Stellvertretung in Elternzeit: TVöD-Zulage nach § 14 - ab wann sie dir zusteht

Du übernimmst während der Elternzeit der Leitung zusätzliche Verantwortung. Ob sich dadurch auch dein Entgelt verändert, hängt von deiner bisherigen Rolle und den wirksam übertragenen Aufgaben ab. Genau diese Unterscheidung lohnt sich vor dem Gespräch mit dem Träger.

Dieser Artikel macht den Unterschied klar. Du erfährst, wann die persönliche Zulage nach § 14 TVöD wirklich greift, warum ausgerechnet die ständige Vertretung ein Sonderfall ist, wie viel es geht und wie du den Anspruch fristgerecht einforderst - mit einer Muster-Geltendmachung, die du anpassen kannst.

§ 14 TVöD greift nur, wenn der TVöD über Tarifbindung oder eine Bezugnahmeklausel in deinem Arbeitsvertrag gilt. Bei kirchlichen Trägern gelten in der Regel AVR oder landeskirchliches Arbeitsrecht; bei tariffreien Trägern prüfst du die arbeitsvertraglichen Vereinbarungen.

Die Grundregel: ein Monat, dann rückwirkend ab Tag 1

Der Kern steht in § 14 Abs. 1 TVöD: Wird dir vorübergehend eine andere Tätigkeit wirksam übertragen, die einer höheren Entgeltgruppe entspricht als deiner eigenen, und übst du sie mindestens einen Monat aus, erhältst du eine persönliche Zulage - und zwar rückwirkend ab dem ersten Tag der Übertragung. (Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände: TVöD AT, Lesefassung Stand 1. Januar 2026)

Zwei Dinge sind daran wichtig:

• Die Monatsfrist ist eine Wartezeit, kein Abzug. Wenn der Monat voll ist, wird ab dem ersten Tag der Übertragung nachgezahlt.
• Die verkürzte Frist von drei Arbeitstagen (§ 14 Abs. 2) greift nur, soweit ein landesbezirklicher Katalog deine Tätigkeit aufführt und du ab dem ersten Tag der Vertretung in Anspruch genommen wirst. Ob es für dein Bundesland einen solchen Katalog gibt, klärst du beim kommunalen Arbeitgeberverband oder der Gewerkschaft.

So weit klingt es einfach. Der Haken kommt jetzt - und er entscheidet über fast jeden strittigen Fall.

Der entscheidende Haken: ständige Vertretung ist ein Sonderfall

Hier liegt die Stelle, an der die meisten sich verschätzen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2015 (Urteil vom 16.04.2015, Aktenzeichen 6 AZR 242/14) klargestellt: Wer arbeitsvertraglich bereits als ständige Vertretung der Leitung bestellt ist, übt mit dem Einspringen keine “andere” Tätigkeit aus. Das Vertreten gehört dann zur geschuldeten Arbeit - und löst für sich genommen keine Zulage nach § 14 aus. Das BAG hat diese Wertung allerdings ausdrücklich an die entschiedene Vertretungsdauer von ca. dreieinhalb bis fünfeinhalb Monaten geknüpft; für eine mehrjährige Elternzeitvertretung ist die Frage durch dieses Urteil nicht entschieden. (Bundesarbeitsgericht: BAG, Urteil vom 16.04.2015 - 6 AZR 242/14)

Das hat eine innere Logik: Die Eingruppierung der ständigen Vertretung berücksichtigt die Vertretungsfunktion bereits. Allein das Ausüben dieser schon geschuldeten Vertretungsaufgaben begründet im entschiedenen Rahmen keine zusätzliche Zulage.

Ein Anspruch kommt in Betracht, wenn dir zusätzlich eine höherwertige Tätigkeit wirksam übertragen wird, die über deinen vertraglich geschuldeten Vertretungsumfang hinausgeht - also die volle Leitungstätigkeit, die du sonst nicht schuldest. Und “wirksam übertragen” heißt: angeordnet vom Träger beziehungsweise der personalverwaltenden Stelle. Eine Absprache mit der scheidenden Leitung reicht dafür nicht ohne Weiteres; entscheidend ist deren Befugnis zur Übertragung. Die Grenzen des Weisungsrechts ergeben sich auch aus § 106 GewO. (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 106 GewO - Weisungsrecht des Arbeitgebers)

Für dich heißt das praktisch: Es kommt darauf an, was in deinem Arbeitsvertrag steht. Bist du dort bereits “ständige Vertretung”, kommt es auf zusätzliche Aufgaben außerhalb deiner geschuldeten Vertretung an. Lass dir deren Übertragung zur Dokumentation schriftlich bestätigen; das ist eine praktische Empfehlung, keine zusätzliche Formvoraussetzung aus § 14. Bist du es nicht und springst nun erstmals voll in die Leitung ein, kann § 14 greifen - aber nur, wenn der Träger dir die vollständige höherwertige Leitungstätigkeit wirksam überträgt, du die Anforderungen dieser höherwertigen Tätigkeit erfüllst und sie mindestens einen Monat ausübst. Automatisch entsteht der Anspruch nicht. Was deine Rolle generell umfasst, ordnet unser Beitrag zu Aufgaben und Rolle der stellvertretenden Leitung ein.

Wie viel es geht

Die Höhe regelt § 14 Abs. 3 TVöD: Die Zulage entspricht dem jeweiligen Unterschiedsbetrag, also der vollen Differenz zwischen deinem aktuellen Tabellenentgelt und dem Entgelt, das dir bei einer dauerhaften Höhergruppierung zustünde, nicht einem Prozentsatz. Sie ist dynamisch - Tariferhöhungen und Stufenaufstiege fließen ein.

In der Kita richtet sich die Eingruppierung von Leitung und Vertretung nach der Durchschnittsbelegung, grundsätzlich den im Vorjahr vergebenen, je Tag gleichzeitig belegbaren Plätzen. Die Entgeltordnung (VKA) staffelt beide Rollen nach der Durchschnittsbelegung - Leitung und ständige Vertretung fallen dabei in zwei getrennte Fallgruppen derselben Größenklasse. Einen festen Prozentabstand kennt der Tarifvertrag nicht. (Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände: Entgeltordnung (VKA), Abschnitt Sozial- und Erziehungsdienst) Maßgeblich für “höherwertig” ist dabei die Bewertung der übernommenen Tätigkeit, nicht das Gehalt, das die vertretene Person bezog. Konkrete Eurobeträge je Entgeltgruppe rechnest du am besten mit unserem Gehaltsrechner durch - feste Zahlen wären hier wegen der laufenden Tarifänderungen schnell veraltet.

Die Größenklassen der Entgeltordnung im Überblick (Fallgruppen für Kindertagesstätten):

Durchschnittsbelegung	Leitung	Bestellte ständige Vertretung
mindestens 40 Plätze	S 13, Fallgruppe 1	S 9, Fallgruppe 5
mindestens 70 Plätze	S 15, Fallgruppe 1	S 13, Fallgruppe 2
mindestens 100 Plätze	S 16, Fallgruppe 1	S 15, Fallgruppe 2
mindestens 130 Plätze	S 17, Fallgruppe 1	S 16, Fallgruppe 2
mindestens 180 Plätze	S 18, Fallgruppe 1	S 17, Fallgruppe 2

Die Tabelle ersetzt keine Prüfung der konkreten Tätigkeitsmerkmale und der Schutzregeln zur Durchschnittsbelegung. (Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände: Entgeltordnung (VKA), Abschnitt Sozial- und Erziehungsdienst)

Die TVöD-SuE-Entgelttabelle 2026 ordnet die Tabellenwerte ein.

Gilt das bei meinem Träger überhaupt?

Prüfe zuerst das Vergütungswerk in deinem Arbeitsvertrag. Die Trägerform allein entscheidet nicht über einen Anspruch:

Trägerform	Welche Regelung du prüfst
Kommunal/öffentlich	Gilt der TVöD (VKA) für dein Arbeitsverhältnis? Dann prüfst du § 14 und einen möglichen landesbezirklichen Katalog.
Frei-gemeinnützig mit TVöD-Bezugnahme	Prüfe, welche TVöD-Regelungen die Bezugnahmeklausel umfasst.
Katholisch	In der Regel sind AVR-Caritas maßgeblich. Prüfe das im Vertrag benannte Vergütungswerk; § 14 TVöD gilt nicht automatisch.
Evangelisch/diakonisch	Prüfe die benannten AVR oder das landeskirchliche Arbeitsrecht sowie eine mögliche TVöD-Bezugnahme.
Elterninitiative/kleiner freier Träger ohne Tarifbindung und ohne TVöD-Bezugnahme	Aus § 14 TVöD allein folgt kein Anspruch. Prüfe Arbeitsvertrag und gesonderte Vergütungszusagen.

Davon getrennt klärst du, welche Beschäftigtenvertretung zuständig ist. MAVO ist Mitarbeitervertretungsrecht, kein Vergütungswerk. Die Matrix überträgt keine TVöD-Frist und keine TVöD-Berechnung auf kirchliche Regelungswerke.

Vorübergehend oder dauerhaft - bei Elternzeit besonders wichtig

Wird dir die Leitungstätigkeit für die Dauer der Elternzeit und bis zur geplanten Rückkehr übertragen, spricht das für eine vorübergehende Vertretung. Unter den oben genannten Voraussetzungen kommt dafür die Zulage nach § 14 in Betracht.

Aber prüfe ehrlich, wohin es läuft. Zeichnet sich ab, dass die Leitung nicht zurückkehrt und du die Stelle dauerhaft übernimmst, ist eine nur “vorübergehende” Übertragung nicht mehr passend. Wird dir die höherwertige Tätigkeit dauerhaft übertragen, kommt eine dauerhafte Höhergruppierung nach § 12 TVöD in Betracht. (Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände: TVöD AT, § 12 (VKA) Eingruppierung) Sprich das früh an, statt jahrelang mit einer Zulage zu arbeiten, wo eine Höhergruppierung fällig wäre.

Dabei lohnt sich die genaue Dokumentation des Übergangs: Nach der Protokollerklärung zu § 52 Abs. 4 BT-B gilt für den Sozial- und Erziehungsdienst ein Stufen- und Besitzstandsschutz. Wird unmittelbar anschließend eine Tätigkeit derselben höheren Entgeltgruppe dauerhaft übertragen, erfolgt die Stufenzuordnung so, als hätte die Höhergruppierung am ersten Tag der vorübergehenden Übertragung begonnen. Liegt das neue Tabellenentgelt unter der bisherigen Summe aus Tabellenentgelt und §-14-Zulage, bleibt dieser höhere Betrag erhalten, bis das Tabellenentgelt ihn erreicht oder übersteigt. Dokumentiere deshalb zuerst die vorübergehende Übertragung und lass bei einer dauerhaften Übernahme auch diesen Schutz prüfen. (Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände: TVöD BT-B, § 52 und Protokollerklärung zu Absatz 4)

So machst du den Anspruch geltend

Der wichtigste Satz dieses Abschnitts: Du musst aktiv werden. Nach § 37 Abs. 1 TVöD gilt eine Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Fälligkeit - was du nicht rechtzeitig geltend machst, verfällt. Die Geltendmachung muss in Textform erfolgen (§ 126b BGB: lesbare Erklärung, Person des Erklärenden genannt, auf einem dauerhaften Datenträger), und eine einmalige Geltendmachung wahrt die Frist auch für die folgenden gleichartigen Monatsbeträge. (Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände: TVöD AT, § 37 Abs. 1 Ausschlussfrist) (Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 126b BGB - Textform) Du musst die Zulage also nicht alle sechs Monate neu beantragen.

Noch besser ist, dem Streit zuvorzukommen: Lass dir die Übertragung der Leitungstätigkeit vor Beginn schriftlich vom Träger bestätigen. Das hilft, die übertragenen Aufgaben und die zuständige Stelle nachzuweisen; ob die Tätigkeit höherwertig und eine andere als die bereits geschuldete ist, bleibt gesondert zu prüfen.

Eine Vorlage, die du anpassen kannst:

Betreff: Geltendmachung persönliche Zulage nach § 14 TVöD

Sehr geehrte Damen und Herren,

seit dem [Datum] übe ich aufgrund der Elternzeit der Einrichtungsleitung vorübergehend die vollständige Leitungstätigkeit unserer Einrichtung aus. Diese Tätigkeit entspricht den Merkmalen der Entgeltgruppe [S X], während ich derzeit in [S Y] eingruppiert bin.

Ich mache hiermit fristwahrend nach § 37 TVöD meinen Anspruch auf die persönliche Zulage gemäß § 14 Abs. 1 TVöD geltend - rückwirkend ab dem ersten Tag der Übertragung.

Ich bitte zugleich um eine textförmliche Bestätigung der Übertragung der höherwertigen Tätigkeit.

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Wenn du unsicher bist, ob deine Voraussetzungen vorliegen, hol dir den Personalrat oder die Gewerkschaft dazu. Vorlagen rund um die Vertretungsrolle bündelt das Stellvertretungs-Bundle.