Von der Stellvertretung zur Leitung: die ersten 100 Tage mit dem alten Team

Beim Wechsel von der Stellvertretung zur Kita-Leitung klärst du zuerst mit dem Träger Auftrag, Befugnisse und Spielraum für Veränderungen. Mache den Rollenwechsel gegenüber deinen bisherigen Kolleginnen deutlich und trenne bereits entschiedene Vorgaben von Fragen, die ihr gemeinsam gestalten könnt.

Gestern noch hast du mit Sabine in der Pause über den Dienstplan gemeckert, heute machst du ihn. Du warst die Stellvertretung, jetzt bist du die Leitung - in derselben Kita, mit denselben Kolleginnen. Und als wäre der Rollenwechsel nicht genug, hat dir der Träger gleich einen Auftrag mitgegeben: digitalisieren, das Konzept überarbeiten, Qualität sichern. Etwas, das das alte Team so nie bestellt hat.

Diese Konstellation kann ihre ganz eigenen Tücken haben. Dieser Artikel behandelt genau sie - nicht den allgemeinen Start als neue Leitung (den findest du im Beitrag zu den ersten 100 Tagen als Kita-Leitung), sondern den Sonderfall der internen Beförderung: wie du Autorität aufbaust, ohne die Menschen zu verlieren, mit denen du gestern noch auf Augenhöhe warst.

Warum der Aufstieg von innen anders ist

Ein Wechsel in eine fremde Kita und ein Aufstieg im eigenen Haus sind zwei völlig verschiedene Startbedingungen. Ein möglicher Vorteil als interne Leitung: Du kennst die informellen Strukturen, die Geschichte des Hauses, die ungeschriebenen Regeln, die Eigenheiten jeder Kollegin. An bestehendes Vertrauen kannst du anknüpfen.

Genau das ist aber auch dein Risiko. Das Team kennt dich ebenso gut - deine frühere Rolle, deine alten Allianzen, vielleicht die Kollegin, mit der du dich nie verstanden hast, vielleicht die Mitbewerberin, die selbst Leitung werden wollte und jetzt enttäuscht ist. Mit der Beförderung verschiebt sich die Beziehung zu allen von Augenhöhe zu Hierarchie - aber die neue Rolle ist noch nicht etabliert, und die alte Kollegialität ist noch da.

Petra Strehmel beschreibt diese Ambivalenz für Leitungen, die zugleich im Gruppendienst arbeiten: Gegenüber Teammitgliedern sind sie “mal Kollegin, mal Vorgesetzten”. Sie betont professionelle Distanz, Klarheit in der Kommunikation und Ambiguitätstoleranz. (nifbe: nifbe: Strehmel - KiTa-Leitung, Aufgaben und Kernkompetenzen) Beim internen Aufstieg kann aus unserer Sicht eine ähnliche Spannung entstehen, nur aus der gemeinsamen Vergangenheit statt aus der gleichzeitigen Tätigkeit. Niemand erwartet, dass du das am ersten Tag perfekt kannst. Die eigene Leitungsidentität ist ein Aushandlungsprozess, kein Schalter, den die Beförderung umlegt. Einen ersten Anstoß zur Selbstreflexion gibt der kostenlose Leitungstyp-Selbsttest.

Autorität aufbauen, ohne zu entfremden

Die neue Rolle durch frühe, sichtbare Entscheidungen zu “beweisen”, kann unnötigen Druck erzeugen. Meine Empfehlung für den Einstieg:

• Erst zuhören und beobachten. Die ersten Wochen sind zum Verstehen da, nicht zum Umbauen. Was läuft gut, was hakt, wer trägt was? Wer in Woche eins die ersten Regeln ändert, kann beim Team den Eindruck wecken: “Sie hat sich verändert, sobald sie den Titel hatte.”
• Den Rollenwechsel offen ansprechen. Benenne, was sich ändert und was bleibt. Schweigen darüber kann Missverständnisse begünstigen.
• Frühe Einzelgespräche führen. Mit jeder Kollegin einmal in Ruhe sprechen - so kannst du zeigen, dass du die Person weiter siehst.
• Alte Aufgaben bewusst abgeben. Wer als Leitung weiter die operativen Stellvertretungsaufgaben festhält, bleibt “die Kollegin, die zufällig einen Chefinnen-Titel hat” - und erschwert sich möglicherweise den Rollenwechsel. Delegieren ist hier kein Komfort, sondern Rollenklärung.
• Beim Du bleiben. Ein einmal vereinbartes Du zieht man nicht zurück, nur weil man jetzt Leitung ist. Distanz schafft man über Klarheit, nicht über Anrede.

Was die Rolle der Stellvertretung selbst umfasst und wie die Zusammenarbeit mit der Leitung idealerweise aussieht, vertieft unser Beitrag zur Rolle der stellvertretenden Leitung - hilfreich, um zu sehen, was du gerade hinter dir lässt.

Das Modernisierungsauftrag-Dilemma

Jetzt zum eigentlichen Sprengstoff: Der Träger kann dich mit der Beförderung auch mit einem Auftrag versehen haben: digitalisieren, ein neues pädagogisches Konzept einführen, Qualitätsmanagement aufbauen. Das alte Team hat diesen Auftrag nicht erteilt. Ein möglicher Einwand lautet: “Vorher ging es doch auch.”

Der Change-Experte Klaus Doppler bringt es laut nifbe-Tagungsbericht auf diesen Satz: Veränderung gelingt nie ohne Widerstand! (nifbe: nifbe: Ausgangslage und Perspektiven der KiTa-Leitung (2017)) Für deinen Einstieg heißt das aus meiner Sicht: Widerstand allein bedeutet noch kein Scheitern. Rechne mit Einwänden und frage nach ihren Gründen.

Der zweite Schlüssel ist die Trennung von Ob und Wie:

• Das Ob - das Ziel - klärst du mit dem Träger. Wenn der Auftrag feststeht, benennst du ihn und die verbleibenden Spielräume klar.
• Das Wie - der Weg dorthin - gestaltest du partizipativ mit dem Team. Partizipative Führung heißt dabei ausdrücklich nicht, Verantwortung abzugeben. Wie es die nifbe-Autorin Schuch formuliert, geht es “nicht um Machtabgabe, sondern darum, Macht so einzusetzen, dass eine […] partizipative Arbeitsumgebung entsteht”. (nifbe: nifbe: Schuch - Partizipative Führung ist nicht nur Leitungssache (2025))

Wenn das Ziel geklärt ist, hol das Team in die Umsetzung. “Wir führen Portfolios digital - lasst uns gemeinsam überlegen, welches Tool für uns passt” ist dann eine mögliche Einladung. Benenne zugleich, welche Einwände noch eine Rücksprache mit dem Träger erfordern.

Kläre den Auftrag, bevor du startest

Aus der Praxis in leitenden Positionen: Ich würde zuerst Auftrag und Spielraum nebeneinander notieren: Was ist bereits entschieden, und was können wir gemeinsam gestalten? Diese Trennung hilft mir, ein Gespräch vorzubereiten, ohne dem Team Beteiligung zu versprechen, die ich nicht einlösen kann.

Mein erster Schritt führt deshalb zum Träger. Bevor du loslegst, brauchst du Klarheit:

• Was genau ist der Auftrag, und woran misst der Träger den Erfolg?
• Welches Mandat hast du - was darfst du entscheiden, was nicht?
• In welchem Tempo wird das erwartet?

Ohne diese Klärung gerätst du in eine neue Sandwich-Position - eine Ebene höher als früher, aber genauso eingeklemmt: zwischen dem Druck des Trägers und dem Widerstand des Teams. Wie du mit einem Träger umgehst, der dir den Rücken nicht freihält, beschreibt der Beitrag Wenn der Träger nicht hinter dir steht.

Realistisch bleiben: Du musst nicht alles auf einmal

Ein letzter, entlastender Punkt. In der DKLK-Studie 2026 berichteten 8,4 Prozent der befragten Kitaleitungen, keine vertragliche Leitungszeit zu haben. 71,2 Prozent gaben an, tatsächlich mehr als 60 Prozent ihrer Arbeitszeit für Leitungsaufgaben aufzuwenden; vertraglich steht dieser Umfang laut Studie 49,0 Prozent der Befragten zur Verfügung. Die Stichprobe beruht auf freiwilliger Teilnahme, wurde nicht nach Bundesland, Trägerart oder Einrichtungsgröße gewichtet und ist nicht im engeren Sinne repräsentativ. (VBE / Fleet Education Events: DKLK-Studie 2026, Key Facts bundesweit (VBE / Fleet Education)) Wo deine eigene Zeit bleibt, zeigt dir das kostenlose Verwaltungs-Audit für Kita-Leitungen.

Das ist kein Grund zur Resignation, sondern ein Argument für Prioritäten: Du kannst und sollst nicht alles in 100 Tagen umstellen. Beobachte, wähle den einen Hebel, der am meisten bewegt, und geh schrittweise vor. Einen strukturierten 30-60-90-Tage-Plan dafür enthält das Bundle Erste 100 Tage als Kita-Leitung. Und wenn dich der Rollenwechsel dauerhaft belastet oder ein Konflikt sich festfährt, hol dir Unterstützung - über Supervision, Leitungs-Arbeitskreise oder die Fachberatung deines Trägers. Das ist Professionalität, kein Eingeständnis von Schwäche.

Sollte der Widerstand allerdings in offene Verweigerung oder gar eine Kündigungswelle kippen, ist das ein eigenes Thema mit eigenen, auch arbeitsrechtlichen Spielregeln - dafür gibt es den Beitrag Wenn das Team dich zum Feind macht. Zuhören, Klarheit und ein ehrlich partizipativer Prozess können dir helfen, in die neue Rolle hineinzuwachsen - nicht über Nacht, aber Schritt für Schritt.

Weitere Orientierung zu Rollenklärung, Trägerkommunikation und Organisation findest du im Wissensbereich Kita-Leitung. Alle Hilfen für deinen Einstieg bündelt die Seite Neu als Kita-Leitung.