12 Monate, 50+ Aufgaben - der Überblick.

Wann beginnt das Kita-Jahr?

Diese Übersicht beginnt im August als redaktioneller Planungsanker. Welcher Beginn für eure Einrichtung gilt und wann neue Kinder aufgenommen werden, prüfst du anhand der Landesregelung, Betreuungsverträge und örtlichen Planung. Kalenderjahr, Schuljahr und Betreuungsbeginn eines einzelnen Kindes sind unterschiedliche Bezugspunkte.

Für Kita-Leitungen heißt das: Der Personalplan, die Eingewöhnung der neuen Kinder, die Übergabe der Schulkinder ans Schulsystem und die ersten Eltern-Kommunikationen müssen im Spätsommer parallel laufen. Passe die saisonalen Vorschläge an eure Aufnahme- und Schließzeiten an; feste gesetzliche oder vertragliche Fristen verschiebst du dabei nicht mit. Für die praktische Planung kannst du das Kita-Meeting-Jahrespaket oder die kostenlose Teamsitzung-Agenda nutzen.

Wiederkehrende Aufgaben: Welche Frist gilt wirklich?

Nicht jede Aufgabe hat einen gesetzlichen Jahresturnus. Trenne festgelegte Fristen von anlassbezogenen Prüfungen und euren eigenen Routinen. Diese Punkte helfen beim Abgleich:

• Arbeitsstätten-Unterweisung vor Tätigkeitsaufnahme und mindestens jährlich wiederholen. § 6 Abs. 3 und 4 ArbStättV erfasst auch Brandverhütung, Verhalten im Brandfall sowie Fluchtwege und Notausgänge; wesentliche gefahrenerhöhende Änderungen können eine unverzügliche Wiederholung auslösen.
• Gefährdungsbeurteilung mit dem Arbeitgeber auf Aktualisierungsbedarf prüfen, insbesondere bei veränderten Tätigkeiten oder Gefährdungen. § 5 ArbSchG schreibt keinen allgemeinen Jahresturnus vor.
• Infektionsschutzbelehrung nach § 34 Abs. 5a IfSG - für Personen mit den dort genannten regelmäßigen Tätigkeiten und Kontakt zu den betreuten Kindern vor Tätigkeitsaufnahme, danach mindestens alle zwei Jahre. Für das Protokoll nutze die kostenlose Nachweisvorlage für die Personalbelehrung.
• Schutzkonzept mit dem Träger auf Aktualität, Anwendung und offene Schutzlücken prüfen. Konzeptarbeit und das Verfahren bei einer individuellen Kindeswohlgefährdung sind getrennte Aufgaben.
• Personalschlüssel nach Jahreswechsel und nach jeder Personalveränderung prüfen. Rechner für alle Bundesländer.
• Fortbildungsplanung mit dem Träger abstimmen. Prüfe euren Tarif- und Vertragsrahmen; Vorbereitungs- und Qualifizierungszeit ist nicht automatisch ein ausschließliches Fortbildungsbudget. Fortbildungstracker.
• Konzeption auf Änderungsbedarf prüfen und vereinbarte Überarbeitungsschritte einplanen. Ein örtlicher Prüfrhythmus ist keine bundesweit festgelegte Überarbeitungsfrist.
• Berichte an den Träger nach eurem Auftrag planen: benötigte Angaben, verantwortliche Stelle und Abgabetermin vorher klären.
• Elternvertretung nach dem tatsächlich geltenden Landesrecht und örtlichen Verfahren organisieren. Wahl, Information und Anhörung haben unterschiedliche Anlässe; keine gemeinsame bundesweite Herbstfrist unterstellen.

Wie du den Überblick behältst

Drei Strategien helfen Kita-Leitungen, das Jahr nicht aus den Augen zu verlieren:

1. 1. Quartalsweise Rückschau im Teammeeting.

   Als frei gewählter Arbeitsrhythmus: Was wurde erledigt, was ist liegen geblieben, was kommt im nächsten Quartal? Umfang und Häufigkeit legt ihr selbst fest. Das ersetzt keine früher fällige Prüfung bei einem konkreten Anlass.

2. 2. Fristen mit Grundlage und Nachweis pflegen.

   Übernimm nur den tatsächlich geltenden Rhythmus. Prüfe vor dem Kopieren, ob sich Grundlage, Personal oder Zuständigkeit geändert haben. Ein Kalenderhäkchen ersetzt keinen erforderlichen Nachweis und löst bei einer Neueinstellung nicht automatisch einen neuen Zweijahreszyklus aus.

3. 3. Aufgaben + Vorlagen verbinden.

   Jede wiederkehrende Aufgabe sollte mit einer Vorlage verknüpft sein - sonst startest du jedes Jahr bei Null. Diese Seite verlinkt deshalb pro Aufgabe direkt auf die passende Vorlage oder den passenden Guide.