Kita-Jubiläum planen: Ideen und Rückwärtsplan

Ein Kita-Jubiläum planst du vom Festtermin rückwärts: Kläre zuerst Anlass, Ziel, Format und Kostenrahmen mit dem Träger und verteile dann Aufgaben und Freigaben. Prüfe Aufsicht, Versicherung sowie Daten- und Fotofragen vor Einladung und Veröffentlichung einer Chronik.

Ein Karton mit alten Fotos steht im Büro, eine ehemalige Kollegin möchte Erinnerungen beisteuern. Bevor du das Kita-Jubiläum planst, kläre das Ziel: Familien zusammenbringen, die Geschichte zeigen oder Ehemalige und Gemeinde einladen?

Stimme Format, Kostenrahmen und Aufgaben mit dem Träger ab. Prüfe Daten-, Foto- und Versicherungsfragen vor Einladung und Veröffentlichung der Chronik.

Welches Jubiläum wollt ihr als Kita feiern?

Kläre mit dem Träger den belegten Anlass: Gründung, Hauseröffnung oder ein anderes dokumentiertes Ereignis. Widersprechen sich Archivunterlagen und Erinnerungen, klärt das vor der Ankündigung.

Formuliere ein Ziel für die Programmauswahl, etwa: „Wir bringen Ehemalige mit heutigen Familien ins Gespräch und zeigen unsere heutige Arbeit.“

Wähle ein Format nach Ziel und Ressourcen:

Format	Wofür es passt	Was du vor einer Zusage klärst
Kleines Hausfest mit Familien	Gemeinschaft und heutige Kita-Arbeit	Betreuungsablauf, zugängliche Räume und Aufgaben im Team
Ehemaligentreffen mit Ausstellung	Erinnerungen und Begegnungen	Kontaktweg, Archivsichtung und Freigabe der Beiträge
Öffentlicher Jubiläumstag	Gemeinde und Kooperationspartner einbeziehen	Veranstalterrolle, Gästezugang, Presse und zusätzliche Infrastruktur

Halte fest, wer veranstaltet, Ausgaben genehmigt, bezahlt und die Kommunikation freigibt. Kläre diese Rollen auch bei Beteiligung eines Fördervereins. Benenne, wer bei schlechtem Wetter oder Ausfall das Format verkleinert. Zur Rollenklärung: Guide für die Kita-Leitung.

Aus der Praxis: Aus meiner Arbeit in leitenden Positionen nehme ich die Frage mit: Wer entscheidet über den nächsten Schritt? Ich würde jede Programmidee als Vorschlag festhalten und die nötige Freigabe daneben notieren.

Dein Rückwärtsplan: vom Festtermin zu den Entscheidungen

Plane vom Festtermin rückwärts: Jede Freigabe liegt vor dem davon abhängigen Schritt. Fehlt Zeit, verkleinere mit dem Träger das Format.

Festtermin: [ ] · Veranstalter: [ ] · Freigebende Stelle: [ ]

Vor welchem Schritt?	Aufgabe und erforderliches Ergebnis	Zuständige Rolle	Dein Eintrag
Vor Termin- und Umfangszusage	Ziel, Format, Veranstalter und Etat abstimmen; Auftrag festhalten	Leitung + Träger	Termin: [ ]; Person: [ ]; Freigabe: [ ]
Vor Bestellung oder Vertrag	Räume, Gelände, Gästenutzung, Wetteralternative und Versicherungsfragen prüfen	Träger + Leitung; Unfallkasse bei offenen Fragen	Termin: [ ]; offene Prüfung: [ ]
Vor Programmzusage	Aufgaben mit Team, Elternbeirat und Förderverein abstimmen; Vertretung benennen	Leitung; Vorstand für Vereinsaufgaben	Termin: [ ]; zuständig: [ ]; Vertretung: [ ]
Vor Erinnerungsaufruf	Kontaktweg und Register für Quellen und Freigaben festlegen	Leitung + Datenschutz-/Pressestelle	Termin: [ ]; Rückmeldekanal: [ ]; Freigabe: [ ]
Vor Einladung und Druck	Finanzzusagen, Programm, Chronik, Bildnutzung und Texte abschließen	Leitung + Trägerfreigabe	Termin: [ ]; freigegebene Version: [ ]
Vor letztem Beteiligtenabgleich	Rückmeldungen, Raumplan, Aufgaben und Ausfallalternative aktualisieren	Leitung + Stationsverantwortliche	Termin: [ ]; Rückmeldestand: [ ]
Vor Öffnung am Festtag	Rettungswege, Erste Hilfe, Grillbereich, Geräte und Zugänge kontrollieren; Einsatz besprechen	Trägervertretung + Leitung	Uhrzeit: [ ]; kontrolliert durch: [ ]
Bei Empfang und Programmwechsel	Fotografierregel, Ansprechpersonen und Aufsichtsübergang erklären	Empfang + betreuendes Team	Zuständig: [ ]; Übergabepunkt: [ ]
Nach dem Fest	Abrechnung, Dank, Auswertung und abgestimmte Datenpflege erledigen	Leitung + Verwaltung/Vorstand	Termin: [ ]; Abschluss: [ ]

Beispiel: „Erinnerungstisch: Leitung sammelt Beiträge über den freigegebenen Kanal; Datenschutz-/Pressestelle prüft die Ausstellung; Druck nach Freigabe.“ Ergänze Namen und Termine.

Protokolliere offene Entscheidungen und nächste Schritte in der Teambesprechung. Agenden und Protokollvorlagen aus dem Kita-Meeting-Jahrespaket kannst du dafür anpassen.

Jubiläumsideen für Kinder, Eltern, Ehemalige und Gemeinde

Die Kita auf dem Seß in Kaiserslautern verband Bilder und Geschichten Ehemaliger zu einer Zeitreise und bot Führungen an. (Stadt Kaiserslautern: 50 Jahre Kita auf dem Seß)

Wähle passende Beiträge für eure Zielgruppen:

Zielgruppe	Idee	Grundlage	Leitungsentscheidung vor Zusage
Kinder	Mitmachstationen und freiwillige Präsentation aktueller Kita-Projekte	Ergänzende Idee	Wahlmöglichkeiten, Begleitung und ruhigen Rückzugsraum einplanen
Eltern	Hausführung mit Einblick in heutige Arbeitsweisen und anschließendes Elterncafé	Führungen im Praxisbericht; Café als Ergänzung (Stadt Kaiserslautern: 50 Jahre Kita auf dem Seß)	Gästeroute, geschützte Bereiche und Ansprechpersonen festlegen
Ehemalige	Erinnerungstisch und Ausstellung „Kita damals und heute“	Bilder und Geschichten Ehemaliger im Praxisbericht (Stadt Kaiserslautern: 50 Jahre Kita auf dem Seß)	Freiwillige Beiträge, Kontaktweg und Rechteprüfung organisieren
Team	Moderiertes Gespräch über Veränderungen des Hauses und Dank an frühere Mitarbeitende	Ergänzende Idee	Beiträge vorher abstimmen; Personalakten aus der Ausstellung heraushalten
Gemeinde	Öffentliche Führung, Grußwort und Vorstellung lokaler Kooperationen	Führungen im Praxisbericht; weitere Beiträge als Ergänzung (Stadt Kaiserslautern: 50 Jahre Kita auf dem Seß)	Träger-Pressefreigabe, Einladung und Gästezugang klären

Ideen für Kinderstationen:

• Wunschwand: Kinder malen, was sie sich für ihre Kita wünschen. Wer möchte, erklärt das eigene Bild; eine benannte Person begleitet die Station.
• Kita damals und heute: Stelle freigegebene alte Spielmaterialien neben heutige. Kinder und Ehemalige können erzählen, womit sie gern spielen oder gespielt haben.
• Unser Lieblingsort: Kinder gestalten Bilder ihrer liebsten Plätze im Haus. Zeigt die Bilder an einer betreuten Station, ohne Gästen Zugang zu geschützten Räumen zu geben.

Benenne für jede Idee Vorbereitung, Begleitung und Abbau. Für Helfereinsätze klärst du zusätzlich den Rahmen für Ehrenamt in der Kita. Bei knappen Ressourcen wähle eine Ausstellung statt einer Festschrift. Lass Kinder ihre heutigen Projekte zeigen.

Für ein Laternenprogramm nutze den Beitrag zum Laternenfest in der Kita und nimm diesen Programmteil in euren Auftrag auf.

Budget, Förderverein und Sponsoren abstimmen

Plane kostenpflichtige Bausteine erst mit Angeboten und Finanzierungszusagen. Halte gewünschte Zuschüsse und genehmigte Beträge getrennt fest.

Budgetfeld	Einzutragen
Kostenart	Räume/Technik, Material, Verpflegung, Druck/Chronik, barrierearmer Zugang oder zusätzliche Leistungen
Angebot und Freigabe	Anbieter: [ ]; Angebot: [ ]; genehmigter Betrag: [ ]; Freigabe durch: [ ]
Auftrag und Zahlung	Auftraggeber: [ ]; Zahlungsempfänger: [ ]; zuständige Verwaltung: [ ]
Deckungsquelle	Trägeretat: [ ]; Vereinszusage: [ ]; weitere geprüfte Zusage: [ ]
Puffer und Abschluss	Vom Träger festgelegter Puffer: [ ]; tatsächliche Kosten: [ ]; Beleg: [ ]

Lass die Träger- oder Vereinsverwaltung vor einer Werbe- oder Logozusage Empfänger, Gegenleistung und Abrechnung prüfen. Nach dem BMF-Verwaltungshinweis gilt eine Sponsorenzuwendung als Spende, wenn sie keine Betriebsausgabe ist, freiwillig oder aufgrund einer freiwillig eingegangenen Rechtspflicht steuerbegünstigte Zwecke fördert und weder Entgelt für eine bestimmte Empfängerleistung ist noch tatsächlich wirtschaftlich mit dessen Leistungen zusammenhängt. (Bundesministerium der Finanzen: EStH 2025, Anhang 16 IV: Ertragsteuerliche Behandlung des Sponsoring) Auch bei steuerbegünstigten Empfängern können Sponsoringleistungen steuerpflichtige Einnahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs sein. (Bundesministerium der Finanzen: EStH 2025, Anhang 16 IV: Ertragsteuerliche Behandlung des Sponsoring)

Versprich keine Zuwendungsbestätigung. Satzung, Beschlüsse und Mittelweitergabe behandelt der Artikel zum Kita-Förderverein.

Ehemalige einladen, ohne alte Daten ungeprüft zu nutzen

Nutze einen öffentlichen Aufruf mit freiwilliger Direktanmeldung: Trägerwebsite, lokale Presse oder erlaubte Aushangplätze. Bitte Ehemalige, die Einladung weiterzugeben, statt fremde Kontaktlisten einzusammeln.

Lass alte Kontaktdaten vor Nutzung auf Herkunft, Zweck und Rechtsgrundlage prüfen. Die DSGVO verlangt Zweckbindung und Datenminimierung; eine zweckbezogene Einwilligung ist eine mögliche Rechtsgrundlage. (Europäische Union: DSGVO: Zweckbindung, Rechtsgrundlage, Einwilligung und Information)

Bei Direktanmeldung sind Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer oder deren Kriterien mitzuteilen. (Europäische Union: DSGVO: Zweckbindung, Rechtsgrundlage, Einwilligung und Information) Lass die Datenschutzstelle die Informationen vor dem Aufruf ergänzen; bei fremd erhaltenen Daten auch Informationsweg, Zeitpunkt und gesetzliche Ausnahmen prüfen. (Europäische Union: DSGVO: Zweckbindung, Rechtsgrundlage, Einwilligung und Information)

Felder für die Anmeldung:

Anrede/Name: [freiwillig]
Rückmeldekontakt: [ ]
Teilnahme: [ ]
Beitrag zur Chronik: [optional]
Ansprechpartner der Einrichtung: [ ]
Datenschutzinformation des Trägers: [ ]

Lass nötige Einwilligungsformulare bereitstellen. Frage keine Gesundheitsangaben oder Daten unbeteiligter Kinder ab. Bewahre Kontakte getrennt vom Ausstellungsmaterial auf; stimme Zugriff, Aufbewahrung und Löschung ab.

Passe Texte aus dem E-Mail-Vorlagen-Paket mit Programm, Ort, Termin, Rückmeldeweg und Ansprechperson an. Für den öffentlichen Aushang nutze ein Blanko-Design aus dem Aushänge-Jahrespaket.

Chronik, Festschrift und Fotos vor Veröffentlichung prüfen

Baue die Chronik aus geprüften Unterlagen auf: Gründung, Veränderungen, heutiges pädagogisches Profil, freiwillige Erinnerungen, Zukunftswünsche und Dank. Bei wenig Material oder Zeit wähle eine kleine Ausstellung.

Lege für jedes Stück einen Arbeitsvermerk an:

Dokument/Motiv: [ ] · Fundort und Herkunft: [ ]
Urheber und abgebildete Personen: [ ]
Geplante Nutzung: Ausstellung [ ]; Druck [ ]; Website [ ]; Presse [ ]
Freigabe: [ ] · Offene Frage und zuständige Stelle: [ ]

Veröffentliche auch alte Fotos erst nach Rechteklärung; lass bei Archivstücken weitere Rechtefragen prüfen.

Prüfe Aufnahme und Veröffentlichung getrennt. Das Kunsturhebergesetz verlangt grundsätzlich die Einwilligung für die Verbreitung oder öffentliche Zurschaustellung von Bildnissen. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: KunstUrhG: § 22, Einwilligung bei Bildnissen) Die Veranstaltungsausnahme ist durch berechtigte Interessen begrenzt und gibt Kinderporträts oder Onlinegalerien nicht pauschal frei. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: KunstUrhG: § 23, Ausnahmen und berechtigte Interessen)

Für personenbezogene Verarbeitung gilt daneben die DSGVO. (Europäische Union: DSGVO: Zweckbindung, Rechtsgrundlage, Einwilligung und Information) Bei Einwilligung: Nachweis sichern, vorab über jederzeitigen Widerruf informieren und ihn so einfach wie die Erteilung ermöglichen. (Europäische Union: DSGVO: Zweckbindung, Rechtsgrundlage, Einwilligung und Information) Die bisherige rechtmäßige Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. (Europäische Union: DSGVO: Zweckbindung, Rechtsgrundlage, Einwilligung und Information) Lass Aufnahme, Ausstellung, Festschrift, Website, Social Media und Presseweitergabe einzeln prüfen, auch bei vorhandener Portfoliofreigabe. Kläre mit der Datenschutzstelle, wer für das Kind handeln kann und welche Trägerregeln gelten.

Kündige die Fotografierregel und Ansprechperson vorab an. Ermögliche Motive ohne identifizierbare Personen. Gib der Presse freigegebene Motive, aber keine allgemeine Rechtsfreigabe für ihre Veröffentlichung.

Aufsicht und Versicherung für das Fest klären

Kläre den Versicherungsschutz nach Personengruppen. Kinder sind beim Besuch der im SGB VII genannten Tageseinrichtungen gesetzlich versichert. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: SGB VII: § 2, Versicherung kraft Gesetzes) Das kann auch betreuungsbezogene Feiern außerhalb der Öffnungszeiten oder an anderen Orten umfassen. (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung: Kinder in der Tageseinrichtung und Tagespflege) Maßgeblich ist die von der Kita organisierte und beaufsichtigte Veranstaltung. (DGUV KinderKinder: Sommerfest in der Kita: sicher planen und unfallfrei feiern)

Beim beschriebenen Tag der offenen Tür sind regulär angemeldete Kinder versichert, bloße Besuchskinder nicht allein durch Anwesenheit. (DGUV KinderKinder: Treffpunkt Kita: Versicherung bei Tagen der offenen Tür) Lass die Deckung für Eltern, Ehemalige und Helfende gesondert prüfen.

Gib dem Träger und dem zuständigen Unfallversicherungsträger konkrete Fragen:

• Wer veranstaltet, und welche Programmteile gehören zur organisierten Kita-Veranstaltung?
• Welche Personengruppen nehmen wie teil, wer übernimmt welche Aufgabe und in wessen Auftrag?
• Wo endet ein betreuter Programmteil, und wie wird die Übernahme durch Sorgeberechtigte erklärt?
• Welche offenen Versicherungsfragen müssen vor einer Zusage geklärt werden?

Lass die Trägerstelle die Haftpflichtdeckung prüfen. Die DGUV empfiehlt, Aufsicht vorab zu regeln, Eltern zu informieren und Rettungswege, Feuerlöscher und Erste Hilfe zugänglich zu halten. (DGUV KinderKinder: Sommerfest in der Kita: sicher planen und unfallfrei feiern)

Übertrage das in euren Ablauf: Empfang benennen, Gästewege von geschützten Kita-Bereichen trennen, betreute Stationen kennzeichnen und Übergabepunkte erklären. Plane eine Wetteralternative und lasse Grillbereich, mobile Geräte und Attraktionen vorab prüfen.

Presse und Gästeablauf bis zur Nachbereitung planen

Stimme einen Pressetext mit Träger oder Pressestelle ab: belegter Anlass, Gemeindebezug, Ort, Termin, Programm und freigegebener Kontakt. Kanäle und Freigaben behandelt der Beitrag zur Öffentlichkeitsarbeit in der Kita.

Benenne Empfang, Hausführung und Ansprechperson für Fotofragen. Gib ihnen die freigegebene Programmfassung; melde Änderungen über den vereinbarten Kanal.

Plane auch den Abschluss: Belege sammeln, Mitwirkenden danken und Aufgabenverteilung auswerten. Bearbeite Kontaktlisten und Archivmaterial nach den abgestimmten Regeln. Nutze für den Bericht geprüfte Texte und freigegebene Motive.