Urlaub in der Kita: Wie viel darf der Arbeitgeber verplanen?

„Die Sommerferien sind eh zu. Den Rest des Urlaubs nehmen Sie bitte in der Woche zwischen Weihnachten und Silvester.”

Solche Sätze sind in vielen Kitas alltäglich - und oft rechtlich problematisch. Die Frage, wie viel Urlaub eine Kita-Leitung oder ein Träger durch Schließzeiten zwangsweise verplanen darf, ist eine der strittigsten im Kita-Arbeitsrecht. Sie berührt drei Ebenen: das Bundesurlaubsgesetz, die einschlägigen Tarifverträge (TVöD SuE, AVR Caritas, AVR Diakonie, KAVO) und die Mitbestimmungsrechte von Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung.

Dieser Artikel ordnet die Rechtslage. Er erklärt den gesetzlichen Mindesturlaub nach BUrlG, die Besonderheiten von TVöD SuE und kirchlichen Tarifen, den Dreifünftel-Grundsatz aus der BAG-Rechtsprechung zu Betriebsferien, den Unterschied zwischen Betriebsferien und Urlaubssperre, die sozialen Vorrangregeln bei Urlaubskonflikten und die wichtigsten Sonderfälle: Teilzeit, Elternzeit-Rückkehr, Mutterschutz, Langzeiterkrankung.

Am Ende steht eine Einschätzung aus der Praxis in leitenden Positionen - drei Beobachtungen, die zeigen, warum klare Urlaubsplanung eines der wirkungsvollsten (und am häufigsten vernachlässigten) Instrumente für gute Dienstplanung in der Kita ist.

Der gesetzliche Rahmen: Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)

Die Mindestdauer: § 3 BUrlG

Das Bundesurlaubsgesetz vom 8. Januar 1963 bildet die bundesweite Untergrenze. § 1 BUrlG stellt klar: „Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.” § 3 BUrlG konkretisiert:

• Mindestens 24 Werktage pro Jahr
• Werktage sind alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzliche Feiertage
• In der 5-Tage-Woche entsprechen 24 Werktage 20 Arbeitstagen

Diese 20 Arbeitstage sind nach § 13 BUrlG unabdingbar: Weder Tarifvertrag noch Einzelvereinbarung können sie unterschreiten. Verzicht ist ausgeschlossen - das BAG hat das 2025 mit einem neuen Urteil (9 AZR 104/24) noch einmal bekräftigt.

Die Urlaubsgewährung: § 7 BUrlG

Die Norm, die im Kita-Alltag am häufigsten streitig wird, ist § 7 BUrlG. Vier Absätze, die es in sich haben:

Absatz 1 - Wunschrecht mit Vorbehalt:

„Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.”

Das ist der zentrale Satz. Der Urlaubswunsch ist Regel, die Ablehnung Ausnahme - und die Ausnahme braucht dringende Gründe, nicht irgendeinen Anlass.

Absatz 2 - Zusammenhang und Teilung:

Urlaub ist grundsätzlich zusammenhängend zu gewähren. Wird er geteilt, muss einer der Teile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen, wenn der Gesamtanspruch über zwölf Werktagen liegt. In der Praxis: ein Block von mindestens zwei Wochen muss möglich sein.

Absatz 3 - Übertragung:

Urlaub muss grundsätzlich im Kalenderjahr genommen werden. Übertragung ins erste Quartal des Folgejahres ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen statthaft. Spätestens am 31. März muss übertragener Urlaub gewährt und genommen sein.

Absatz 4 - Abgeltung:

Endet das Arbeitsverhältnis mit Resturlaub, ist dieser finanziell abzugelten. Ansonsten gilt das Prinzip: Urlaub ist Freizeit, keine Zusatzzahlung.

Krankheit im Urlaub: § 9 BUrlG

Wichtig für die Praxis, weil es die Schließzeit-Logik berührt: „Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, so werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Krankheitstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet.” Das heißt: Wer während der Betriebsferien krank wird und das per Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachweist, verliert keine Urlaubstage.

TVöD SuE und die kirchlichen Tarife

TVöD Sozial- und Erziehungsdienst: § 26 TVöD

Für Kitas in kommunaler oder öffentlicher Trägerschaft gilt der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, Teil Sozial- und Erziehungsdienst (TVöD SuE). § 26 TVöD regelt den Erholungsurlaub:

• 30 Arbeitstage pro Jahr (bei 5-Tage-Woche) - Stand 2025/2026
• Ab 2027: 31 Arbeitstage durch den Tarifabschluss der Tarifrunde 2025-2027
• Altersunabhängig - die frühere Staffelung (26/29/30 je nach Alter) wurde 2012 vom BAG als AGG-widrig eingestuft und aufgehoben

Das sind zehn Tage mehr als der gesetzliche Mindeststandard. Ab 2027 werden es elf sein. Für Teilzeit gilt eine proportionale Umrechnung: 4-Tage-Woche = 30 x 4/5 = 24 Urlaubstage, 3-Tage-Woche = 18 Urlaubstage.

Ergänzend zum Urlaub regelt § 20 TVöD die Jahressonderzahlung von 85 Prozent eines Monatsentgelts - wichtig für die Gesamtvergütungsbetrachtung. Wie sich diese Sonderzahlung zusammen mit Tabellenentgelt und SuE-Zulage aufs Jahr auswirkt, kannst du dir mit unserem TVöD-SuE-Rechner die Jahressonderzahlung berechnen lassen.

Kirchliche Tarife: AVR Caritas, AVR Diakonie, KAVO

Rund 35 bis 40 Prozent der deutschen Kitas sind in kirchlicher Trägerschaft. Sie fallen nicht automatisch unter TVöD, sondern unter eigene Arbeitsvertragsrichtlinien:

Tarifsystem	Trägerbereich	Urlaubsanspruch
AVR Caritas	Katholische Caritas-Kitas	In der Regel 30 Arbeitstage (Vollzeit)
AVR Diakonie (AVR DD)	Evangelische Diakonie	30 Arbeitstage, am TVöD orientiert
KAVO	Katholische Bistümer (z.B. Köln, Münster)	30 Arbeitstage, analog TVöD

Die wichtigsten Unterschiede zum TVöD:

• Regelungsweg: Änderungen erfolgen nicht durch Tarifverhandlungen mit Gewerkschaften, sondern durch kirchliche Kommissionen (Bundeskommission der Caritas, Arbeitsrechtliche Kommission der Diakonie Deutschland)
• Streikrecht: Kirchliche Arbeitnehmer:innen haben kein Streikrecht (Loyalitätspflicht)
• Mitbestimmung: Mitarbeitervertretung (MAV) nach MAVO statt Betriebsrat nach BetrVG
• Kündigungsschutz: Erweitert durch Privatautonomie der Kirche, aber auch mit Besonderheiten bei Verletzung kirchlicher Grundsätze

Wichtig für Kleinstbetriebe unter 5 Beschäftigten: Kein Betriebsrat möglich nach § 1 BetrVG. In kirchlichen Kleinsteinrichtungen unter 5 Mitarbeiter:innen besteht zudem keine MAV-Pflicht (§ 1 MAVO). In diesen Einrichtungen verbleibt die Urlaubsplanung beim Arbeitgeber - begrenzt allein durch § 7 BUrlG und etwaige tarifliche Regelungen.

Der Dreifünftel-Grundsatz: Wie viel darf zwangsverplant werden?

Dies ist die zentrale Frage und zugleich der Kern des Arbeitsrechts zu Betriebsferien.

Das BAG-Urteil 6 AZR 600/82

Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Urteil vom 8. März 1984 (Aktenzeichen 6 AZR 600/82) den sogenannten Dreifünftel-Grundsatz entwickelt: Der Arbeitgeber darf nicht mehr als drei Fünftel (60 Prozent) des Jahresurlaubs eines Arbeitnehmers durch Betriebsferien festlegen.

Die Begründung ist schlicht: Der Urlaubszweck ist Erholung und individuelle Freizeitgestaltung. Würde der gesamte Urlaub durch Betriebsferien verplant, bliebe keine Zeit für familiäre Planungen, individuelle Erholungsbedürfnisse oder spontane freie Tage. Das widerspräche dem Urlaubszweck und damit dem Gesetz.

Konkrete Rechenbeispiele

Bei TVöD SuE (30 Urlaubstage):

• Maximal durch Betriebsferien festlegbar: 3/5 von 30 = 18 Arbeitstage
• Mindestens frei verfügbar für individuelle Wünsche: 2/5 von 30 = 12 Arbeitstage

Bei gesetzlichem Mindesturlaub (20 Arbeitstage bei 5-Tage-Woche):

• Maximal durch Betriebsferien festlegbar: 3/5 von 20 = 12 Arbeitstage
• Mindestens frei verfügbar: 2/5 von 20 = 8 Arbeitstage

Typische Kita-Praxis: 10-15 Tage Betriebsferien (Sommer plus Weihnachten, ggf. Ostern) liegen im zulässigen Rahmen. Kritisch wird es, wenn Sommerferien, Weihnachten und zusätzlich längere Osterferien zusammengerechnet werden und die 18 Tage bei TVöD (oder 12 Tage bei BUrlG) überschreiten.

Ein Hinweis zur Quellenlage: Das Originalurteil 6 AZR 600/82 ist auf der öffentlichen BAG-Datenbank nicht im Volltext abrufbar. Die Wiedergabe orientiert sich an der einhelligen Wiedergabe in arbeitsrechtlicher Fachliteratur und Rechtsprechungsdatenbanken. Für konkrete Streitfälle empfehlen wir die Hinzuziehung einer arbeitsrechtlichen Fachberatung (DGB, ver.di, Fachanwalt für Arbeitsrecht).

Schließtage und Betriebsferien: Die wichtige Abgrenzung

Im Kita-Alltag werden die Begriffe oft durcheinandergeworfen - mit juristischen Folgen. Entscheidend ist: Nicht jeder Schließtag ist automatisch ein Urlaubstag.

Was zählt als was?

Tagesart	Wird als Urlaub angerechnet?
Gesetzlicher Feiertag	Nein (nie ein Werktag im Sinne BUrlG § 3 Abs. 2)
Betriebsferien (Schließtag)	Ja (zählt als Urlaub der Mitarbeiter:innen)
Fortbildungstag (pädagogischer Tag)	Nein (ist Arbeitszeit)
Brückentag nach Weisung	Ja, wenn als Betriebsferien deklariert
Konzeptionstag	Nein (Arbeitszeit, Teamdienst)

Schließtage nach Landesrecht

Die Anzahl zulässiger Schließtage ist in den Kindertagesbetreuungsgesetzen der Bundesländer geregelt und variiert erheblich:

Bundesland	Regelung
Bayern	BayKiBiG: keine feste Obergrenze, örtliche Trägervereinbarungen (ca. 25-30 Tage)
NRW	KiBiz: keine Obergrenze fixiert, Abstimmung mit Jugendamt
Berlin	KitaFöG: bis zu 30 Schließtage (inkl. Fortbildung)
Baden-Württemberg	KiTaG BW: ca. 20-30 Tage
Niedersachsen	NKiTaG: Schließzeiten im Betreuungsvertrag zu vereinbaren
Hessen	HKJGB: Orientierung an Schulferien
Brandenburg	KitaG Bbg: bis zu 30 Schließtage inkl. Feiertage und Fortbildung
Sachsen	SächsKitaG: Mindestöffnung 220 Tage/Jahr

Praxiswert: Die meisten Bundesländer erlauben 20-30 Schließtage pro Jahr (exklusive Feiertage). Typische Aufteilung:

• 10-15 Tage Betriebsferien (Sommer, Weihnachten, ggf. Ostern)
• 3-5 Tage Teamfortbildungen (keine Urlaubstage, sondern bezahlte Arbeitszeit)
• Restliche Tage als Brückentage oder besondere Anlässe

Können Schließtage auf den Urlaub angerechnet werden?

Grundsätzlich ja, aber mit zwei wichtigen Grenzen:

1. Feiertage werden nie angerechnet - das ist unzulässig
2. Fortbildungstage sind Arbeitszeit - bezahlt, aber kein Urlaub
3. Der Dreifünftel-Grundsatz bleibt - maximal 18 von 30 TVöD-Tagen, maximal 12 von 20 BUrlG-Tagen

Vorankündigung und die frühe Planung

Eine gesetzliche Mindestfrist für die Ankündigung von Betriebsferien gibt es nicht. Aus § 7 Abs. 1 BUrlG und dem Gebot des fairen Interessenausgleichs ergibt sich aber: Betriebsferien müssen so rechtzeitig angekündigt werden, dass Mitarbeiter:innen ihre persönlichen Planungen anpassen können.

Orientierung in der Praxis:

• Mindestens 2-3 Monate im Voraus für Sommerbetriebsferien
• Spätestens zu Jahresbeginn sollten alle Schließzeiten des laufenden Jahres bekannt sein (Best Practice)
• Bei Betriebsrat / Personalrat / MAV: Mitbestimmung ist zwingend (siehe nächster Abschnitt), also muss die Planung in der Regel schon im Oktober oder November des Vorjahres stattfinden

Die klassische Kombination in Kita-Jahresplänen: Schließzeiten werden in den Jahresplan eingetragen und mit Eltern und Personal vor Jahresbeginn kommuniziert - das spart im laufenden Jahr Konflikte auf beiden Seiten.

Mitbestimmung: Betriebsrat, Personalrat, MAV

Dies ist der zweite Hebel, der Urlaubsplanung in der Kita reguliert - und häufig unterschätzt wird.

Betriebsrat: § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG

In privaten Trägerschaften mit 5 oder mehr wahlberechtigten Beschäftigten (§ 1 BetrVG) gilt die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG:

„Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans sowie die Festsetzung der zeitlichen Lage des Urlaubs für einzelne Arbeitnehmer, wenn zwischen dem Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmern kein Einverständnis erzielt wird.”

Konkret mitbestimmungspflichtig sind drei Bereiche:

1. Urlaubsgrundsätze (Prioritätsregeln, Umgang mit Konflikten)
2. Urlaubsplan (Festlegung der Betriebsferien und Schließzeiten)
3. Individuelle Urlaubsfestsetzung, wenn eine einvernehmliche Einigung nicht zustande kommt

Konsequenz bei Verstoß: Ordnet der Arbeitgeber Betriebsferien ohne Zustimmung des Betriebsrats an, können diese vom Betriebsrat angefochten werden. Die Beschäftigten sind dann faktisch nicht verpflichtet, Urlaub zu nehmen - ein erhebliches Risiko. Kommt keine Einigung zustande, kann eine Einigungsstelle angerufen werden, deren Spruch die Einigung ersetzt.

Personalrat bei kommunalen Kitas

In kommunalen Trägerschaften gelten die Landespersonalvertretungsgesetze (LPVG NRW, PersVG Berlin, BPersVG auf Bundesebene). Die Mitbestimmungsrechte sind strukturell vergleichbar mit dem Betriebsrat:

• Aufstellung von Urlaubsgrundsätzen und Urlaubsplänen
• Festsetzung der Schließzeiten
• Beteiligung bei Ablehnung individueller Urlaubsanträge (Schutzmechanismus)

Kita-Leitungen in kommunaler Trägerschaft unterliegen selbst dem Personalvertretungsgesetz. Die Urlaubsplanung der Leitung ist mit der übergeordneten Dienststellenleitung abzustimmen.

Mitarbeitervertretung (MAV) bei kirchlichen Trägern

In kirchlichen Trägerschaften tritt an die Stelle von Betriebsrat/Personalrat die Mitarbeitervertretung (MAV) - bei Caritas nach MAVO (§ 36 MAVO: „Regelung des Urlaubs”), bei der Diakonie nach MVG.EKD.

Mitbestimmungspflichtig sind:

• Schließzeiten und Betriebsferien
• Urlaubsgrundsätze
• Mögliche Stellungnahme bei Ablehnung individueller Urlaubswünsche

Die MAV hat in einigen Punkten schwächere Durchsetzungsrechte als ein Betriebsrat (kein unbedingtes Initiativrecht, spezifische kirchliche Schranken). Sie ist aber nicht umgehbar.

Die sozialen Vorrangregeln bei Urlaubskonflikten

Was § 7 Abs. 1 BUrlG sagt

Der Arbeitgeber darf Urlaubswünsche ablehnen, wenn entweder „dringende betriebliche Belange” oder „Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen”, entgegenstehen. Die Reihenfolge bei Konflikten ist nicht gesetzlich festgelegt, aber das BAG hat klare Kriterien anerkannt.

Typischerweise höhere Priorität

• Eltern mit schulpflichtigen Kindern - gebunden an Schulferien
• Eltern, deren Ehepartner:in als Lehrer:in nur in Schulferien Urlaub nehmen kann
• Mitarbeiter:innen, die im Vorjahr zurückstecken mussten (rotierendes Prinzip)

Gleiche oder niedrigere Priorität

• Dienstalter allein ist kein anerkannter sozialer Vorrang
• Kinderlose Mitarbeiter:innen haben Anspruch auf Urlaub in den Schulferien, aber nicht vorrangig gegenüber Eltern
• Alleinstehende Beschäftigte haben Anspruch auf Urlaub in der Wunschzeit, wenn betrieblich möglich

Best Practice für Kita-Leitungen

1. Rotierendes System dokumentieren: Wer hatte in welchem Jahr Vorrang in den Sommerferien?
2. Urlaubswünsche bis spätestens 31. März für das laufende Jahr einsammeln (oder früher, je nach Tarif)
3. Konflikte schriftlich begründen und dokumentieren
4. Prioritätenliste vorab kommunizieren - Transparenz vermeidet Streit
5. Kinderlose Kolleg:innen ausdrücklich einbinden - eine Kultur, die nur an Eltern denkt, brennt mittelfristig andere aus

Urlaubssperren: Wann sie zulässig sind

Urlaubssperren sind nicht dasselbe wie Betriebsferien. Bei Urlaubssperren bleibt die Kita geöffnet, aber für bestimmte Zeiträume werden keine Urlaubsanträge genehmigt.

Voraussetzungen

• Wichtiger und dringender betrieblicher Grund (§ 7 Abs. 1 BUrlG analog)
• Zustimmung von Betriebsrat / Personalrat / MAV, soweit vorhanden
• Keine bereits genehmigten Urlaube sind betroffen

Zulässige Beispiele in der Kita

• Eingewöhnungsphase (Mitte August bis Mitte September): Bezugsfachkräfte müssen anwesend sein
• Kita-Eröffnung oder Wiedereröffnung nach Renovierung
• Festliche Großveranstaltungen (Sommerfest, Abschlussfeier, 50-Jahres-Jubiläum), wenn Mindestbesetzung kritisch wird
• Abschlusswoche für Vorschulkinder mit besonderen Übergabeterminen
• Hygienevorfall (z.B. Norovirus, erhöhte Krankheitswelle): Wenn Mindestpersonal für die Aufsicht akut benötigt wird

Nicht zulässig

• Genereller Ausschluss aller Schulferienzeiten pauschal
• Dauerhafter Ausschluss ohne konkreten betrieblichen Anlass
• Rückwirkende Urlaubssperre
• Aufhebung bereits genehmigter Urlaube ohne Kostenerstattung

Aufhebung genehmigter Urlaube

Einmal genehmigter Urlaub kann grundsätzlich nicht zurückgerufen werden. Ausnahmen sind nur denkbar bei außerordentlichen Notsituationen (z.B. pandemische Notbetreuung) - und dann nur gegen Kostenerstattung für Stornogebühren der Mitarbeiter:in.

Sonderfälle: Teilzeit, Elternzeit, Mutterschutz, Langzeiterkrankung

Teilzeitkräfte

Teilzeitkräfte haben dieselben Rechte wie Vollzeitkräfte - nur anteilig weniger Urlaubstage:

• 4-Tage-Woche: 30 x 4/5 = 24 Arbeitstage
• 3-Tage-Woche: 30 x 3/5 = 18 Arbeitstage

Schließzeiten bei Teilzeit: Wenn die Kita schließt und der Teilzeitarbeitstag auf einen Schließtag fällt, wird dieser als Urlaubstag angerechnet. Bei einem 3-Tage-Modell (Mo/Di/Mi) werden bei einer einwöchigen Betriebsferienperiode nur 3 Urlaubstage verbraucht.

Dreifünftel-Grundsatz bei Teilzeit: Gilt entsprechend. Bei 18 Urlaubstagen dürfen maximal 3/5 = 10-11 Tage durch Betriebsferien festgelegt werden.

Elternzeit-Rückkehr

§ 17 BEEG gibt dem Arbeitgeber ein Kürzungsrecht: Für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit darf der Jahresurlaub um 1/12 gekürzt werden. Dies gilt nicht bei Teilzeittätigkeit während der Elternzeit.

Praktisches Beispiel: Mitarbeiterin kehrt im September aus 12-monatiger Elternzeit zurück. Der Arbeitgeber hat 10/12 des Urlaubs gekürzt. Sie erhält anteilig 2/12 des Jahresurlaubs = bei 30 Tagen: 5 Tage für die letzten Monate des Jahres.

Nicht gewährter Urlaub vor Beginn der Elternzeit: Muss nach Rückkehr nachgeholt werden. Der Arbeitgeber muss diesen Urlaub im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr gewähren (§ 17 Abs. 2 BEEG).

Mutterschutz

Während des Mutterschutzes (Schutzfristen vor und nach der Geburt) besteht der Urlaubsanspruch unverändert fort. Es gibt kein Kürzungsrecht für Mutterschutzzeiträume - das ist ein entscheidender Unterschied zur Elternzeit. Dasselbe gilt bei einem Beschäftigungsverbot nach § 24 MuSchG: Auch hier geht kein Urlaub verloren; die Details zu Beschäftigungsverbot und Mutterschutz für Erzieherinnen - inklusive Mutterschutzlohn, U2-Umlage und Immunität - haben wir gesondert aufbereitet. Nach der Rückkehr kann die gesamte während der Schutzfrist aufgelaufene Urlaubszeit beansprucht werden.

Langzeiterkrankung

Das EuGH-Urteil Schultz-Hoff (C-350/06, 2009) hat die Rechtslage verändert: Auch während Langzeiterkrankung akkumulieren sich Urlaubsansprüche weiter.

BAG-Folgeentscheidungen:

• Der gesetzliche Mindesturlaub verfällt nach 15 Monaten nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres (Urlaub aus 2024 verfällt am 31.03.2026), sofern die Erkrankung bis dahin besteht
• Tariflicher Mehrurlaub (über 20 Arbeitstage hinaus) kann nach Tarifvertrag strengeren Verfallsregeln unterliegen

Betriebsferien bei Langzeiterkrankten: Schließzeiten können nicht auf langzeiterkrankte Mitarbeiter:innen angerechnet werden, die sich in Entgeltfortzahlung (§ 3 EFZG) oder Krankengeldbezug befinden. Urlaubsansprüche werden während Betriebsferien nicht verbraucht, wenn die Person arbeitsunfähig ist.

Urlaubsverfall und die Hinweispflicht des Arbeitgebers

Einer der wichtigsten Entwicklungssprünge im Urlaubsrecht der letzten Jahre betrifft die Hinweispflicht. Seit 2019 gilt: Der Urlaub verfällt nicht automatisch am Jahresende.

EuGH und BAG: Die Wende seit 2017/2019

EuGH C-619/16 (Kreuziger) und C-684/16 (Max-Planck-Gesellschaft), beide vom 06.11.2018: Der EuGH hat die deutsche Urlaubsverfallsregel an den Vorgaben der EU-Arbeitszeitrichtlinie gemessen und festgehalten: Urlaubsansprüche verfallen nicht automatisch, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nicht nachgekommen ist.

BAG 9 AZR 541/15 (19.02.2019): Umsetzung in deutsches Recht. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer konkret auf den drohenden Verfall hinweisen, die genaue Zahl der verbleibenden Urlaubstage nennen und zur Urlaubsnahme auffordern. Ohne diese Hinweiserteilung verfällt der Urlaub nicht.

BAG 9 AZR 266/20 (20.12.2022): Urlaubsansprüche, die wegen fehlender Hinweiserteilung nicht genommen werden konnten, unterliegen nicht der regulären dreijährigen Verjährungsfrist. Das heißt: Jahrelang angesammelte Urlaubsreste können zu erheblichen Abgeltungsansprüchen führen - auch rückwirkend.

BAG 9 AZR 104/24 (25.06.2025): Vereinbarungen, durch die Arbeitnehmer:innen auf gesetzlichen Mindesturlaub verzichten - auch per Vergleich - sind unwirksam. Der gesetzliche Mindesturlaub ist nicht disponibel.

Konsequenz für Kita-Leitungen

• Im November oder spätestens Anfang Dezember jedes Jahres aktiv an jede Mitarbeiter:in mit Resturlaub herantreten
• Schriftlich (E-Mail oder im Dienstbesprechungsprotokoll) die verbleibenden Tage benennen
• Zur Urlaubsnahme auffordern mit Frist
• In der Personalakte dokumentieren - sonst fehlt der Nachweis

Das ist kein bürokratischer Selbstzweck. Ohne dokumentierten Hinweis können sich Urlaubsansprüche über Jahre akkumulieren und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu hohen Abgeltungsansprüchen führen. Wir haben in der Beratung mehrfach Fälle gesehen, in denen kleine Kita-Träger nach einem Aufhebungsvertrag plötzlich drei- oder vierstellige Summen nachzahlen mussten, weil die Hinweispflicht über Jahre ignoriert worden war.

Urlaubsplanung in der Praxis - die Leitungsperspektive

Der Urlaubsplan als Führungsinstrument

Ein fairer Urlaubsplan ist nicht nur juristisch korrekt, sondern ein Instrument der Teamführung. Er berücksichtigt:

1. Individuelle Urlaubswünsche mit Vorrang (§ 7 Abs. 1 BUrlG)
2. Soziale Vorrangregeln bei Konflikten
3. Betriebliche Mindestbesetzung - die Aufsichtspflicht erfordert zu jeder Zeit ausreichend qualifiziertes Personal
4. Vorhersehbarkeit und Transparenz - wer weiß, nach welcher Logik entschieden wird, akzeptiert auch unbequeme Ergebnisse

Fristen und Verfahren

• Urlaubswünsche für das laufende Jahr bis spätestens 31. März einsammeln (oder früher im Januar)
• Anträge innerhalb von 4-6 Wochen bescheiden
• Ablehnungen schriftlich und mit konkreter Begründung
• Anträge schriftlich (E-Mail genügt) stellen und genehmigen lassen
• TVöD-Einrichtungen: Dienstvereinbarungen mit dem Personalrat haben oft Vorrang

Wann darf ein Urlaubsantrag abgelehnt werden?

• Betriebliche Mindestbesetzung wird unterschritten (insbesondere in der Eingewöhnungsphase)
• Kritische Projektphasen (Betriebsprüfung, Trägerwechsel, Konzeptionsabschluss)
• Gleichzeitige Wünsche mit sozial höher priorisierten Kolleg:innen
• Nicht zulässig: genereller Ausschluss bestimmter Zeiträume ohne konkreten Anlass

Die Kita-spezifische Jahresstruktur

In der Praxis lässt sich das Jahr in drei Phasen teilen:

1. August/September: Eingewöhnung - Urlaubssperre für Bezugsfachkräfte, Betriebsbeginn nach Sommerferien
2. Oktober bis Mai: Regelbetrieb - Urlaub individuell mit Vertretungsregelungen
3. Sommerferien + Weihnachten: Betriebsferien (typisch 2-3 Wochen Sommer + 1 Woche Weihnachten = ca. 15-18 Arbeitstage = im Rahmen des Dreifünftel-Grundsatzes)

Diese Struktur lässt sich für alle Einrichtungen anpassen. Wichtig: Mitbestimmungsgremien frühzeitig einbinden, schriftlich fixieren, und den Plan ein Jahr im Voraus mit Eltern und Team teilen.

Unsere Einschätzung: Drei Beobachtungen aus der Praxis in leitenden Positionen

Nach vielen Gesprächen mit Kita-Leitungen, Trägern und Mitarbeiter:innen ziehen wir drei Schlüsse.

Beobachtung eins: Der Dreifünftel-Grundsatz wird oft ignoriert - mit Folgen

Wir sehen regelmäßig Kitas, die 20 oder mehr Tage Betriebsferien haben (drei Wochen Sommer + eine Woche Weihnachten + eine Woche Ostern) und damit den Dreifünftel-Grundsatz überschreiten. Solange niemand klagt, bleibt das folgenlos. Aber einzelne Mitarbeiter:innen, die in angespannten Arbeitsverhältnissen sind, nutzen diesen Hebel durchaus. Der Konflikt landet dann unerwartet vor dem Arbeitsgericht - und der Träger verliert, weil die Rechtslage eindeutig ist. Unsere Empfehlung: Die Schließzeiten pro Kalenderjahr exakt zählen, im Zweifel gegenüber dem Jugendamt mit Fortbildungstagen und Brückentagen sauber trennen, und die Formel 3/5 x 30 = 18 als Obergrenze für Betriebsferien strikt einhalten. Wer das nicht schafft, muss entweder Fortbildungstage statt Urlaubstage nehmen oder individuelle Urlaubsspielräume einbauen.

Beobachtung zwei: Die Hinweispflicht wird sträflich unterschätzt

Die BAG-Rechtsprechung zur Hinweispflicht seit 2019 ist ein Gamechanger - und viele Kita-Träger haben sie noch nicht im operativen Alltag verankert. Wir sehen Lohnbüros, die im Dezember kurz eine Mail an alle schreiben „Bitte Resturlaub beachten” und das als ausreichend betrachten. Das genügt juristisch nicht. Erforderlich ist die individuelle, konkrete, dokumentierte Mitteilung mit genauer Tageszahl und Aufforderung zur Urlaubsnahme. Für Kita-Leitungen heißt das: Urlaubskontensynchronisation mit dem Lohnbüro im September, persönliche Schreiben oder E-Mails bis spätestens Mitte November, Nachdokumentation in der Personalakte. Der Aufwand ist gering, der Schutz vor späteren Abgeltungsansprüchen hoch.

Beobachtung drei: Urlaubsplanung ist eine Kulturfrage

Die formale Rechtslage ist das eine. Die Teamkultur um den Urlaub ist das andere. Wir erleben immer wieder Kitas, in denen die gleichen drei Kolleg:innen jedes Jahr ihre Wunschtermine in den Sommerferien bekommen - und die anderen murrend Restwochen im Februar nehmen. Juristisch mag das in Ordnung sein (wenn die sozialen Vorrangregeln sauber dokumentiert sind). Kulturell wird es zum Bindungsproblem. Unsere Empfehlung: ein rotierendes System, in dem jede Mitarbeiter:in alle paar Jahre garantiert einen Sommerferien-Block bekommt, plus eine transparente Dokumentation darüber, wer wann Vorrang hatte. Das ist einer der effektivsten Hebel gegen Frustration im Team - und kostet nichts außer Aufmerksamkeit und einer Excel-Tabelle.

Fazit

Die Frage „Wie viel Urlaub darf der Arbeitgeber in der Kita verplanen?” hat eine klare, aber mehrschichtige Antwort. Maximal drei Fünftel des Jahresurlaubs durch Betriebsferien - bei TVöD SuE also höchstens 18 von 30 Tagen, bei gesetzlichem Mindesturlaub höchstens 12 von 20 Tagen. Fortbildungstage sind kein Urlaub, Feiertage sowieso nicht, und Urlaubssperren brauchen einen konkreten, dringenden Anlass.

Darüber hinaus gelten die sozialen Vorrangregeln bei Urlaubskonflikten, die Mitbestimmungspflicht von Betriebsrat, Personalrat oder MAV, die Hinweispflicht zum Urlaubsverfall und die Besonderheiten bei Teilzeit, Elternzeit, Mutterschutz und Langzeiterkrankung.

Wer diese Regeln kennt und konsequent umsetzt, plant Urlaub in der Kita nicht nur rechtssicher, sondern auch fair. Und Fairness ist in einem Arbeitsmarkt, in dem gute Fachkräfte gesucht sind, keine Nebensache, sondern einer der wirksamsten Hebel für Bindung und Zufriedenheit.

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Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung im Einzelfall. Bei konkreten Konflikten empfehlen wir den DGB-Rechtsschutz, den ver.di-Rechtsschutz oder eine Fachanwältin bzw. einen Fachanwalt für Arbeitsrecht. Bei kirchlichen Trägern sind die Mitarbeitervertretung und die MAVO / MVG.EKD erste Anlaufstellen. Rechtsstand: April 2026.