Betreuungsschlüssel Kita Bayern

Bayern schreibt keine feste Mindest-Freistellungsquote für Kita-Leitungen im Gesetz fest. Art. 19 Nr. 10 BayKiBiG verlangt bis 31.12.2026 die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und des Ausführungsrechts; eine konkrete Leitungsstundenzahl regelt er nicht. Die Leitungsvorgaben stehen bis 31.12.2026 in § 14 Abs. 3 und § 16 Abs. 3 AVBayKiBiG, ab 1. Januar 2027 in § 15 AVBayKiBiG. Die Stellschraube für deine Freistellung ist deshalb der Anstellungsschlüssel nach AVBayKiBiG § 17: Bis 31.12.2026 zählt der Teil der pädagogischen Arbeit der Leitung neben der Betreuungszeit zur mittelbaren Tätigkeit, ab 1. Januar 2027 ausdrücklich die Leitungsaufgaben nach § 15 Abs. 2 (§ 17 Abs. 1 Satz 5 AVBayKiBiG). Ist die Leitung pädagogisches Personal nach § 16, wird ihre Arbeitszeit in den Anstellungsschlüssel eingerechnet. Leitungszeit darf also bei dieser Voraussetzung in den pädagogischen Stellenanteil eingerechnet werden, solange der Schlüssel 1:11,0 (gewichtete Buchungszeit) und die Fachkraftquote von mindestens 50 Prozent (§ 17 Abs. 2 AVBayKiBiG) eingehalten werden. Aus § 17 ergibt sich kein fester individueller Leitungsstundenanspruch. Bis 31.12.2026 gibt es den freiwilligen Personalbonus für zusätzlichen Personaleinsatz, der laut Richtlinie insbesondere auch die Einrichtungsleitung entlasten soll; ab 1. Januar 2027 eine Teamkräftepauschale für Teamkräfte, die Leitung und pädagogisches Personal entlasten.

Was das in der Praxis bedeutet: Wenn dein Träger deine Leitungsstunden aus dem pädagogischen Personalansatz bestreitet, ohne zusätzliche Stunden zu finanzieren, ist das förderrechtlich zulässig, solange der Mindestschlüssel hält. Es sinkt aber die Zeit, die in den Gruppen am Kind bleibt, weil Leitungstätigkeit nicht gleichzeitig Betreuungszeit sein kann. Der Anstellungsschlüssel wird monatlich berechnet; die förderrechtliche Jahresbewertung bezieht sich auf das Kalenderjahr und berücksichtigt Abweichungen für bis zu drei Kalendermonate nicht, bei höherer Gewalt nur mit Zustimmung des Staatsministeriums für deren Dauer (§ 17 Abs. 3 AVBayKiBiG). Werden der förderrelevante Schlüssel oder die Fachkraftquote im so berechneten Jahresdurchschnitt nicht eingehalten, gefährdet das die Förderung. Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII bleibt eigenständig. Sage deinem Träger schriftlich, wie viele Wochenstunden du für Leitungsaufgaben brauchst (Personalführung, Aufsichtspflicht-Organisation, Eltern, Träger, Behörden, Konzeption) und welche Auswirkungen das auf den Anstellungsschlüssel hat.

Für die Betriebserlaubnis ist bis 31.12.2026 nach Art. 29 Satz 2 BayKiBiG die Kreisverwaltungsbehörde zuständig, bei Einrichtungen in Trägerschaft kreisfreier Gemeinden oder Landkreise die Regierung. Ab 1. Januar 2027 ist die Zuständigkeit im AGSG geregelt. Wenn der Träger keine ausreichende Freistellung gewährt und der Anstellungsschlüssel reißt, ist das Material für eine Überlastungsanzeige - der Mechanismus, das Risiko formell zurück an den Träger zu spiegeln, ist in unserem Eskalations-Leitfaden Schritt für Schritt beschrieben.

Der Anstellungsschlüssel wird über die gewichtete Buchungszeit nach § 17 AVBayKiBiG geprüft, die Gewichtungsfaktoren je Kindergruppe gelten (bis 31.12.2026 Art. 21 Abs. 5 BayKiBiG, ab 1. Januar 2027 § 21 AVBayKiBiG). Die Summe der gewichteten Buchungszeitstunden aller Kinder geteilt durch die vertraglich anrechenbaren pädagogischen Arbeitsstunden deiner Einrichtung im selben Bezugszeitraum darf höchstens 11,0 ergeben. Die folgende Tabelle zeigt eine Auswahl von vier Kindergruppen; ihre rechnerischen Werte setzen gleiche Buchungs- und Arbeitszeitumfänge sowie die jeweiligen Anrechnungsbedingungen voraus. Bis 31.12.2026 setzt der Faktor 4,5 einen per Bescheid festgestellten Eingliederungshilfeanspruch, eine Vereinbarung zwischen Einrichtungsträger und Bezirk und erbrachte Leistungen voraus (für sechs Monate: Antrag, Vereinbarung, erbrachte Leistungen). Ab 1. Januar 2027 genügen nach § 21 AVBayKiBiG der per Bescheid festgestellte Anspruch und erbrachte Leistungen in der Kita, für sechs Monate der gestellte Antrag und erbrachte Eingliederungshilfeleistungen in der Kita.

In der Praxis besetzen bayerische Träger oft besser als der Mindestwert. Realistische Anstellungsschlüssel liegen bei 7-9, weil Krippenkinder einen hohen Pflege- und Begleitungsbedarf haben und die strikte Anwendung von 1:11 in der U3-Gruppe die Aufsichtspflicht nach § 832 BGB schnell sprengt. Der gesetzliche Mindestwert ist eine förderrechtliche Mindestanforderung, kein pädagogischer Zielwert; die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII bleibt eigenständig.

Bei gleichen Buchungs- und Arbeitszeitumfängen und erfüllten Anrechnungsbedingungen ergibt 11 geteilt durch den jeweiligen Faktor rein rechnerisch 1:5,5 für U3 (Faktor 2,0), rund 1:9,2 für Schulkinder (Faktor 1,2) und rund 1:2,4 bei anwendbarem Eingliederungshilfefaktor 4,5; das sind keine verbindlichen Fachkraft-Kind-Relationen. Bis 31.12.2026 kann in integrativen Einrichtungen vom Faktor 4,5 zur Finanzierung des höheren Personalbedarfs im Einvernehmen mit der betroffenen Gemeinde nach oben abgewichen werden (Art. 21 Abs. 5 Satz 3 BayKiBiG); ab 1. Januar 2027 gilt dies für inklusive Einrichtungen (§ 21 Satz 2 AVBayKiBiG).

Für die Offene Ganztagsschule und die Mittagsbetreuung an Grund- und Förderschulen gibt es keinen Anstellungsschlüssel wie nach § 17 AVBayKiBiG und keinen festen Personalschlüssel. Beide Angebote stehen unter Schulaufsicht und richten sich nach zwei Bekanntmachungen des Kultusministeriums vom 23. Januar 2026, geändert am 24. August 2026. Die OGTS-Bekanntmachung stellt klar: Horte und sonstige Kindertageseinrichtungen nach BayKiBiG sind keine offenen Ganztagsangebote. Führt dein Träger einen Hort, gelten dort weiter der Anstellungsschlüssel 1:11,0, der Schulkindfaktor 1,2 und die Fachkraftquote.

Statt eines Schlüssels steuert Bayern über geförderte Gruppen. Im offenen Ganztag bis 16.00 Uhr an Grundschulen entsteht die erste Gruppe ab 14 Zählschülern, die zweite ab 26, danach je 20 weitere. Wer an vier Tagen kommt, zählt 1,0; zwei Tage zählen 0,5, drei Tage 0,75, fünf Tage 1,25. Kurzgruppen bis 14.00 Uhr und die Mittagsbetreuung beginnen bei 12 Kindern, je 12 weitere ergeben eine neue Gruppe. Je Gruppe ist Personal im erforderlichen Umfang vorzusehen, mindestens aber eine Betreuungsperson; in der Mittagsbetreuung setzt die Förderung eine eigene Betreuungskraft je Gruppe voraus. Beide Bekanntmachungen verlangen ein angemessenes Betreuungsverhältnis, ohne eine Zahl zu nennen. Die Gruppenzahl dient der Förderberechnung, im Alltag dürfen die Gruppen aus pädagogischen Gründen anders aussehen.

Eine feste Berufsqualifikation gibt es für das OGTS-Gruppenpersonal nicht: Die Schulleitung legt die nötige Fachkompetenz fest. Im offenen Ganztag bis 16.00 Uhr benennt der Kooperationspartner eine OGTS-Koordination mit pädagogischer Fachqualifikation (zum Beispiel Erzieher:in oder Sozialpädagog:in) oder Lehramtsbefähigung, die in der Regel während der ganzen Kernzeit da ist. In der Mittagsbetreuung arbeiten sozialpädagogische Fachkräfte und anderes geeignetes Personal mit passender Qualifikation oder ausreichender Erfahrung in der Erziehungs- oder Jugendarbeit. In beiden Formen gilt: vor Tätigkeitsbeginn ein höchstens drei Monate altes erweitertes Führungszeugnis.

Für dich als Leitung oder Träger mit Schulkindangebot heißt das: Die Förderung läuft nicht über das BayKiBiG, sondern über Schulleitung, Staatliches Schulamt und Regierung. Kooperationspartner einer staatlichen OGTS kann ein freier gemeinnütziger Träger oder eine Kommune sein. An einer Schule gibt es für die Jahrgangsstufen 1 bis 4 entweder offenen Ganztag oder Mittagsbetreuung, nicht beides. Die neue OGTS-Bekanntmachung gilt zuerst für Kinder, die ab 2026/2027 in die erste Klasse kommen; parallel startet der Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung mit der Jahrgangsstufe 1. Die Fördersätze in der Tabelle legt das Ministerium jährlich fest.

Der Anstellungsschlüssel und die Fachkraftquote werden monatlich berechnet (§ 17 Abs. 3 Satz 1 AVBayKiBiG). Förderrechtlich zählt der Jahresdurchschnitt im Kalender-Bewilligungsjahr; Abweichungen für bis zu drei Kalendermonate bleiben unberücksichtigt, bei höherer Gewalt nur mit Zustimmung des Staatsministeriums für deren Dauer. Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII bleibt unberührt. Eine Unterbesetzung im Früh- oder Spätdienst kann trotz eingehaltenem rechnerischem Schlüssel bestehen.

Die Aufsichtspflicht (§ 832 BGB) funktioniert aber nicht statistisch, sondern situativ. In dem Moment, in dem eine Kraft allein mit einer großen Gruppe ist, muss sie pausen-, toiletten- und notfallfähig agieren - das ist mit 25 Kindern realistisch nicht leistbar. Die AVV des Bayerischen Staatsministeriums vom 18. Januar 2024 hat zudem den Fachkräftebegriff erweitert (mehr Berufe sind anrechenbar), ändert aber nichts an der Pflicht, akute Randzeiten-Unterdeckung als Gefährdung im Sinne § 5 ArbSchG zu bewerten.

Für dich als Leitung heißt das: Der Träger muss Randzeiten separat planen - mit Springer-Pool, gestaffeltem Frühdienst-Start oder Buchungszeit-Steuerung. Wenn das nicht passiert und du regelmäßig allein in der Randzeit stehst, dokumentiere die Situation tagesaktuell und stelle eine Überlastungsanzeige; der konkrete Aufbau und der Eskalationspfad an die Aufsichtsbehörde sind in unserem Eskalations-Leitfaden ausgearbeitet. Den eigenen Anstellungsschlüssel kannst du parallel mit dem Personalschlüssel-Rechner gegenrechnen, um die Differenz zwischen rechnerischer Personalausstattung und Randzeit-Realität sichtbar zu machen.