Whiteboard für den Personalraum: Mit Datenschutz im Blick planen und kommunizieren

Das Whiteboard im Personalraum ist das Schwarze Brett deines Teams: Dienstplan, Termine, Besprechungsthemen. Weil dort schnell auch Informationen landen, die nicht jede Person sehen soll, lohnt es sich, Board und Regeln zusammen zu planen. Wir stellen dir sechs Boards und Alternativen vor.

Board nach Arbeitsablauf auswählen

Beginne mit dem, was auf dem Board passieren soll. Ein täglicher Wochenplan braucht eine große, oft beschriebene Fläche, wie das VISCOM mit 75 x 110 cm. Notfallnummern und Aushänge, die monatelang hängen, passen auf ein kleines Glasboard. Ergebnisse aus Teambesprechungen, die ihr aufbewahren wollt, schreibst du besser auf das Flipchart: Das Blatt lässt sich abnehmen und ablegen.

Miss die Wand, bevor du bestellst, und plane die Montage: Wer bohrt, welche Dübel braucht die Wand, und ist Befestigungsmaterial im Lieferumfang? Ein Board auf Rollen braucht dagegen einen festen Abstellplatz. Beim Material lohnt ein Blick auf die Oberfläche: lackierter Stahl, Emaille oder Glas. Frag nach, welche Haltbarkeit und Garantie der Hersteller für tägliches Beschreiben angibt. Wenn das Listing die Oberfläche nicht nennt, wie beim DIMONO-Board, kläre das vor der Bestellung.

Rechne die Folgekosten mit ein: Marker, Schwämme, Magnete, beim Flipchart Papierblöcke. Für Anschaffungen über der Grenze, die dein Träger setzt, legst du die Angebote mit Maßen, Lieferumfang und Folgekosten so vor, wie dein Träger es verlangt.

Informationsarten und Zugangsregeln

Sortiere vor der Anschaffung, welche Informationen überhaupt auf ein Board gehören. Öffentliche Infos wie Termine und Notfallnummern dürfen alle sehen. Team-Infos wie der Dienstplan sind für die Beschäftigten bestimmt. Sensible Daten über Kinder, Familien und Beschäftigte, etwa Gesundheitsangaben, Beobachtungen oder Fehlzeiten, gehören in der Regel nicht an ein offenes Board. Wie du solche Fragen mit dem Träger klärst, liest du im Beitrag Datenschutz im Leitungsalltag prüfen.

Ein klappbares Board wie das Mehrflächen-Whiteboard von white-boards.de verdeckt Inhalte, wenn es geschlossen ist. Das wirkt aber nur, wenn jemand es schließt. Die einfachen Modelle sind laut Shop arretierbar, nicht abschließbar. Leg deshalb im Team fest: Wer hat Zugang zum Personalraum, wer klappt das Board zu, wer wischt veraltete Einträge ab, und wer prüft das regelmäßig? Schreib die Regel auf und nimm sie in die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen auf.