Ständige Vertretung
Die Stellvertretung übernimmt durch ausdrückliche Anordnung dauerhaft festgelegte Aufgaben aus dem Leitungsbereich. Diese Zuständigkeiten gelten auch dann, wenn die Leitung anwesend ist.
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Stellenbeschreibung stellvertretende Kita-Leitung - kostenlos als PDF
Eine nur mündlich geregelte Stellvertretung lässt Aufgaben und Befugnisse offen. Diese Vorlage macht daraus ein unterschriebenes Dokument: Aufgaben, Befugnisse, Vertretungsregelung, Freistellung und Eingruppierung. Alle Felder digital ausfüllbar, ohne Logo auf den Formularseiten - so kannst du sie direkt beim Träger einreichen.
- Formular + Hinweisseite
- Digital ausfüllbar
- Ohne Logo für die Personalakte
Stellenbeschreibung
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Was du bekommst
- Kopfdaten: Einrichtung, Träger, Stellenbezeichnung, Platzzahl, Art der Vertretung und Eingruppierung
- Aufgabenkatalog: sechs Bereiche von Personalführung bis Hauswirtschaft zum Ankreuzen
- Befugnisse: Weisungsrecht, Betragsgrenze, Zeichnungsbefugnis und Vertretungsfall
- Rahmen: Freistellungsstunden, Qualifikation und drei Unterschriftsfelder
- Hinweisseite: ständige Vertretung, TVöD-SuE-Eingruppierung und Freistellung nach Landesrecht
Was die Stellenbeschreibung regelt
Eine Stellenbeschreibung für die stellvertretende Leitung beantwortet fünf Fragen, die sonst jahrelang offen bleiben - und die im Konfliktfall darüber entscheiden, wer wofür zuständig ist.
Welche Aufgaben dauerhaft übertragen sind
Angekreuzt wird, was zur Stelle gehört - nicht, was im Vertretungsfall einmalig anfällt. Was nicht angekreuzt ist, bleibt bei der Leitung.
Was ausdrücklich nicht übertragen ist
Ein eigenes Feld für die Aufgaben, die bei der Leitung bleiben. So wird stiller Aufgabenzuwachs sichtbar.
Welche Entscheidungen allein getroffen werden dürfen
Weisungsbefugnis, Dienstplanänderungen, Betragsgrenze für Bestellungen, Handkasse und Elternbeschwerden - im Regelbetrieb und im Vertretungsfall getrennt.
Wie viel Zeit die Rolle bekommt
Freistellungsstunden pro Woche, ihre feste Lage im Dienstplan und die Grundlage dafür. Eine feste Lage schützt die Leitungszeit davor, im Alltag unterzugehen.
Wer unterschreibt und wann geprüft wird
Je ein Unterschriftsfeld für Träger, Leitung und Stellvertretung, dazu ein Termin für die nächste gemeinsame Überprüfung.
Die Hinweisseite am Ende ordnet ein, wann tariflich eine ständige Vertretung vorliegt, welche Entgeltgruppe die Durchschnittsbelegung nach TVöD-SuE (VKA) auslöst und in welchen Bundesländern die Freistellung der Stellvertretung geregelt ist. Sie ist eine Mustervorlage und ersetzt keine Rechtsberatung.
Der entscheidende Unterschied
Ständige Vertretung oder Abwesenheitsvertretung?
Bevor ihr einzelne Aufgaben verteilt, müsst ihr die Art der Stellvertretung eindeutig benennen. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung im Dienstplan, sondern welche Leitungsaufgaben tatsächlich und dauerhaft übertragen werden. Die Vorlage trennt deshalb zwei Fälle, die im Kita-Alltag leicht vermischt werden.
Abwesenheitsvertretung
Die Vertretung greift nur bei Urlaub, Krankheit oder einer anderen Abwesenheit der Leitung. Daraus entsteht nicht automatisch eine dauerhaft übertragene Leitungsfunktion.
Kreuze den Fall an, der heute tatsächlich vereinbart ist. Wenn der TVöD-SuE (VKA) auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist, kann diese Unterscheidung auch für die Eingruppierung relevant sein. Die konkrete Einordnung gehört zum Träger beziehungsweise zur zuständigen Personalstelle.
Gemeinsam ausfüllen
In drei Schritten zur unterschriebenen Stellenbeschreibung
Die Vorlage ist bewusst kein fertiger Aufgabenkatalog, den eine Person allein abhakt. Sie schafft einen Rahmen, in dem Träger, Leitung und Stellvertretung dieselbe Vereinbarung schriftlich festhalten können.
- 1
Rahmenbedingungen zusammentragen
Haltet Betriebserlaubnis, Platzzahlen, den anwendbaren Tarif oder die Arbeitsvertragsrichtlinie und bestehende Organisationsregelungen bereit. So werden Freistellung, Eingruppierung und Befugnisse nicht aus dem Gedächtnis eingetragen.
- 2
Aufgaben und Grenzen konkret benennen
Markiert nur Aufgaben, die dauerhaft zur Stelle gehören. Ergänzt anschließend, was bei der Leitung bleibt und welche Entscheidungen die Stellvertretung allein treffen darf. Bei Geldbeträgen, Unterschriften und Weisungsrechten sind konkrete Grenzen hilfreicher als Formulierungen wie „nach Bedarf“.
- 3
Zeit, Unterschriften und Prüfung festhalten
Tragt die vereinbarten Freistellungsstunden mit ihrer Lage im Dienstplan ein. Lasst Träger, Leitung und Stellvertretung unterschreiben, verteilt die vorgesehenen Ausfertigungen und setzt einen Termin, an dem ihr die Stellenbeschreibung erneut prüft, etwa nach einer Konzept- oder Größenänderung der Einrichtung.
Wichtig: Die Vorlage dokumentiert eure konkrete Regelung. Sie überträgt selbst keine Arbeitgeberbefugnisse und ersetzt weder die Prüfung durch den Träger noch eine arbeits- oder tarifrechtliche Beratung.
Du willst zuerst verstehen, was die Rolle ausmacht? Unser Überblick zu Aufgaben und Rolle der stellvertretenden Kita-Leitung erklärt Rollenklärung, Sandwich-Position und den Unterschied zwischen ständiger Vertretung und Abwesenheitsvertretung.
Wenn die Rolle danach auch im Alltag tragen soll - Übergabe im Vertretungsfall, Entscheidungsbefugnisse, Kommunikation mit Team und Träger, Zulage nach § 14 TVöD und der Weg in die Leitung - findest du die passenden Vorlagen im Stellvertretungs-Bundle.