KiBiz Gruppenformen NRW: GF I, II und III im Detail

Das nordrhein-westfälische Kinderbildungsgesetz (KiBiz) regelt die Personalausstattung von Kitas nicht über einen pauschalen Personalschlüssel, sondern über drei feste Gruppenformen (GF I, GF II, GF III) und drei Buchungszeit-Stufen (25, 35 oder 45 Stunden pro Woche). Aus diesen beiden Größen ergibt sich die wöchentliche Mindest-Personalkraftstundenzahl, die der Träger im KiBiz.web-Portal nachweisen muss. Diese Seite erklärt alle drei Gruppenformen vollständig - mit Personalschlüssel, Altersstruktur, maximaler Gruppengröße und Verweisen auf den amtlichen LVR-/LWL-Personalstundenrechner.

KiBiz-Gruppenformen NRW im Überblick

Die folgende Tabelle fasst die Mindestbesetzung der drei Gruppenformen nach Anlage zu § 33 Abs. 1 KiBiz zusammen. Die Gruppengrößen sind Höchstwerte; in der Praxis liegen viele Gruppen darunter, weil Inklusionsplätze, Mehrbedarfsanteile und einrichtungsspezifische Pädagogik die tatsächliche Belegung reduzieren.

Gruppenform	Altersgruppe	Max. Kinder	Päd. Mindestbesetzung
GF I	2 Jahre bis Schuleintritt (gemischt U3/Ü3)	20	2 Fachkräfte
GF II	unter 3 Jahre (reine Krippe)	10	2 Fachkräfte
GF III	3 Jahre bis Schuleintritt (reine Ü3)	25 / 20^*	1 Fachkraft + 1 Ergänzungskraft

FK = Fachkraft (sozialpädagogisch nach KiBiz § 26), EK = Ergänzungskraft (z. B. Kinderpfleger:in, sozialpädagogische Assistent:in nach PersVO 27.11.2024). ^* GF III bei 45h-Buchung: max. 20 Kinder; bei 25h und 35h: max. 25 Kinder (Anlage zu § 33 Abs. 1 KiBiz).

Gruppenform 1 (GF I): 2 Jahre bis Schuleintritt

Gruppenform 1 KiBiz NRW (auch GF I) ist die gemischte Gruppe für Kinder von 2 Jahren bis zum Schuleintritt. Die maximale Gruppengröße liegt bei 20 Kindern, wobei kleinere Kinder (2 Jahre) zählmäßig stärker gewichtet werden. Die pädagogische Mindestbesetzung beträgt 2 Fachkräfte (zwei vollwertige Erzieher:innen, Sozialpädagog:innen, Kindheitspädagog:innen oder gleichgestellte Berufe nach KiBiz § 26).

Personalkraftstunden GF I pro Woche

Buchungszeit	Fachkraftstunden	+ Leitungsfreistellung
25 Stunden (a)	55 h	+5 h
35 Stunden (b)	77 h	+7 h
45 Stunden (c)	99 h	+9 h

Suchanfragen wie "gruppenform 1 kibiz nrw personalschlüssel", "gruppenform 1 kibiz", "kibiz gruppenform 1" oder "kita gruppenform 1" beziehen sich alle auf diese Form: zwei Fachkräfte betreuen bis zu 20 Kinder gemischter Altersstruktur ab 2 Jahren. Damit liegt der rechnerische Personalschlüssel bei rund 1:10, bevor Verfügungszeit, Leitungsfreistellung und Ausfallreserve berücksichtigt sind.

Gruppenform 2 (GF II): U3-Krippe mit max. 10 Kindern

Gruppenform 2 KiBiz NRW (GF II) ist die reine U3-Krippe. Maximal 10 Kinder unter 3 Jahren werden von 2 Fachkräften betreut. Damit liegt der nominale Schlüssel bei 1:5. GF II ist die personalintensivste Form je Kind, weil U3-Kinder pflegerische und entwicklungsfördernde Begleitung in hoher Dichte benötigen.

Personalkraftstunden GF II pro Woche

Buchungszeit	Fachkraftstunden	+ Leitungsfreistellung
25 Stunden (a)	55 h	+5 h
35 Stunden (b)	77 h	+7 h
45 Stunden (c)	99 h	+9 h

Wer nach "gruppenform 2 kibiz nrw", "gf 2 kibiz" oder "u3 gruppe nrw personalschlüssel" sucht, landet hier. Die kleinere Gruppengröße bei gleicher Personalbesetzung sorgt für einen deutlich besseren rechnerischen Personalschlüssel als bei GF I oder GF III - GF II ist die einzige Form, in der NRW dem Bertelsmann-Standard von 1:3 wirklich nahe kommt.

Gruppenform 3 (GF III): reine Ü3 mit max. 25 (bzw. 20) Kindern

Gruppenform 3 KiBiz NRW (GF III) ist die klassische Kindergartengruppe für Kinder von 3 Jahren bis zum Schuleintritt. Die maximale Gruppengröße hängt von der Buchungszeit ab: 25 Kinder bei 25h- und 35h-Buchung, aber nur 20 Kinder bei 45h-Buchung (Anlage zu § 33 Abs. 1 KiBiz). Betreut wird die Gruppe immer von einer Fachkraft und einer Ergänzungskraft - nicht von zwei Fachkräften wie bei GF I oder GF II. Damit liegt die Mindestpersonalbesetzung rechnerisch bei 1:12,5 (25h/35h) bzw. 1:10 (45h), jeweils mit unterschiedlich qualifiziertem Personal.

Personalkraftstunden GF III pro Woche (Fachkraft + Ergänzungskraft)

Buchungszeit	Fachkraft (FK)	Ergänzungskraft (EK)	+ Leitungsfreistellung
25 Stunden (a)	27,5 h	27,5 h	+5 h
35 Stunden (b)	38,5 h	38,5 h	+7 h
45 Stunden (c)	49,5 h	49,5 h	+9 h

Suchanfragen wie "gruppenform 3 kibiz nrw personalschlüssel", "gf 3 kibiz", "kita gruppenform 3" oder "gruppenform iii kibiz nrw" beziehen sich alle auf diese Form: eine Fachkraft plus eine Ergänzungskraft für bis zu 25 Ü3-Kinder. Die genaue Aufteilung zwischen FK- und EK-Stunden ist gesetzlich gleichberechtigt, bestimmt aber den Anteil sozialpädagogisch qualifizierter Stunden in der Gruppe.

KiBiz-Personalstundenrechner: LVR und LWL

Für die verbindliche Personalmeldung im Trägerportal KiBiz.web nutzt jeder Träger den amtlichen KiBiz-Personalstundenrechner der beiden Landesjugendämter. Die Datei wird gemeinsam gepflegt (Stand 20.05.2025) und ist je nach Standort beim LVR (Rheinland) oder LWL (Westfalen-Lippe) abrufbar.

Synonyme für denselben Rechner: KiBiz-Rechner, KiBizrechner, KiBiz-Personalrechner, LVR-Personalrechner, LWL-Personalrechner, LVR-Personalstundenrechner, LWL-Personalstundenrechner, Personalstundenrechner KiBiz. Wir sind keine Behörde - unser kostenloser Online-Rechner liefert eine vereinfachte Alternative für die schnelle Orientierung.

Für eine schnelle Vereinfachung nutze unseren Personalschlüssel-Rechner. Für Details zu Gruppenformen, Buchungszeiten und KiBiz-spezifischen Sonderregelungen siehe unsere NRW-Übersicht sowie den Pillar-Artikel Personalschlüssel 2026.

Welche Gruppenform wähle ich für meine Kita?

Die Wahl der Gruppenform liegt beim Träger und wird im Antrag auf Betriebserlaubnis festgelegt. Sie hängt von Bedarf, Räumen und pädagogischem Konzept ab. Drei typische Konstellationen:

Reine U3-Krippe: ausschließlich GF II. Personalintensiver, aber kleinere Gruppen.
Klassische Kita mit U3 und Ü3: Mischung aus GF II (U3-Gruppen) und GF III (Ü3-Gruppen). Häufig in Großstädten mit hohem U3-Bedarf.
Kindergarten mit altersgemischter Struktur: überwiegend GF I (2-6 Jahre gemischt) plus ggf. GF III. Üblich im ländlichen Raum, wo eine Einrichtung den gesamten Altersbereich abdeckt.

Das Verhältnis von FK- zu EK-Stunden bei GF III, die Anrechnung von PiA-Auszubildenden und Anerkennungspraktikant:innen sowie die neue Personalverordnung NRW (PersVO 27.11.2024) regeln im Detail, wer eingesetzt werden darf - die Mindestbesetzung pro Gruppenform bleibt davon unberührt.

Häufige Fragen zu KiBiz-Gruppenformen

Was sind die KiBiz-Gruppenformen in NRW?

Das nordrhein-westfälische Kinderbildungsgesetz (KiBiz) kennt drei Gruppenformen: Gruppenform 1 (GF I) für Kinder von 2 Jahren bis Schuleintritt mit max. 20 Kindern und 2 Fachkräften, Gruppenform 2 (GF II) als U3-Krippe mit max. 10 Kindern und 2 Fachkräften, Gruppenform 3 (GF III) für Kinder ab 3 Jahren bis Schuleintritt mit max. 25 Kindern (bei 25h- und 35h-Buchung) bzw. max. 20 Kindern (bei 45h-Buchung), 1 Fachkraft und 1 Ergänzungskraft. Die Mindestbesetzung ist in der Anlage zu § 33 KiBiz festgelegt.

Was ist der Unterschied zwischen Gruppenform 1 und Gruppenform 3?

GF I umfasst Kinder ab 2 Jahren (gemischte U3/Ü3-Gruppe) mit max. 20 Plätzen und 2 Fachkräften. GF III umfasst nur Kinder ab 3 Jahren (reine Ü3-Gruppe) mit max. 25 Plätzen bei 25h-/35h-Buchung oder 20 Plätzen bei 45h-Buchung, 1 Fachkraft und 1 Ergänzungskraft. GF I hat also weniger Kinder, aber zwei vollwertige Fachkräfte; GF III hat mehr Kinder und nur eine Fachkraft plus eine Ergänzungskraft (z. B. Kinderpfleger:in).

Was ist Gruppenform 2 (GF II) im KiBiz?

Gruppenform 2 ist die reine U3-Gruppe (Krippe) für Kinder unter 3 Jahren. Sie hat max. 10 Plätze und muss mit 2 Fachkräften besetzt sein. Die Personalkraftstunden bei 35h-Buchung liegen bei 77h plus 7h Leitungsfreistellung. GF II ist die personalintensivste Form je Kind, weil U3-Kinder mehr individuelle Betreuung brauchen.

Wie viele Personalkraftstunden brauche ich pro Gruppenform und Buchungszeit?

Nach der Anlage zu § 33 Abs. 1 KiBiz gilt: GF I und GF II je 55h (25h-Buchung), 77h (35h-Buchung) oder 99h (45h-Buchung) Fachkraftstunden pro Woche. GF III rechnet zusätzlich gesplittet: bei 35h-Buchung 38,5h Fachkraft + 38,5h Ergänzungskraft. Plus jeweils 5/7/9h Leitungsfreistellung pro Gruppe nach § 29 Abs. 2 KiBiz. Berechnung verbindlich über den LVR/LWL-Personalstundenrechner.

Was ist der KiBiz-Personalstundenrechner?

Der KiBiz-Personalstundenrechner (auch KiBizrechner, KiBiz-Personalrechner, LVR-Personalrechner oder LWL-Personalrechner) ist eine offizielle Excel-Datei der Landesjugendämter LVR und LWL. Er rechnet Gruppenform und Buchungszeit in den verbindlichen Personalkraftstundenbedarf um, den Träger im Trägerportal KiBiz.web melden. Stand der gemeinsamen Datei: 20.05.2025.

Was bedeutet PersVO 27.11.2024 für die Gruppenformen?

Die neue Personalverordnung NRW (PersVO) vom 27.11.2024 hat die Anforderungen an Ergänzungskräfte präzisiert und neue Quereinstiegspfade geöffnet. Die Mindestpersonalbesetzung pro Gruppenform bleibt unverändert (Anlage zu § 33 KiBiz), aber die Definition, wer als Ergänzungskraft eingesetzt werden darf, wurde erweitert.

Sind Mischgruppen zwischen GF I und GF III möglich?

Ja. § 26 KiBiz erlaubt ausdrücklich auch Gruppen, die aus unterschiedlichen oder anteiligen Gruppenformen zusammengesetzt sind ("Teilgruppenformen") - etwa eine kombinierte GF I/GF III-Gruppe oder eine GF II-Teilgruppe innerhalb einer GF I. Maximalwerte und Personalbesetzung werden dann anteilig aus den beteiligten Gruppenformen berechnet (Anlage zu § 33 KiBiz). Der Träger legt die Zusammensetzung im Antrag auf Betriebserlaubnis fest und stimmt sie mit dem zuständigen Landesjugendamt (LVR / LWL) ab.

Wie zähle ich PiA-Auszubildende und Praktikant:innen?

PiA-Auszubildende (Praxisintegrierte Ausbildung) sind nach KiBiz nur teilweise auf den Fachkraftstundenbedarf anrechenbar. Anerkennungspraktikant:innen werden im Anerkennungsjahr i. d. R. zu 50 Prozent angerechnet. Die exakten Quoten ergeben sich aus der PersVO und werden vom LVR/LWL-Landesjugendamt im Einzelfall geprüft.

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Quellen

Stand der Personalstundenrechner-Daten: 20.05.2025. Stand dieser Seite: Mai 2026.