcen mit einem Modell in Anlehnung an Strehmel und Viernickel: ein Sockel von 610 Stunden im Jahr je Einrichtung, 40 Stunden je pädagogischer Kraft ab 25 Wochenstunden, vier Stunden je Kind und darauf 20 Prozent für Fehlzeiten. Ein fester Verwaltungsbetrag ist dabei nicht eingerechnet, das Modell erfasst also nur die pädagogische Leitung. (Deutsches Jugendinstitut / WiFF: Fachkräftebarometer Frühe Bildung 2025) Setzt du die Beispiel-Kita mit fünf pädagogischen Kräften ein, die alle mindestens 25 Wochenstunden arbeiten, und ohne Zuschläge für Kinder mit besonderem Förderbedarf oder anderer Familiensprache, kommst du auf 610 + 200 + 160 = 970 Stunden, mit Fehlzeitenzuschlag auf 1.164 Stunden im Jahr. Das sind überschlägig gut 22 Stunden pro Woche. Diese Umrechnung auf Wochenstunden ist unsere Überschlagsrechnung, kein Wert aus der Studie.
Das Ergebnis ist unbequem: Selbst der höchste Landeswert im Beispiel liegt unter diesem Bedarf. Wenn du in der Doppelrolle nicht hinterherkommst, ist das kein persönliches Versagen, sondern eine Rechenlücke. Die musst du sichtbar machen.
Schritt 1: Leitungszeit vier Wochen lang protokollieren
Ohne eigene Zahlen bleibt jedes Trägergespräch ein Gefühlsgespräch. Führe deshalb vier Wochen lang ein einfaches Protokoll in Viertelstunden. Vier Wochen deshalb, weil eine einzelne Woche zu viele Zufälle enthält: Elternabend, Krankheitswelle, Brückentag.
So kann dein Protokoll aussehen:
| Datum | Uhrzeit | Kategorie | Tätigkeit | Geplant als | Unterbrochen durch |
|---|---|---|---|---|---|
| Mo, 2.11. | 13:00-13:45 | Dienstplan | Vertretung für Donnerstag organisiert | Leitungszeit | Anruf Elternteil |
| Mo, 2.11. | 14:00-15:30 | Einspringen | Gruppe 2, Kollegin krank | Leitungszeit | - |
| Di, 3.11. | 16:30-17:15 | Träger/Verwaltung | Belegungsmeldung | nach Dienstende | - |
Kategorien, die sich bewährt haben: Personal und Team, Dienstplan und Organisation, Eltern, Träger und Verwaltung, Kinderschutz und Meldungen, Konzeption und Qualität, Gruppendienst, Einspringen. Wichtig ist die Spalte „Geplant als“. Sie zeigt, wie oft geplante Leitungszeit im Gruppendienst verschwindet und wie viel Leitungsarbeit nach Dienstende passiert.
Nach vier Wochen wertest du drei Zahlen aus:
- Ist-Leitungszeit pro Woche: alle Leitungskategorien zusammen, egal wann sie stattfanden.
- Verlorene Leitungszeit: Stunden, die als Leitungszeit geplant waren und im Gruppendienst oder beim Einspringen endeten.
- Liegengebliebene Aufgaben: was du in den vier Wochen nicht geschafft hast, mit geschätztem Zeitbedarf.
Wenn dir das Protokollieren zu viel wird, reicht es auch, nur die Abweichungen vom Plan festzuhalten. Einen ersten Überblick über typische Verwaltungsaufgaben gibt dir das kostenlose Verwaltungs-Audit.
Schritt 2: Feste Leitungszeiten in den Dienstplan schreiben
Leitungszeit, die nur „irgendwie zwischendurch“ vorgesehen ist, verschwindet zuerst. Schreib sie deshalb wie jeden anderen Dienst in den Dienstplan, mit Uhrzeit und Vertretung für die Gruppe.
- Blöcke statt Krümel: Zwei oder drei Blöcke von 90 Minuten bis drei Stunden bringen mehr als tägliche 30 Minuten. Konzeption, Personalgespräche und Trägerberichte brauchen zusammenhängende Zeit.
- Randzeiten meiden: Leg Leitungsblöcke nicht in Bring- und Abholzeiten und nicht in die Mittagsruhe, in der ohnehin am wenigsten Personal im Haus ist.
- Vertretung benennen: Für jeden Block steht im Plan, wer deine Aufgaben in der Gruppe übernimmt. Ohne Namen ist die Leitungszeit nicht geplant, sondern gehofft.
- Sichtbar machen: Häng die Leitungszeiten im Team aus und gib Eltern eine feste Sprechzeit. Alles, was nicht dringend ist, landet in dieser Sprechzeit oder schriftlich bei dir.
- Notfallregel festlegen: Vereinbare mit dem Team, wann du einen Block abbrichst, zum Beispiel bei einer Gefährdung, einem Unfall oder wenn die Aufsicht sonst nicht gesichert ist. Alles andere wartet.
Wie du Dienste, Vertragszeiten und Besetzung in einen belastbaren Plan bringst, beschreibt die Anleitung Dienstplan Kita erstellen. In Schleswig-Holstein spricht das Gesetz übrigens ausdrücklich von einer planmäßigen Freistellung vom Gruppendienst. (Land Schleswig-Holstein: § 29 KiTaG Schleswig-Holstein - Verfügungszeiten und Leitungsfreistellung) Ein Dienstplan ohne ausgewiesene Leitungszeit passt schlecht zu diesem Wortlaut.
Aus meiner Zeit in leitenden Positionen kenne ich den Moment, in dem man den eigenen Leitungsblock „nur heute“ an die Gruppe abgibt. Nach ein paar Wochen war aus „nur heute“ die Regel geworden, und niemand im Team hatte es bemerkt, weil die Leitungsarbeit abends trotzdem erledigt war. Erst als ich die verlorenen Stunden aufgeschrieben hatte, wurde aus meinem Gefühl eine Zahl, über die man reden konnte.
Schritt 3: Mit Zahlen ins Trägergespräch
Mit Protokoll und Landeswert gehst du nicht als Bittstellerin ins Gespräch, sondern mit einer Planungsfrage. Bereite eine Seite mit drei Zahlen vor:
- Landesminimum für deine Einrichtung, berechnet wie im Beispiel oben.
- Ist-Leitungszeit und verlorene Leitungszeit aus deinem Protokoll.
- Fachlicher Bedarf nach dem Modell des Fachkräftebarometers, als Orientierung.
Dazu nimmst du zwei oder drei Lösungen mit, zwischen denen der Träger wählen kann:
- Leitungsstunden aufstocken, mindestens auf den Landeswert und mit festen Blöcken im Dienstplan.
- Verwaltung auslagern: Wo das Landesrecht es erlaubt, übernimmt eine Verwaltungskraft einen Teil der Leitungszeit, etwa bis 20 Prozent in Rheinland-Pfalz oder bis zwei Stunden je Gruppe im Saarland. (Land Rheinland-Pfalz: § 22 KiTaG Rheinland-Pfalz - Leitung einer Tageseinrichtung) (Saarland: § 5 SBEBG Saarland - Leitung)
- Gruppe entlasten: zusätzliche Fachkraftstunden in deiner Gruppe, damit deine Leitungsblöcke tatsächlich vertreten sind.
Formulierungen, die im Gespräch tragen:
- „Laut Landesrecht sind für unsere Einrichtung mindestens X Stunden Leitungszeit vorgesehen. Im Dienstplan sind aktuell Y Stunden ausgewiesen.“
- „In den letzten vier Wochen sind im Schnitt Z Stunden geplanter Leitungszeit in den Gruppendienst gegangen. Die liegengebliebenen Aufgaben sind diese hier.“
- „Welche der drei Lösungen können wir ab dem nächsten Monat umsetzen, und wann prüfen wir gemeinsam, ob es reicht?“
Halte das Ergebnis schriftlich fest, mit Datum und nächstem Prüftermin. Wie du mit einem Träger umgehst, der Zusagen nicht einhält, beschreibt der Beitrag Wenn der Träger nicht hinter dir steht.
Feste Gruppe oder Einspringen bei Ausfall?
Viele Leitungen in kleinen Einrichtungen führen dauerhaft eine eigene Gruppe. Eine Alternative ist, keine feste Gruppe zu haben, sondern als Leitung einzuspringen, wenn jemand ausfällt. Beide Modelle haben Stärken und Tücken.
| Kriterium | Feste Gruppenleitung | Leitung plus Einspringen bei Ausfall |
|---|---|---|
| Beziehung zu Kindern und Eltern | stabil, du bist Bezugsperson | punktuell, weniger Bindung an eine Gruppe |
| Planbarkeit der Leitungszeit | gut, wenn Blöcke vertreten sind | unsicher, jeder Ausfall frisst Leitungszeit |
| Rollenklarheit im Team | Risiko: du bist Kollegin und Chefin zugleich | klarer, du stehst nicht in einer Gruppe |
| Belastung bei Krankheitswellen | Gruppe und Leitung gleichzeitig | Leitungszeit fällt ganz weg |
| Voraussetzung | feste Vertretung in der Gruppe | ausreichende Grundbesetzung ohne dich |
Das Einspringmodell funktioniert nur, wenn die Gruppen ohne dich rechnerisch besetzt sind und du jede Vertretungsstunde protokollierst. Sonst wird aus „Leitung mit gelegentlichem Einspringen“ unbemerkt eine Springerin mit Leitungsaufgaben am Abend. In Baden-Württemberg ist die Leitungszeit bis Ende 2026 ausdrücklich zusätzlich zum Mindestpersonalschlüssel vorgesehen; (Land Baden-Württemberg (Beteiligungsportal): Amtlicher Gesetzentwurf zur Fortführung der Leitungszeit (09.04.2025), Begründung S. 20-22) dauerhaftes Einspringen zehrt also genau die Zeit auf, die dafür gedacht ist.
Welche Aufgaben, Befugnisse und Grenzen eine Gruppenleitung hat und wie du sie mit deinem Team schriftlich klärst, findest du im Artikel Gruppenleitung Kita: Aufgaben, Rolle und Grenzen. Wenn du eine Stellvertretung hast, lohnt sich ein Blick auf ihre Rolle in der stellvertretenden Kita-Leitung.
Wenn die Doppelrolle dauerhaft nicht aufgeht
Manchmal bleibt es trotz Protokoll und Gespräch dabei: Leitungszeit steht auf dem Papier, aber nicht im Alltag. Dann ist es Zeit für einen formalen Schritt. Eine Überlastungsanzeige hält schriftlich fest, dass die Aufgaben mit der vorhandenen Zeit nicht zu schaffen sind und welche Risiken daraus entstehen. Wie du sie aufbaust und wann sie sinnvoll ist, erklärt der Artikel zur Überlastungsanzeige in der Kita. Eine fertige Vorlage mit Formulierungen gibt es als Überlastungsanzeige Kita. Prüfe den Text vor dem Versand mit Personalrat, Mitarbeitervertretung oder einer gewerkschaftlichen Beratung.
Achte parallel auf dich. Warnsignale sind Leitungsarbeit, die sich regelmäßig in den Feierabend verschiebt, das Gefühl, weder der Gruppe noch dem Team gerecht zu werden, und Gedanken an einen Stellenwechsel, die nicht mehr verschwinden. Das ist kein Scheitern, sondern eine Information. Manche Leitungen finden die Lösung in einer anderen Einrichtung mit klarer Leitungszeit, andere in einer neuen Aufteilung mit ihrer Stellvertretung. Für die Zwischenzeit helfen feste Routinen, wie sie das Selbstfürsorge-Kit „Tankstelle“ bündelt. Den großen Rahmen der Leitungsrolle findest du im Komplett-Guide für Kita-Leitungen.
Häufige Fragen
Ab wann ist eine Kita-Leitung freigestellt?
Das hängt vom Bundesland ab. In Schleswig-Holstein, NRW, Niedersachsen, im Saarland und in Baden-Württemberg (dort bis Ende 2026) entsteht Leitungszeit schon ab der ersten Gruppe, in Berlin, Thüringen, Rheinland-Pfalz und Brandenburg über Platz-, Kinder- oder Stellenzahl, in Hessen und Sachsen als Aufschlag beziehungsweise Finanzierungsschlüssel, in Hamburg über den Landesrahmenvertrag. Bayern und Bremen legen landesrechtlich keine Mindestzahl fest, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen-Anhalt verlangen eine angemessene Freistellung ohne Zahl.
Habe ich als Leitung einen persönlichen Anspruch auf Leitungszeit?
Die Landesregeln richten sich an Träger, Personalbemessung und Finanzierung. Was dir persönlich zusteht, ergibt sich aus Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung und gegebenenfalls Tarif- oder Dienstrecht. Wo dein Land einen Zahlenwert festlegt, ist er trotzdem dein stärkstes Argument, weil er in Personalbemessung, Finanzierung oder Betriebserlaubnis des Trägers einfließt.
Zählt Einspringen in der Gruppe als Leitungszeit?
Nein. Leitungszeit ist Zeit für Leitungsaufgaben. Wenn du einspringst, fehlt sie. Dokumentiere jede Vertretungsstunde getrennt, damit sichtbar wird, wie viel geplante Leitungszeit tatsächlich übrig bleibt.
Wie viel Leitungszeit wäre fachlich angemessen?
Nach unserer eigenen Überschlagsrechnung mit dem Modell des Fachkräftebarometers 2025 (Sockel, Personal- und Kinderbetrag plus Fehlzeitenzuschlag) kommt eine Kita mit zwei Gruppen, 40 Kindern und fünf pädagogischen Kräften auf gut 22 Wochenstunden. Das ist kein Wert aus der Studie, liegt aber deutlich über den meisten Landesminima.
Was ändert sich 2027 bei der Leitungszeit?
In Baden-Württemberg werden die Absätze zur Leitungszeit in der KiTaVO nach verkündetem Stand zum 1. Januar 2027 aufgehoben; ob eine Anschlussregelung kommt, solltest du vor Jahresende prüfen. (Land Baden-Württemberg: Gesetz zur Änderung des KiTaG, des FAG und der KiTaVO (GBl. 2025 Nr. 81)) In Bayern tritt zum selben Datum eine Reform mit einer Pauschale für Teamkräfte zur Entlastung von Leitung und Team in Kraft; eine Mindest-Leitungszeit entsteht dadurch nicht. (Freistaat Bayern: Gesetz zur Änderung des BayKiBiG und weiterer Rechtsvorschriften (GVBl. 2026 S. 401)) In NRW kommen ab 1. August 2027 Zwischenstufen hinzu: bei 30 Stunden Betreuungszeit 6, bei 40 Stunden 8 Leitungsstunden je Gruppe. (Land Nordrhein-Westfalen: Kinderbildungsgesetz NRW (KiBiz), Fassung vom 01.08.2027)
Quellenangaben
Landesrecht zur Leitungszeit
Amtliche Erläuterungen und Parlamentsdokumente
- Land BW: Gesetzentwurf Leitungszeit (09.04.2025), Begründung S. 20-22
- Kita RLP: Leitungsdeputate nach dem KiTaG
- Bremische Bürgerschaft: Drucksache 18/1257 (2014)
Studien und Berichte
Dieser Artikel gibt den Stand des Landesrechts vom 23. September 2026 wieder und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Maßgeblich sind die aktuelle Fassung deines Landesrechts, deine Betriebserlaubnis, Vereinbarungen mit Jugendamt oder Kommune sowie dein Arbeitsvertrag. Bei Streitfragen binde Träger-Verwaltung, Personalrat oder Mitarbeitervertretung und gegebenenfalls eine gewerkschaftliche Beratung ein.
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